Inhoudsopgave:
Sterrendatum 2002: op , maakt de kapitein van het ruimteschip Enterprise getrouwe dagelijkse vermeldingen in het sterrenlogboek. De kapitein registreert informatie over planeten die de bemanning heeft verkend, de buitenaardse wezens die ze hebben gestreden en de bizarre verschijnselen die ze hebben waargenomen in de diepe ruimte, waar geen enkele man (of vrouw) eerder is geweest!
Nu is het jouw beurt. Net als de kapitein van de Enterprise, kunt u uw dagelijkse interacties met vreemde wezens opnemen in bizarre omgevingen onder stressvolle omstandigheden, zelfs als de vreemde wezens zich allemaal in uw eigen kantoor bevinden. Het Outlook-logboek is uw sterrenlogboek.
Ongetwijfeld gebruiken de hoge rommel-a-mucks van de melkweg het logboek van de kapitein voor verschrikkelijk belangrijke dingen, maar je dagboek biedt je meer direct. Soms, wanneer u een document of record van een gesprek moet vinden, weet u niet meer wat u het document noemde of waar u het hebt opgeslagen, maar onthoudt u wanneer u het item hebt gemaakt of ontvangen. In dit geval kunt u naar het journaal gaan en de datum bekijken waarop u zich herinnert het item te behandelen en te vinden wat u moet weten.
Om goed gebruik te maken van de Journal, moet je het echter wel gebruiken. U kunt Outlook instellen om journaalposten in te voeren voor bijna alles wat u doet, of u kunt het journaal volledig afsluiten en er geen gegevens aan toevoegen. Als je niets in de Journal plaatst, krijg je niets.
Wat is de gemakkelijkste manier om gegevens in het journaal in te voeren? Niets doen. Het journaal slaat automatisch elk document op dat u in een Office XP-toepassing maakt, bewerkt of afdrukt. In het journaal worden ook automatisch e-mailberichten, vergaderverzoeken en antwoorden en taakverzoeken en antwoorden bijgehouden. Een paar andere programma's dan de Microsoft Office-toepassingen hebben ook de mogelijkheid om vermeldingen in het journaal in te voeren, maar die functie wordt meestal gebruikt in Office XP-programma's.
Er is een valstrik: je moet Outlook laten weten dat je de automatische journal-opname ingeschakeld wilt hebben. (Oké, dus je moet iets doen.) Gelukkig, als je de automatische opnamefunctie van de Journal niet hebt geactiveerd, vraagt Outlook 2002 je of je de functie wilt inschakelen elke keer dat je op het pictogram Logboek klikt.
Ga als volgt te werk om de automatische opnamefunctie van de Journal in te schakelen:
1. Kies Tools-> Opties.
Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.
2. Klik op de knop Journal Options.
Het dialoogvenster Logboekopties wordt weergegeven, zoals weergegeven in Afbeelding 1, met selectievakjes voor alle soorten activiteiten die u automatisch kunt opnemen en de namen van alle personen voor wie u automatisch transacties kunt registreren, zoals e-mail.
|
|
Figuur 1: Dialoogvenster Journaalopties.
3. Klik om een vinkje te zetten in het selectievakje voor de items en bestanden die u automatisch wilt opnemen en voor de contactpersonen over wie u de informatie wilt laten opnemen.
De lijst met mensen in het vak Voor deze contactpersonen is hetzelfde als de lijst met personen in uw lijst met contactpersonen. U kunt handmatig journaalboekingen maken voor mensen die niet in uw lijst met contactpersonen staan; zie de volgende sectie "Een Outlook-item handmatig opnemen in het journaal. "
Wanneer u namen toevoegt aan uw lijst met contactpersonen in de module Contactpersonen, zijn die namen niet ingesteld voor automatische opname in het journaal. U moet de naam controleren in het dialoogvenster Journaalopties of de contactpersoonrecord openen, op het tabblad Journaal klikken en controleren Automatisch journaalboekingen registreren voor deze contactpersonen.
4. Klik OK.
Het journaal slaat automatisch de items en bestanden op die u hebt geselecteerd voor de contacten die u hebt genoemd.
