ACT delen! 2005 en Outlook Address Books - dummies

Een veel voorkomende misvatting bij mogelijke ACT! gebruikers is dat ze geen ACT nodig hebben! omdat ze Outlook gebruiken. Je zou kunnen lachen om die suggestie als je je realiseert dat Outlook een PIM (personal information manager) is terwijl ACT! is een echte contactmanager. Denk aan ACT! als Outlook op steroïden; probeer een samenvoegbewerking uit te voeren, velden aan te passen of in te loggen in Outlook en u begrijpt het.

Toch nog wat ACT! gebruikers moeten Outlook om verschillende redenen gebruiken:

• Zijn bedrijf gebruikt momenteel Outlook om de bedrijfskalender te onderhouden.
• Ze kan Outlook gebruiken om persoonlijke adressen en informatie bij te houden die niet thuis hoort in ACT!

Gelukkig kun je ACT leren! en Outlook om zowel hun adresboeken als agenda's met elkaar te delen.

Bij gebruik van beide ACT! en Outlook-adresboeken, moet u weten hoe de integratie werkt:

• U kunt alle contactgegevens van Outlook importeren - inclusief afspraken, taken, notities en journaalboekingen - in ACT!.
• U kunt alle ACT! e-mailadressen in Outlook.
• U kunt alle e-mailadressen van Outlook bekijken in ACT!.
• U ziet geen nieuwe Outlook-contactinformatie, afspraken, taken, notities en journaalboekingen tenzij u uw Outlook-gegevens opnieuw importeert.

Outlook importeren in ACT!

ACT! heel mooi omvat Outlook als een van de importopties. Er schakelen immers meer mensen over van Outlook naar ACT! dan van ACT! naar Outlook. Hier is alles wat u hoeft te doen om de Outlook-gegevens te importeren:

1. Van elke ACT! scherm, kies Bestand -> Importeren.

Een back-up van uw database maken is een goed idee voordat u probeert iets zo lastig te doen als een gegevensimport.

De wizard Importeren wordt geopend met een leuk welkomstscherm dat u kunt overslaan door op Volgende te klikken.

2. Selecteer Outlook als het type gegevens dat u wilt importeren en klik op Volgende.

3. Geef op dat u contactrecords wilt importeren en klik op Volgende.

Uw contactgegevens bevatten de goede dingen, zoals de naam van de persoon, het bedrijf, het adres, het telefoonnummer en de schoenmaat.

4. Geef uw importopties op en klik op Volgende.

Het scherm Importopties opgeven wordt geopend.

• Outlook-contacten: importeert uw Outlook-contactpersonen in ACT!.

• Contacten uitwisselen: importeert uw Exchange-contactpersonen in ACT!. Gebruik deze optie alleen als u voor een groot bedrijf werkt dat uw Outlook-informatie op een netwerk deelt.

• Afspraken en taken als ACT! Activiteiten: converteert uw Outlook-afspraken en -taken naar ACT!activiteiten.

• Aantekeningen als ACT! Opmerkingen: converteert uw Outlook-aantekeningen naar een ACT! Notitie.

• Journaalboekingen als ACT! Opmerkingen: importeert uw Outlook-journaalboekingen als ACT! notities.

5. Wijs uw Outlook-velden toe aan ACT! velden en klik op Volgende.

ACT! heeft de bestaande Outlook-velden al in ACT "vertaald"! velden. De bedrijfsadres Postcode van Outlook wordt bijvoorbeeld ACT! veld Postcode.

6. Klik op Voltooien.

Het adresboek van Outlook configureren om ACT op te nemen!

Outlook gebruiken voor uw persoonlijke e-mail? U kunt vanuit ACT opgeslagen e-mailadressen in Outlook bekijken! en vice versa. Hoewel ACT! detecteert automatisch uw standaard Outlook-adresboek (en), Outlook is niet zo helder; je moet Outlook vertellen waar je je ACT kunt vinden! gegevens. Volg deze stappen om dit te doen:

1. Kies in Outlook -> E-mailaccounts.

De wizard E-mailaccounts wordt geopend.

2. Selecteer de optie Een nieuwe map of adresboek toevoegen en klik op Volgende.

3. Selecteer in het venster Adresboek of Adresboek de optie Extra adresboeken en klik op Volgende.

4. Selecteer de ACT! 2005 Adresboek en klik op Volgende.

De ACT! 2005 Dialoogvenster Adresboek wordt geopend. U kunt drie ACT opgeven! databases als je wilt.

