Geheimen van Access 2010 Database Design - dummies

Een deel van Access 2010 Alles-in-één voor Dummy's Cheat Sheet

Hier zijn de vijf geboden van databaseontwerp, of u Access 2010 gebruikt of een ander databaseprogramma. Een goed ontworpen database maakt het onderhoud van uw gegevens eenvoudiger.

• Sla informatie op waar het thuishoort, niet waar het verschijnt. Waar u informatie opslaat, heeft niets te maken met waar het wordt weergegeven. In een spreadsheet typt u informatie waar u deze wilt laten verschijnen wanneer u de spreadsheet afdrukt, maar databases werken anders. In een database slaat u informatie op in tabellen op basis van de structuur van de informatie. Een stuk informatie kan in veel verschillende rapporten verschijnen, maar u slaat het op in slechts één veld in één tabel.

• Bewaar informatie zoals het echt bestaat, niet zoals u wilt dat het in een specifiek rapport verschijnt. Dit is het logisch gevolg van de eerste regel. Als u boektitels in hoofdletters (hoofdletters) in uw inkooporders wilt weergeven, kan Access de titels voor u kapitaliseren. Bewaar de boektitels met het juiste hoofdlettergebruik, zodat u niet voor niets in elk rapport bij elk boek blijft. Access heeft veel ingebouwde functies die de manier kunnen aanpassen waarop tekst, cijfers en datums worden opgemaakt.

• Garbage in, garbage out (GIGO). Als u niet de moeite neemt om een ​​goed, verstandig ontwerp voor uw database te maken - en als u niet oplet om correcte, schone gegevens in te voeren - raakt uw database vol met afval.

  Een goed ontworpen database is gemakkelijker te onderhouden dan een slecht ontworpen database omdat elk stuk informatie slechts één keer wordt opgeslagen, in een duidelijk benoemd veld in een duidelijk genoemde tabel, met de juiste validatieregels. Ja, het klinkt als een hoop werk, maar het opruimen van een database van 10, 000 incorrecte records is (pardon het understatement) nog meer werk.

• Scheid uw gegevens van uw programma's. Als u een database maakt die moet worden gedeeld met (of gedistribueerd naar) andere mensen, slaat u alle tabellen op in één database ( back-end ) en alle andere objecten in een andere database (de voorkant ) . Vervolgens kunt u deze twee databases aan elkaar koppelen om alles te laten werken. Het scheiden van de tabellen van al het andere stroomlijnt de hele rigmarol van het bijwerken van query's, formulieren, rapporten of andere dingen later zonder de gegevens in de tabellen te verstoren.

• Maak vroeg en vaak een back-up. Oké, deze tip gaat niet over ontwerp, maar het is te belangrijk om weg te laten: maak elke dag een back-up van je database. Met een beetje geluk heeft uw kantoor al een systeem van regelmatige (waarschijnlijk 's nachts) back-ups met uw database.Als dat niet het geval is, maakt u regelmatig een reservekopie van uw database en zeker voordat u belangrijke wijzigingen aanbrengt. Bewaar meerdere back-ups, niet alleen de meest recente, voor het geval het een tijdje duurt om een ​​probleem te ontdekken.