Een vergadering plannen met Lotus Notes 6 - dummies

Als u een nieuwe vergadering wilt maken, opent u eerst uw agenda en klikt u vervolgens op de knop Vergadering plannen op de actiebalk. Er verschijnt een leeg vergaderformulier. In figuur 1 ziet u een voorbeeld van een vergaderformulier.

Afbeelding 1: Een nieuwe vergadering maken.

De meeste velden in een vergaderformulier zijn dezelfde als die op een afspraakformulier. Je moet de basisprincipes invullen, zoals een onderwerp, wanneer, duur en locatie. Vervolgens ga je verder met kijken wie je wilt uitnodigen.

De genodigden uitnodigen

In het eenvoudigste geval voert u eenvoudig de namen in van de mensen die u naar uw vergadering wilt komen. Vul gewoon de velden van het gedeelte Uitnodigingen (linksonder) in, evenals de secties voor datum, tijd en locatie van het nieuwe vergaderformulier. Zoals je in figuur 1 kunt zien, kun je drie soorten mensen uitnodigen: Vereist, Optioneel en Ter info.

• Vereist: Iedereen wiens naam u in dit veld opgeeft, wordt door Notes beschouwd als een verplichte deelnemer aan uw vergadering. Dit is vooral belangrijk als u Notes vraagt ​​om de beste tijden voor een vergadering te vinden met behulp van de Planner.

• Optioneel: Wat betreft Notes zijn deze mensen echt net zoals Vereiste mensen. Notes raadpleegt hun planningen als u Notes vraagt ​​om de beste tijden voor uw vergadering te vinden. Als een persoon wordt vermeld als een optionele genodigde in een uitnodiging voor een vergadering, is zijn aanwezigheid niet noodzakelijkerwijs verplicht.
• Ter info: Gebruik dit veld als u een Meeting melding - anders dan een uitnodiging - naar iemand wilt verzenden. Stel dat u een vergadering moet plannen met uw teamleden. U kunt de naam van elk teamlid invoeren in het veld Vereist maar de naam van uw baas in het FYI-veld plaatsen. Op die manier ontvangen uw collega's elk een uitnodiging voor de vergadering, maar krijgt uw manager in plaats daarvan een bericht van vergadering. Op die manier weet je baas dat je de vergadering hebt en dat je de uitnodigingen hebt verstuurd, maar ook dat er niet van wordt verwacht dat ze aanwezig zijn.

De personen in de velden Vereist en Optioneel zullen niet de namen zien van iemand die u in het FYI-veld van een uitnodiging voor een vergadering opgeeft.

Klik op de knoppen die eruitzien als een klein telefoonboek rechts van de velden Vereist, Optioneel en Ter info voor het selecteren van namen uit de openbare map.

De eenvoudigste manier om een ​​nieuwe uitnodiging voor een vergadering te maken, is de volgende:

1. Voer in het veld Onderwerp een onderwerp in.

2. Kies in de Wanneer-velden een begin- en einddatum en -tijd voor de vergadering.

3. Stel de locatie in in de velden Waar.

4. Voer in de velden Invitees de namen in van de mensen die u wilt uitnodigen.

5. Klik op de knop Opslaan en uitnodigingen verzenden op de actiebalk.

Al uw genodigden ontvangen een bericht in hun postvak IN om hen te vragen naar uw vergadering te komen.

Het enige probleem met deze aanpak - hoewel het zeker direct is - is dat het meestal een salvo van e-mailberichten tussen u en uw gasten begint. Weet je, de "Ik kan het niet halen om 9: 30, maar hoe zit het met 10, in plaats daarvan? "Variëteit. Afhankelijk van het aantal mensen dat u uitnodigt voor een bepaalde vergadering, kunt u eigenlijk behoorlijk wat tijd doorbrengen na het verzenden van de uitnodiging om ze te coördineren, terwijl ze allemaal contact met u opnemen met de tekst "Ja, ik kan" of "Nee, Ik kan niet "antwoorden.

Je kunt dit dilemma gemakkelijk omzeilen. In plaats van het eenvoudige proces dat hierboven is vermeld te gebruiken, vraagt ​​u de Notes-planner om eerst de agenda van elke genodigde te bekijken om een ​​gemeenschappelijk tijdstip te vinden waarop iedereen beschikbaar is. Gewapend met deze informatie, kunt u een vergadertijd instellen die geschikt is voor (hopelijk) iedereen. Je uitnodiging komt al in de inboxen van je gasten binnen met een datum en tijd die je kent (heh, heh) wanneer ze gratis zijn. Een van je gasten kan natuurlijk nog steeds weigeren, maar je verkleint de kans dat dit gebeurt behoorlijk dramatisch, omdat je de meeste schemaconflicten van tevoren vermijdt.