Een Outlook-item handmatig opnemen in het journaal
Als u uw journaal niet wilt blokkeren door alles automatisch op te nemen, kunt u geselecteerde items handmatig invoeren - sleep ze naar het dagboekpictogram. U wilt bijvoorbeeld niet elke transactie met een toekomstige klant registreren totdat u zeker weet dat u zaken doet met die klant. U kunt relevante e-mailberichten naar het journaal slepen en een serie ernstige onderzoeken bewaren. Wanneer u daadwerkelijk zaken gaat doen met een nieuwe client, kunt u automatische opname instellen.
Volg deze stappen om items in het journaal handmatig te registreren:
1. Sleep het item dat u wilt opnemen (zoals een e-mailbericht) naar het pictogram Journal.
Het formulier voor het invoeren van journaal verschijnt (zie afbeelding 2). Onderaan het formulier staat een pictogram dat het item dat u opneemt weergeeft, samen met de naam van het item.
|
|
Afbeelding 2: een journaalboeking met een snelkoppeling naar een e-mailbericht dat is bijgevoegd in het tekstvak.
2. Vul de informatie in die u wilt opnemen.
U hoeft echter niets op te nemen. Het tekstvak onderaan het scherm geeft u ruimte om een notitie voor uzelf te maken, als u deze wilt gebruiken.
3. Klik op Opslaan en sluiten.
Het item dat u hebt opgenomen, wordt ingevoerd in het journaal.
Een document opnemen in het journaal
Als uw favoriete programma, zoals een tekening- of desktoppublicatieprogramma, niet wordt weergegeven in de lijst met programma's die automatisch in het journaal kunnen worden ingevoerd, is alles niet verloren - u kunt documenten uit de map Mijn computer van Outlook naar de map Journal slepen om ook journaalposten voor de bestanden van die programma's te maken. Omdat het journaal vele soorten informatie over een ander document dan de datum en tijd (zoals de client, het onderwerp en sommige opmerkingen) kan bijhouden, kunt u het journaal gebruiken om bestanden bij te houden die u maakt in programma's die geen deel uitmaken van het programma van Microsoft Office. Als u ervoor kiest om Outlook automatisch journaalboekingen te laten maken voor uw Office XP-toepassingen, hoeft u geen gegevens in te voeren voor Office XP-documenten.
Volg deze stappen om een document in het journaal op te nemen:
1.Klik op de scheidingsbalk Andere snelkoppelingen in de Outlook-balk.
De pictogrammen in de groep Overige snelkoppelingen worden weergegeven, inclusief het pictogram Deze computer.
2. Klik op het pictogram Deze computer in de Outlook-balk.
Uw lijst met stations wordt weergegeven (zie afbeelding 3).
|
|
Figuur 3: Een lijst met stations in Deze computer.
3. Zoek het document dat u wilt opnemen.
Dubbelklik op het station dat het document bevat dat u wilt opnemen. Dubbelklik vervolgens op de map waarin u uw documenten opslaat om het document te vinden dat u wilt opnemen. Markeer het.
4. Klik op de scheidingsbalk van Outlook Shortcuts in de Outlook-balk.
De pictogrammen in de groep Outlook-snelkoppelingen worden weergegeven, inclusief het pictogram Journal.
5. Sleep het document naar het pictogram Journal.
Het formulier voor het invoeren van journaal verschijnt, met een pictogram in het tekstvak dat het bestand vertegenwoordigt dat u aan het opnemen bent.
6. Klik op Opslaan en sluiten.
Uw document is opgenomen in het journaal.
Het grote voordeel van het opnemen van documenten in het journaal is het feit dat journaalposten echt snelkoppelingen naar de documenten zelf zijn. Wanneer u een document in het journaal invoert, hebt u snel toegang tot informatie die u over het document hebt opgeslagen en bent u slechts één klik verwijderd van het document zelf. Dus als u een niet-Office XP-programma gebruikt dat bestanden maakt die niet veel informatie over zichzelf bijhouden, is de Journal een uitstekende centrale locatie voor het bijhouden van documentinformatie. Als u bijvoorbeeld foto's van een tekenprogramma op uw computer opslaat, wilt u misschien meer informatie over elke afbeelding opslaan dan alleen de bestandsnaam. Als u journaalboekingen voor elk bestand maakt, kunt u opmerkingen over elke afbeelding in het journaal bewaren. Wanneer u de journaalboeking voor de gewenste afbeelding vindt, dubbelklikt u op het pictogram voor de afbeelding. Het programma dat u gebruikt om de foto te bekijken, wordt geopend.
