Beveiligen van uw Access 2003-database als een MDE-bestand - dummies

Als u een Access 2003-database maakt voor andere mensen - vooral mensen die misschien een beetje clueless zijn over Access - wilt u misschien om uw database te vergrendelen om te voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen die deze kunnen doorbreken. U kunt beveiliging toevoegen in de vorm van gebruikersnamen en wachtwoorden, maar een eenvoudigere optie is om uw database om te zetten van een MDB-bestand naar een MDE-bestand.

Een MDE-bestand is hetzelfde als een standaard Access MDB-databasebestand, met de volgende wijzigingen:

• Alle VBA-procedures zijn gecompileerd - geconverteerd van voor de mens leesbare code (hoe dan ook min of meer leesbaar) naar een formaat dat alleen de computer begrijpt. Deze wijziging voorkomt dat een databasegebruiker uw VBA-code leest of wijzigt.
• Niemand kan formulieren of rapporten maken of de bestaande wijzigen (u kunt ze zelfs niet openen in de ontwerpweergave). U kunt ook geen van beide importeren.

Zorg ervoor dat u een kopie van uw originele MDB-bestand bewaart! Als u wijzigingen in uw VBA-code, formulieren of rapporten (of nieuwe) moet aanbrengen, moet u het MDB-bestand gebruiken, niet het MDE-bestand. MDE-bestanden worden het meest gebruikt voor de front-end database wanneer u een toepassing opsplitst in twee databases (voorkant en achterkant).

Een MDE-bestand maken

Het opslaan van uw MDB-bestand als een MDE-bestand is eenvoudig. Volg deze stappen:

1. Zorg ervoor dat uw database de bestandsindeling Access 2002/2003 heeft door de database te openen.

Bekijk de titelbalk van het databasevenster. (Druk op F11 als het niet zichtbaar is.) Als de titelbalk zegt: "(Access 2000-bestandsindeling)", moet u deze converteren naar de nieuwste bestandsindeling.

2. Kies Extra -> Databasehulpprogramma's -> Maak MDE-bestand.

Access sluit de database om de conversie uit te voeren. Vervolgens ziet u het dialoogvenster Save MDE As.

3. Geef de map- en bestandsnaam voor het bestand op en klik op de knop Opslaan.

Access maakt het nieuwe MDE-bestand terwijl het originele MDB-bestand ongewijzigd blijft. Vervolgens wordt het nieuwe MDE-bestand geopend.

Als Access een probleem tegenkomt tijdens het maken van het MDE-bestand, verschijnt een bericht met de knop Toon Help. Klik op de knop om te ontdekken wat er mis is.

Later updates maken

Vroeg of laat wilt u een nieuw rapport maken of een vervelende typefout in een formulier oplossen. U moet teruggaan naar uw MDB-bestand om dit soort wijzigingen aan te brengen, omdat u geen wijzigingen in een MDE-bestand kunt aanbrengen.

Als het MDE-bestand een front-endbestand is en er geen gegevens in zijn opgeslagen, kunt u uw wijzigingen aanbrengen in het originele MDB-bestand en het opnieuw opslaan als een MDE-bestand. Omdat al uw gegevens in de back-enddatabase leven, bent u er helemaal klaar voor.

Als uw MDE-bestand echter tabellen bevat met waardevolle informatie, kunt u het niet zomaar verlaten. Als u het MDE-bestand gebruikt om gegevensinvoer en bewerking uit te voeren, bevat dat bestand uw actuele tabellen. Het originele MDB-bestand heeft bewerkbare formulieren, rapporten en VBA-code, maar bevat niet de nieuwste versie van de gegevens die in uw tabellen zijn opgeslagen. Geen probleem.

Volg deze stappen om uw MDE-bestand bij te werken:

1. Hernoem uw MDE-bestand als een back-upbestand.

Voeg bijvoorbeeld de datum van vandaag toe aan het einde van de bestandsnaam (vlak voor het.mde-gedeelte). U staat op het punt een nieuw MDE-bestand te maken, maar u wilt de gegevens in dit bestand niet kwijtraken.

2. Open het originele MDB-bestand en breng eventuele wijzigingen aan om de formulieren, rapporten en VBA-code te bevatten die u zoekt.

Maak eerst een back-up van de MDB als u drastische wijzigingen wilt aanbrengen.

3. Kies Extra -> Databasehulpprogramma's -> Maak MDE-bestand en sla het op als een MDE-bestand met de naam die oorspronkelijk uit uw MDE-bestand bestond.

Nu hebt u een bijgewerkt MDE-bestand met nieuwe, verbeterde formulieren, rapporten en VBA-procedures, maar met oude gegevens. U hebt ook een bijgewerkt MDB-bestand met uw nieuwe, verbeterde formulieren, rapporten en VBA-code (maar verouderde tabellen).

4. Verwijder alle tabellen uit dit nieuwe MDE-bestand.

Klik in het databasevenster op de knop Tabellen in de objectenlijst, klik op elke tabel in de lijst die in het rechterdeelvenster verschijnt en druk vervolgens op de toets Delete voor elke tabel. U moet elke verwijdering bevestigen door op de knop Ja te klikken. Het verwijderen van tabellen klinkt gevaarlijk, maar onthoud dat al deze tabellen veilig zijn opgeslagen in uw oude MDE-bestand.

5. Importeer de tabellen van het oude MDE-bestand naar de nieuwe.

Kies Bestand -> Externe gegevens ophalen -> Importeer en kies de naam die u uw oude MDE-bestand in stap 1 hebt gegeven.

U ziet het dialoogvenster Object importeren met tabbladen voor tabellen, query's, formulieren, rapporten en andere objecten.

6. Klik op de knop Alles selecteren met het tabblad Tabellen geselecteerd en klik vervolgens op OK.

Access importeert uw tabellen van de oorspronkelijke MDE naar de nieuwe MDE-bestanden en vervangt de oudere gegevens in de tabellen.

7. Importeer alle query's of macro's in de oude MDE-database die u hebt gemaakt of gewijzigd.

Herhaal stap 5 en 6, maar gebruik de tabbladen Query's en macro's in het dialoogvenster Object importeren om te importeren wat er is gewijzigd.

Als u dit vaak gaat doen, kunt u overwegen uw tafel op te splitsen in een voorkant en een achterkant. Met een gesplitste database hoeft u uw bijgewerkte tabellen niet opnieuw te importeren: u kunt ze gewoon in de ongewijzigde back-enddatabase achterlaten.