De planner gebruiken

Als u wilt dat Notes een optimale tijd voor een vergadering voorstellen op basis van wanneer uw vereiste en optionele deelnemers aan de vergadering beschikbaar zijn, kunt u nog steeds klikken op de knop Opslaan en uitnodigingen verzenden. In plaats daarvan vult u uw Meeting-formulier in zoals gebruikelijk en klikt u vervolgens op de knop Click to See Invitee, Room en Resource Availability, die u kunt vinden in de sectie Planner (onder) van het Meeting-formulier. (Zie Figuur 1.)

Afbeelding 2 toont een voorbeeld Uitnodiging voor een vergadering met de Scheduler geopend.

Afbeelding 2: Gebruik de planner om te achterhalen wanneer uw gasten beschikbaar zijn om elkaar te ontmoeten.

Wanneer u de Planner gebruikt om Notes vergadertijden voor u te laten vinden, kunt u op twee manieren zoeken: op beste tijden of volgens planningsdetails. Selecteer eerst het keuzerondje Samenvatting (onder de kop Show, links) om die weergave te beveiligen. Deze weergave is waarschijnlijk het gemakkelijkst om te gebruiken, omdat je in één oogopslag een paar keer suggesties kunt zien, waarin alle mensen die je uitnodigt beschikbaar zijn.

Als u een van de keren dat Notes wordt voorgesteld, wilt gebruiken, selecteert u eenvoudig een geschikte tijd voor iedereen in de vervolgkeuzelijst Gesuggereerde tijden voor geselecteerde dag en klikt u vervolgens op de knop Geselecteerde tijd gebruiken daaronder. Notities zullen dan de tijden van uw uitnodiging voor een vergadering aanpassen. Je kunt de velden in de Whensection aan de bovenkant van het Meeting-formulier dienovereenkomstig aanpassen wanneer je op een item in deze lijst klikt.

U kunt ook klikken op een van de datums in de kalender van de kleine maand (rechtsonder in het formulier) om een ​​andere dag te bekijken en om te zien wanneer uw vrienden op die dag beschikbaar zijn.

Bekijk het kleine pijltje naast de keuzelijst Gesuggereerde tijden voor geselecteerde dag. Klik op deze pijl om meer keuzemogelijkheden voor planning weer te geven.In de vervolgkeuzelijst die verschijnt, kunt u ervoor kiezen om te zoeken naar compatibele vrije tijd gedurende een bepaalde dag, week of maand. Dit is vooral handig als de mensen die u uitnodigt, geen beschikbaarheid hebben op de door u gekozen originele datum.

Als u problemen ondervindt bij het vinden van een tijd die werkt voor alle uw genodigden, klikt u op de optie Controleer of alle vereist aanwezig kan zijn en gebruikt u vervolgens de vervolgkeuzelijst om een ​​tijd te kiezen voor een kleinere groep mensen. Dit is handig als u een vergadering wilt plannen met een groter aantal - meer dan 20 - mensen.

Een andere, meer visuele manier om tijden te vinden waarop uw genodigden beschikbaar zijn, is door ze op schema-details te bekijken. Selecteer het keuzerondje Details (onder de kop Toon) om een ​​tabel te zien met de tijden waarop elk van uw gasten beschikbaar is. Je kunt zo'n weergave zien in figuur 3. Een voordeel van deze planningstabel is dat je per persoon de beschikbaarheid in vrije tijd kunt zien in de loop van twee weken.

Afbeelding 3: Bekijk individuele planningsdetails om vrije tijd te vinden.

Sleep de grote, transparante verticale balk totdat u een moment vindt waarop iedereen beschikbaar is. (Het wordt groen wanneer dit gebeurt.) De witte blokken in de tabel vertegenwoordigen de tijden die open en beschikbaar zijn, en de gekleurde blokken geven de tijden weer waarin de betreffende deelnemer anders bezet is. Als niet alle genodigden beschikbaar zijn, wordt de verticale balk rood om u te laten weten dat uw volledige groep niet aanwezig kan zijn. (Een sleutel onder aan het scherm herinnert u aan de status van elke kleur.)

Welke methode u ook kiest om een ​​tijdstip te vinden waarop u elkaar kunt ontmoeten, u moet op de knop Opslaan en verzenden op de actie klikken bar als je klaar bent.