5. Klik op Bladeren om uw ACT te vinden en te selecteren! database in het gedeelte Eerste adresboek.

6. Voer je ACT in! gebruikersnaam en wachtwoord en klik op OK.

U ontvangt een bericht dat u Outlook moet afsluiten en vervolgens opnieuw moet openen om uw wijzigingen door te voeren. Dus …

7. Sluit Outlook af en open het opnieuw, zodat uw wijzigingen van kracht worden.

ACT gebruiken! met e-mail van Outlook

Nadat u Outlook hebt geconfigureerd om mooi te spelen met ACT!, u kunt een geschiedenis maken die wordt weergegeven op het tabblad Geschiedenis van de contactpersoon in ACT!. U kunt dit doen voor zowel ontvangen berichten als voor berichten die u aan het maken bent.

ACT maken! geschiedenis van een e-mail ontvangen in Outlook

Volg deze stappen als u een Outlook-e-mailbericht wilt toevoegen aan het tabblad Geschiedenis van een contactpersoon:

1. Open in Outlook het bericht waaraan u de geschiedenis wilt toevoegen.

2. Kies een optie uit de ACT! Geschiedenis vervolgkeuzelijst.

Zie de ACT niet! Geschiedenis optie? Klik met de rechtermuisknop op de Outlook-werkbalk en selecteer ACT! Geschiedenis.

3. Klik op de Attach bij ACT! 2005 Contact (s) knop op de Outlook-werkbalk.

Weet u niet zeker hoe de knop eruit ziet? Er moet een vaag bekende knop aan het rechteruiteinde van de werkbalk zijn - dit is de afbeelding die bij ACT hoort!. Als u meer dan één ACT hebt toegevoegd! adresboek naar Outlook, wordt u gevraagd om de database te selecteren waarin de contactpersoon is opgeslagen.

4. Selecteer een contact in het venster E-mail bij contactpersoon toevoegen en klik op OK.

Een koppeling naar het e-mailbericht wordt weergegeven op het tabblad Geschiedenis van de contactpersoon.

ACT maken! e-mails in Outlook

Als u in Outlook bent en de overweldigende wens voelt om e-mail naar uw ACT te sturen! contacten, kunt u dit doen door de volgende stappen uit te voeren:

1. Maak een nieuw bericht in Outlook.

2. Kies een optie uit de ACT! Geschiedenis vervolgkeuzelijst.

Zie de ACT niet! Geschiedenis optie? Klik met de rechtermuisknop op de Outlook-werkbalk en selecteer ACT! Geschiedenis.

3. Klik op de knop Aan in het nieuwe e-mailbericht.

Het dialoogvenster Namen selecteren wordt geopend.

4. Selecteer de naam van uw ACT! database uit de Show Names from The area.

5. Selecteer een contact in de vervolgkeuzelijst Type naam of Selecteer uit lijst.

Typ de eerste paar letters van de voornaam van uw beoogde ontvanger om het proces te versnellen.

6. Klik OK.

Klik op de knop Verzenden en u bent klaar voor de start. Nogmaals, je mag rond je duimen gaan zitten terwijl je ACT! slaven weg, waardoor een geschiedenis van de verzonden e-mail op het tabblad Geschiedenis van de contactpersoon wordt gemaakt.

E-mailen naar Outlook-contactpersonen in ACT!

Een ACT verzenden! e-mail naar een van uw Outlook-contactpersonen is bijna te gemakkelijk. Het enige dat u hoeft te doen, is de volgende stappen:

1. Genereer een nieuwe ACT! e-mailbericht door op het e-mailpictogram op ACT te klikken! Navigatiebalk en klik vervolgens op Nieuw.

Het nieuwe berichtvenster verschijnt.

2. Klik op de knop Aan.

Het dialoogvenster Geadresseerden selecteren wordt geopend, dat veel lijkt op het dialoogvenster Namen selecteren.

3. Selecteer Microsoft Outlook in de vervolgkeuzelijst Adresboek.

U ziet nu een lijst met al uw Outlook-contactpersonen. Om het proces te versnellen, kunt u overwegen de eerste paar letters van de voornaam van de persoon in te typen in het vervolgkeuzemenu Type In / Kies Naam.

4. Selecteer de gewenste naam in de lijst en klik op OK.