Je relikwieën degraderen tot archivering in Outlook 2003 - dummies

Het duurt niet lang om meer e-mailberichten te verzamelen dan u aankunt. Sommige mensen verwijderen gewoon berichten terwijl ze ze lezen. Anderen houden oude berichten vast voor referentiedoeleinden.

Het probleem is dat Outlook langzamer verloopt als u veel e-mailberichten opslaat. Bovendien is een enorme verzameling berichten omslachtig om te beheren. Als u zich op een zakelijk e-mailsysteem bevindt, staan ​​uw systeembeheerders mogelijk niet toe dat u meer dan een bepaald aantal e-mail opslaat omdat het systeem wordt geblokkeerd.

Archiveren is een functie die rechtstreeks in Outlook is ingebouwd om u te helpen berichten en andere Outlook-items op te slaan waarnaar u nu niet hoeft te kijken, maar waar u in de toekomst misschien nog naar wilt verwijzen. Als u Outlook op een Exchange-netwerk op uw werk gebruikt, kunt u met Archivering gemakkelijk met uw systeembeheerders omgaan door het aantal berichten dat u in het e-mailsysteem opslaat, te verminderen.

Zelfs als u de Archiveringsfunctie nu niet wilt gebruiken, wilt u misschien weten hoe dit werkt. Outlook archiveert items soms automatisch - wat kan uitwijzen alsof uw Outlook-items verdwijnen.

Als de AutoArchiveren-functie eng en gecompliceerd voor u lijkt, hoeft u zich geen zorgen te maken. Microsoft heeft de functie Archive mogelijk niet eenvoudig te ontcijferen gemaakt. Wanneer je het echter onder de knie hebt, kan AutoArchiving voor jou waardevol worden.

Hoewel e-mailberichten het meest worden opgeslagen door mensen, kunnen alle Outlook-items naar het archief worden verzonden - afspraken, taken, alles. Mensen archiveren meestal geen contactpersonen en notities, maar u kunt deze zelfs archiveren als u dat wilt.

AutoArchiveren

instellen U hoeft niets te doen om van Outlook-archief uw items te maken; het programma is ingesteld om items automatisch te archiveren. Ga als volgt te werk als u wilt zien hoe Outlook is ingesteld om uw oude items te archiveren of de manier te wijzigen waarop Outlook de taak uitvoert:

1. Kies Extra -> Opties.

Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2. Klik op het tabblad Overige.

De pagina Overige opties wordt weergegeven.

3. Klik op de knop AutoArchiveren.

Het dialoogvenster AutoArchiveren wordt weergegeven.

Ga niet door het dialoogvenster AutoArchiveren steken om dingen te veranderen - althans niet totdat u wilt zien wat al is ingesteld. Vier belangrijke weetjes die in het AutoArchiveren-dialoogvenster normaal gesproken worden weergegeven, zijn de volgende:

• Hoe vaak Outlook-archieven items
• Hoe oud items moeten zijn voor Outlook om ze naar het archief te sturen
• De naam en locatie van het archief bestand
• Of de functie AutoArchiveren is ingeschakeld

Wanneer u Outlook voor het eerst installeert, archiveert het programma automatisch items om de 14 dagen, waarbij items van meer dan 6 maanden oud worden verzonden naar het archiefbestand in het dialoogvenster AutoArchiveren.Voor de meeste mensen zijn die instellingen prima. Sommige mensen geven er de voorkeur aan om de AutoArchiveren-functie uit te schakelen en het archiefproces handmatig uit te voeren. U kunt het AutoArchiveren-proces uitschakelen door het selectievakje "Voer AutoArchiveren elke 14 dagen" bovenaan het dialoogvenster AutoArchiveren in te schakelen.

Het archiefproces handmatig activeren

U kunt berichten op elk gewenst moment archiveren door Bestand -> Archief te kiezen in het Outlook-menu en door de aanwijzingen te volgen. Het voordeel van het handmatig uitvoeren van het archiefproces is dat u het proces iets beter kunt beheren; je kunt Outlook een uiterste datum geven voor het archiveren van items, bijvoorbeeld de eerste van het jaar. U kunt Outlook ook laten weten welke mappen moeten worden gearchiveerd en waar de gearchiveerde items naartoe moeten worden gestuurd. U kunt zelfs verschillende Outlook-mappen archiveren naar verschillende archiefbestanden. Het nadeel van al deze controle is dat het mogelijk is om een ​​onschuldige fout te maken en gearchiveerde items naar een plaats te sturen die je niet gemakkelijk terug kunt vinden. Probeer de naam of locatie van de bestanden waarnaar uw gearchiveerde items worden verzonden niet te wijzigen, omdat het verrassend eenvoudig is om uit het oog te verliezen wat er gebeurde, en Outlook biedt niet veel hulp bij het bijhouden van gearchiveerde bestanden.

