Uw Access 2003-gegevens naar het web duwen - dummies

Nu Access 2003 alles bevat jouw coolste informatie, waarom deel je jouw spullen niet met anderen in jouw bedrijf - of publiceer je het zelfs voor de rest van de wereld? Of u nu een commerciële site bouwt die gericht is op roem en online fortuin, of een interdepartementaal intranet om uw bedrijf op te laden, Access 2003 bevat alle tools die u nodig hebt om uw gegevens in een handomdraai in een webklare vorm te krijgen.

Access 2003 helpt u bij het op twee manieren publiceren van gegevens: statisch en dynamisch. De methode voor uw project hangt af van de apparatuur, doelen en expertise die beschikbaar zijn in uw directe omgeving. Hier volgt een korte vergelijking van de opties:

• Statisch: Deze optie is een directe conversie van Access 2003 naar HTML. De naam weerspiegelt het feit dat de inhoud die je converteert niet verandert in de loop van de tijd - het lijkt veel op het maken van een foto van je gegevens. Als u meer records toevoegt aan uw tabel en ze wilt opnemen in uw webgebaseerde spullen, moet u de webpagina's opnieuw maken.
Statische conversie is een geweldige optie voor adreslijsten en catalogi die niet vaak veranderen. Het is ook een goede plek om te beginnen als je de mogelijkheden van het web verkent. U kunt bijna elk Access 2003-object - inclusief tabellen, query's, formulieren en rapporten - converteren naar een statische webpagina met de optie Bestand-> Exporteren.

• Dynamisch: In plaats van een eenvoudige HTML-pagina te maken die al uw gegevens bevat, bouwt de optie Dynamisch een speciale goodie op die Access 2003 een gegevenstoegangspagina noemt. Dit is een HTML-pagina die mensen toegang geeft tot uw gegevens, zodat zij uw informatie kunnen zien (en zelfs kunnen wijzigen) via het bedrijfsnetwerk of het web. Gegevenstoegangspagina's werken alleen met toegangstabellen en query's.

Dankzij de wizard Toegang tot gegevenspagina is het opbouwen van een data access-pagina niet moeilijk. Maar omdat al deze technische magie een serieuze samenwerking vereist tussen de webserver, Access 2003 en uw database, uitvoering van is de voltooide data-toegangspagina niet noodzakelijkerwijs een taak voor beginners. Als uw pagina door meer dan een paar mensen buiten uw bedrijf moet worden bekeken, moet u waarschijnlijk de hulp van een webpro inroepen.

Hoewel de details voor het werken met een gegevenstoegangspagina mogelijk enige hulp van een getrainde computerprofessional vereisen, kan letterlijk iedereen een gegevenstoegangspagina maken met behulp van de wizard. Hier zijn de stap-voor-stap details:

1. Open de database met gegevens die bestemd zijn voor uw intranet of internet.

Het databasevenster springt naar het scherm.

2. Klik aan de linkerkant van het venster op de knop Pagina's.

Het databasevenster wordt gewijzigd en geeft drie opties weer die betrekking hebben op gegevenstoegangspagina's.

3. Dubbelklik op de pagina Create Data Access met behulp van de wizard.

Na een onnodige hoeveelheid activiteit op de vaste schijf, loopt de wizard voor toegang tot gegevenskanalen verder (zoals weergegeven in afbeelding 1).

Figuur 1: De wizard Toegang tot gegevens lijkt veel op de Rapportwizard.

4. Klik in het vak Tables / Queries op de pijl-omlaag en klik vervolgens op de gewenste tabel of query op de data access-pagina.

Het venster Beschikbare velden bevat een lijst met alle velden in de geselecteerde tabel of query.

5. Klik voor elk veld op de gegevenstoegangspagina op de veldnaam en klik vervolgens op de knop> (groter dan het symbool).

Het gemarkeerde veld springt naar de lijst Geselecteerde velden.

Klik op de knop >> (dubbel groter dan symbool) om alle mogelijke velden naar de lijst Geselecteerde velden te kopiëren. Als u een veld wilt verwijderen, klikt u op het item in de lijst Geselecteerde velden en vervolgens op de knop <(minder dan symbool). Om de hele lijst te wissen en opnieuw te beginnen, klikt u op de knop << (dubbel minder dan symbool).

6. Herhaal stap 4 en 5 voor elke tabel of query die u wilt opnemen. Nadat alle velden gereed zijn, klikt u op Volgende.

Gegevenstoegangspagina's begrijpen hoe gerelateerde tabellen samenwerken, zodat u velden uit verschillende tabellen op één gegevenstoegangspagina kunt opnemen.

7. Om uw gegevens in groepen weer te geven op uw nieuwe gegevenstoegangspagina, klikt u op de velden die u wilt gebruiken om uw records te subtotaliseren en klikt u op de> (groter dan symbool) knop om de nieuwe groepen toe te voegen. Nadat u klaar bent, klikt u op Volgende.

Wanneer de groepering voltooid is, gaat Access verder met het sorteren en samenvatten van informatie.

Groepen op een gegevenstoegangspagina werken net als groepen in een rapport.

8. Als u de detailrecords nog verder wilt sorteren, selecteert u een veld op de pagina Sorteervolgorde en Overzichtsinformatie. Klik op Volgende nadat u klaar bent.

Meestal hebt u nog een andere organisatielaag voor uw gegevens nodig. Tegen die tijd worden de gegevens een aantal keren in plakken gesneden en in blokjes gesneden, dankzij de groeperingsopties. Als u echter meer meer lagen nodig heeft, kunt u maximaal vier niveaus voor sorteren en samenvatten toevoegen.

9. Typ de gewenste paginatitel en klik vervolgens op Voltooien.

De tovenaar stuntelt, schudt en slentert in het algemeen een beetje rond. Nadat u net lang genoeg hebt moeten wachten om te bewijzen dat het hele proces hopeloos ingewikkeld is, levert de wizard uw voltooide gegevenstoegangspagina, zoals weergegeven in afbeelding 2.

Afbeelding 2: De voltooide gegevenstoegangspagina - ziet er goed uit!

10. Test uw nieuwe pagina door uw webbrowser uit te voeren en de pagina te laden voor een snelle blik (zoals weergegeven in figuur 3).

Figuur 3: De gegevenstoegangspagina die wordt weergegeven in Internet Explorer.

Mogelijk kunt u uw gegevenstoegangspagina niet implementeren op een grote commerciële website. Net zoals ActiveX-technologie het gemakkelijk maakt om de pagina te maken, beperkt deze ook waar deze kan worden weergegeven. Vanaf dit moment alleen Internet Explorer (versie 5.0 en hoger) kunnen datatoegangspagina's weergeven.