Voorbereidingsfase van een Office 365-implementatie - dummies

Nadat u goed hebt begrepen wat u van plan bent te doen tijdens een implementatie van Office 365, moet u zich voorbereiden om het te doen. Houd er rekening mee dat, omdat elke organisatie anders is, u deze stappen alleen als richtlijn moet gebruiken.

Als u een kleine organisatie bent, is verhuizing naar Office 365 misschien net zo eenvoudig als een wandeling in het park. Als u deel uitmaakt van een multinationale organisatie met duizenden kantoren over de hele wereld, zal het proces veel meer worden betrokken.

Als u begint met de voorbereiding, zult u onvermijdelijk enkele tekortkomingen in uw plan realiseren. Zie deze stappen als iteratief. Als u meer weet over wat u in uw plan moet opnemen, voeg het dan toe. Ga terug en update je plan. Terwijl u door de voorbereidingsfase loopt, weet u meer dan tijdens de planningsfase.

Daarom is een iteratief proces zo belangrijk. Je weet niet wat je niet weet, en te denken dat je alles zou kunnen plannen zonder alwetend te zijn, is een belachelijke gedachte.

Domain Naming System en Office 365 implementatie

Het Domain Naming System (DNS) is een standaard die wordt gebruikt om computers te laten communiceren via internet. Microsoft beheert bijvoorbeeld het domein Microsoft. com. Alle Microsoft-computers die via internet worden gebruikt, maken deel uit van dit domein en aan elk ervan wordt een specifiek nummer toegewezen, ook wel een internetprotocol-adres (IP-adres) genoemd.

Wanneer u een e-mail naar iemand bij Microsoft verzendt, vraagt ​​uw computer de Microsoft. com DNS-server welke computer e-mail verwerkt.

Wanneer u naar Office 365 gaat, moet u wijzigingen aanbrengen in DNS zodat netwerkverkeer begrijpt waar het moet worden gerouteerd. Wat er in wezen gebeurt, is dat wanneer de DNS wordt gewijzigd, iedereen die u een e-mail stuurt, die e-mail naar uw Office 365-implementatie zal leiden in plaats van naar de huidige locatie.

Mailboxen en Office 365-implementatie

Er zijn specifieke computers die verantwoordelijk zijn voor het hosten van uw e-mail. Als u uw e-mail op uw lokale computer bewaart, hebt u geen e-mailgegevens om te migreren. Als u uw e-mail echter op de server achterlaat, moeten al die gegevens worden gemigreerd naar de Office 365-postvakken.

Deze migratie kan een van de technisch moeilijkste onderdelen van e-mailsystemen zijn, maar met begeleiding van een partner kan deze pijnlijk zijn.

Portals en Office 365-implementatie

Een webportal, ook wel een intranetsite genoemd, kan zo eenvoudig zijn als een statische webpagina of zo complex als een volledig geïntegreerde oplossing. SharePoint biedt een enorme hoeveelheid functionaliteit en het heeft de afgelopen tien jaar een enorme acceptatie gekregen.

Office 365 bevat SharePoint Online, wat niets meer is dan SharePoint gehost door Microsoft. Tijdens de migratiefase van een implementatie moet u beslissen welke inhoud u naar SharePoint wilt verplaatsen en welke u kunt verlaten waar deze zich momenteel bevindt. Bovendien moet u beslissen welke functionaliteit u wilt integreren in uw portal en welke systemen beter op hun plaats worden gehouden.

Aanmeldingen en licenties en Office 365-implementatie

Als u deel uitmaakt van een zeer grote organisatie, beheert uw IT-team waarschijnlijk uw gebruikers met een Microsoft-technologie met de naam Active Directory. Voor grote organisaties kunt u dit on-site beheer van gebruikers synchroniseren met de Office 365-gebruikers, wat resulteert in een enkele aanmelding en vereenvoudigde toegang tot de cloudomgeving.

Als u deel uitmaakt van een kleine organisatie, kunt u al uw gebruikers in Office 365 rechtstreeks beheren. In beide gevallen moet u een lijst maken van de mensen die toegang moeten hebben tot Office 365 en de bijbehorende licenties.

Training en Office 365-implementatie

Zelfs de beste software is nutteloos, tenzij mensen hiervan op de hoogte zijn en weten hoe het te gebruiken. Microsoft heeft een schat aan documentatie en gebruikerstraining gecreëerd die tegen weinig of geen kosten kan worden gemaakt. Elke partner waarmee u besluit te werken, heeft bovendien trainingsschema's beschikbaar en kan training voor Office 365 uitvoeren.

Ondersteuning en Office 365-implementatie

Nadat gebruikers Office 365 zijn gaan gebruiken, zijn ze zeker vragen. U moet een ondersteuningssysteem hebben om zelfs de eenvoudigste vragen op te vangen. Het ondersteuningssysteem moet hoofdgebruikers bevatten als eerste punt van inhoud en vervolgens een formeel ondersteuningssysteem dat volledig escaleert tot Microsoft en Office 365 ondersteunt.