Gearchiveerde items zoeken en weergeven

Soms lijkt AutoArchiveren magie. Oudere items worden op mysterieuze wijze weggeveegd zonder enige actie van uw kant. Is dat niet makkelijk? Natuurlijk - tot je opeens een zoek moet doen naar een van die items die op magische wijze naar je archief zijn verplaatst. Dan moet je bedenken waar het naartoe ging en hoe je er nog een keer bij kunt komen.

Als u nog een keer wilt kijken naar de items die u hebt gearchiveerd, opent u de archiefmap, waarnaar Outlook ook verwijst als een -gegevensbestand.

Ga als volgt te werk om een ​​gegevensbestand met uw archiefitems te openen:

1. Kies Bestand -> Openen -> Outlook-gegevensbestand.

Het dialoogvenster Open Outlook-gegevensbestand wordt weergegeven.

2. Typ de naam van het bestand dat u wilt openen in het vak Bestandsnaam.

De naam die u invoert, wordt weergegeven in het vak Bestandsnaam.

3. Klik OK.

De naam van het gegevensbestand dat u hebt geopend, verschijnt in grote letters in de Mapbanner. Uw mappenlijst verschijnt ook en toont twee reeksen mappen: Normaal en Archief.

Eenvoudig genoeg, toch? Ja, maar er is een virtuele vlieg in de virtuele zalf. U weet waarschijnlijk niet de naam van het archiefbestand dat u wilt openen en wordt meestal niet weergegeven in de lijst in het dialoogvenster Gegevensbestand maken of openen.

Om de naam van het geopende archiefbestand te achterhalen, kiest u Bestand -> Archief en kijkt u in het vak "Archiefbestand. "Pas op dat u niets verandert aan de informatie in het vak Archiefbestand. Anders kan Outlook beginnen met het verzenden van uw gearchiveerde items ergens anders. De informatie in het Archiefbestand is meestal ingewikkeld, spuugzat met dubbele punten en schuine strepen en allerlei dingen die normale mensen zich niet kunnen herinneren.

Een manier om een ​​lange naam vast te leggen in een dialoogvenster is om de informatie te kopiëren. Zo ziet het eruit in fast-forward: klik eenmaal op de naam, druk op Tab, druk op Shift + Tab, druk op Ctrl + C en klik vervolgens op Annuleren.Nadat je de bestandsnaam hebt gekopieerd, kun je de stappen volgen die eerder in dit artikel zijn gegeven - de gewenste naam in het vak Bestandsnaam plakken door op Ctrl + V te drukken en je verheugen dat je die lange, gekke bestandsnaam niet hoeft te onthouden.

Het archiefbestand sluiten

U kunt uw archiefbestand zo lang als u wilt in de lijst met Outlook-mappen openen, maar de meeste mensen sluiten dit liever nadat ze hebben gevonden wat ze nodig hebben. Outlook loopt iets sneller wanneer u onnodige gegevensbestanden sluit.

Volg deze stappen om een ​​gegevensbestand te sluiten:

1. Open de mappenlijst en klik met de rechtermuisknop op de naam van uw archiefmap.

Een snelmenu verschijnt.

2. Kies Map sluiten in het snelmenu.

Uw archiefmap verdwijnt uit de mappenlijst.

De manier waarop mappen een naam hebben in Outlook is vreemd. Mogelijk ziet u "Persoonlijke mappen" meerdere keren in uw mappenlijst. Als u Outlook zo snel mogelijk wilt laten werken, sluit u zoveel mogelijk als u kunt. Uw hoofdset mappen - de set die u elke dag gebruikt - wordt niet gesloten, dus u hoeft zich geen zorgen te maken over het sluiten van de mappen die u elke dag gebruikt.