Planningsfase van een Office 365-implementatie - dummies

De planningsfase van een Office 365-implementatie is in grote mate afhankelijk van veel factoren, inclusief of u het professionele en kleine bedrijfsplan of het ondernemingsplan gebruikt. Ongeacht welk plan u ook gebruikt, u wilt een greep krijgen op de bronnen en rollen die u nodig hebt voor de implementatie, evenals taken als:

• Synchronisatie van vergaderingen

• Volgen van problemen

• Strategieën rond e-mail, zoals postvakgrootte en e-mailintegratie met SharePoint

• Accountregistratie en licentieverlening

• Aandacht voor internetbandbreedte

• Software en hardware voorraden

• Administrator en training voor eindgebruikers

• Communicatieplanning

Synchronisatiebijeenkomsten voor implementatie van Office 365

Bij elke implementatie van Enterprise-software is het belangrijk om open communicatielijnen te onderhouden. Als iedereen zich op dezelfde pagina bevindt, is het eenvoudiger om problemen te doorzoeken wanneer deze zich voordoen, in plaats van aan het einde van het project.

Als u een pagina uit de SCRUM-methode trekt, is het een goed idee om dagelijks stand-ups te hebben waarbij de teams in een cirkel staan ​​en snel aankondigt waaraan zij werken en welke obstakels hen belemmeren om door te gaan met hun taken.

De software-ontwikkelmethodiek bekend als SCRUM is een proces voor het voltooien van gecompliceerde software-ontwikkelingscycli. De term komt van de Australische Rugby-sport waarbij het hele team als één eenheid het veld doorrijdt in plaats van als individuele spelers. Als u niet bekend bent met SCRUM, kijk dan op de website van Scrum Alliance.

Probleemopsporing voor Office 365-implementatie

Traceerproblemen zijn van cruciaal belang en u hebt een proces nodig. SharePoint is ideaal voor het volgen van problemen, dus misschien wilt u een proefimplementatie van Office 365 gebruiken die SharePoint Online bevat om uw problemen voor uw Office 365-implementatie bij te houden. Is die tactiek niet een bende voor de geest?

E-mailstrategieën voor Office 365-implementatie

E-mail speelt een zeer belangrijke rol in bijna elke organisatie. Wanneer u naar Office 365 gaat, verplaatst u uw e-mailsysteem. E-mail kan op grote schaal worden verspreid en geïntegreerd in veel verschillende hoeken en gaten van uw infrastructuur.

U wilt controleren of u een grondige audit uitvoert om te achterhalen welke systemen en toepassingen e-mail gebruiken en welke u naar Office 365 wilt verplaatsen. Bovendien moet de grootte van de e-mailboxen van gebruikers worden begrepen en de hoeveelheid e-mail die wordt gemigreerd naar Exchange Online (dit is het e-mailgedeelte van Office 365).

Let vooral op hoe u SharePoint gebruikt en hoe SharePoint e-mail gebruikt. Als u nog niet bekend bent met SharePoint, staat u op het punt om te begrijpen hoe het product wordt geïntegreerd met e-mail.

Accountregistratie en licenties voor Office 365-implementatie

Het goede nieuws is dat Office 365 zeer flexibel is op het gebied van licenties, gebruikersregistratie en beheer. Met dat gezegd, wilt u echter het aantal gebruikers en de licentievereisten die u nodig heeft voor uw organisatie, plannen.

U kunt Office 365 in één keer of als een gefaseerde aanpak gebruiken door een enkele groep als proef naar Office 365 te verplaatsen. In beide gevallen moet u uw licentievereisten begrijpen, zodat u resources en kosten dienovereenkomstig kunt plannen.

Aandacht voor internetbandbreedte voor Office 365-implementatie

Omdat Office 365 in de cloud woont en toegankelijk is via internet, moet uw verbinding van topkwaliteit zijn. Uw netwerkbeheerder of IT-consultant kan een aantal verschillende netwerkbandbreedtetools gebruiken, zodat u uit de eerste hand kunt rapporteren over hoeveel bandbreedte u momenteel in uw organisatie gebruikt en hoe het overstappen naar de cloud van invloed is op de gebruikers.

Software en hardware-inventarissen voor Office 365-implementatie

Het uitvoeren van een audit van uw huidige software en hardwarebronnen is belangrijk. Gelukkig heeft Microsoft een tool beschikbaar voor zo'n taak. Het wordt de Microsoft Assessment and Planning (MAP) -kit genoemd en kan worden gedownload door ernaar te zoeken in het Microsoft Downloadcentrum.

Training door beheerders en eindgebruikers voor Office 365-implementatie

Zoals elk nieuw systeem, is training een verplicht element. Office 365 is ontworpen met intuïtieve gebruikersinterfaces voor zowel administratie als eindgebruikers, maar zonder een trainingsplan rolt u met de dobbelstenen.

Een populaire en succesvolle benadering van training als het gaat om intuïtieve ontwerpen, wordt train the trainer genoemd. Het idee is dat je investeert in formele training voor een hoofdgebruiker en dan traint die gebruiker de rest van het bedrijf. Deze strategie is zelfs voor grote organisaties erg krachtig, omdat de training exponentieel toeneemt. Terwijl mensen worden getraind, trainen ze andere mensen.

Migratiebehoeften voor Office 365-implementatie

Een van de grootste aspecten van verhuizen naar Office 365 is de migratie van inhoud, inclusief postvakken en andere inhoud. De ideale situatie is dat uw organisatie onder een steen heeft geleefd en geen documentbeheersysteem of aangepaste portaalfunctionaliteit heeft.

In dit scenario begint u gewoon SharePoint te gebruiken in al zijn glorie en te baden in de efficiëntie en productiviteitswinsten van een moderne portalomgeving.

De kans is echter groot dat je al een aantal systemen hebt geïnstalleerd. Deze systemen kunnen SharePoint zijn, of ze kunnen een op maat ontwikkelde oplossing zijn. In elk geval moet u van plan zijn om de inhoud en functionaliteit van deze systemen te migreren naar Office 365.Het goede nieuws is dat Office 365 absoluut een product is dat de moeite waard is om tijd, moeite en middelen te besteden aan het adopteren.