Delen van Excel 2016-werkmappen die zijn opgeslagen op uw OneDrive - dummies

U kunt elk van uw Excel 2016-werkmappen delen via OneDrive in de cloud. Om Excel 2016-werkmappen met uw OneDrive te delen, volgt u deze stappen:

1. Open het werkmapbestand dat u wilt delen in Excel 2016 en klik vervolgens op de knop Delen helemaal rechts van de rij met het lint.

   Excel opent het taakvenster Delen aan de rechterkant van het werkbladgebied.

   Als u de werkmap nog niet hebt opgeslagen op uw OneDrive, bevat dit taakvenster Delen een knop Opslaan naar cloud die u, wanneer erop wordt geklikt, naar het venster Opslaan als brengt waar u de OneDrive-map kunt kiezen waar u wilt gered.

   Nadat de werkmap is opgeslagen in de cloud, bevat het taakvenster Delen de optie Mensen uitnodigen die is geselecteerd.

2. Klik op het tekstvak Mensen uitnodigen en begin met het typen van het e-mailadres van de eerste persoon met wie u de werkmap wilt delen.

   Terwijl u typt, komt Excel overeen met de letters met de namen en e-mailadressen die in uw adresboek zijn ingevoerd. Wanneer het mogelijke overeenkomsten vindt, worden ze weergegeven in een vervolgkeuzemenu en kunt u het e-mailadres van de persoon selecteren door op zijn of haar naam in de lijst te klikken.

   Om e-mailadressen te vinden in uw adreslijst en deze aan dit tekstvak toe te voegen, klikt u op de knop Zoeken in adresboek voor contactpersonen (links van de vervolgkeuzelijst Can Edit)) en gebruik vervolgens de opties in het dialoogvenster Adresboek: algemene adreslijst. Als u de werkmap met meerdere mensen wilt delen, typt u een puntkomma (; ) achter elk e-mailadres dat u aan dit tekstvak toevoegt.

3. (Optioneel) Klik op de knop Can Edit drop-down en kies de optie Can View in het menu om te voorkomen dat de mensen die u uitnodigt, wijzigingen aanbrengen in de werkmap die u deelt.

   Excel 2016 staat standaard toe dat de mensen met wie u uw werkmappen deelt bewerkingswijzigingen aanbrengt in de werkmap die automatisch worden opgeslagen op uw OneDrive. Als u uw ontvangers wilt beperken tot het bekijken van de gegevens in een alleen-lezen versie zonder dat u wijzigingen in het bestand kunt aanbrengen, moet u de optie Can Edit vervangen door Can View voordat u de werkmap deelt.

4. (Optioneel) Klik op het bericht Een persoonlijk bericht opnemen met het tekstvak Uitnodiging en typ een persoonlijk bericht dat u wilt opnemen als onderdeel van de e-mail met de algemene uitnodiging om het bestand te delen.

   Standaard maakt Excel een generieke uitnodiging.

5. (Optioneel) Schakel het selectievakje Gebruikers moeten zich aanmelden voordat u documenten opent in als u wilt dat de personen met wie u de werkmap deelt zich moeten aanmelden bij een Windows Live-account voordat ze de werkmap kunnen openen.

   Schakel dit selectievakje alleen in als u uw aanmeldingsgegevens aan de ontvanger (s) van de e-mailuitnodiging doorgeeft en deze inloggegevens niet geeft aan iemand die er niet bij is je binnenste cirkel of is niet iemand die je volledig vertrouwt.

6. Klik op de knop Delen in het taakvenster Delen.

   Zodra u op deze knop Delen klikt, verzendt Excel de uitnodiging per e-mail om de werkmap te delen met elk van de ontvangers die zijn ingevoerd in het tekstvak Typenaam of E-mailadressen. Het programma voegt ook het e-mailadres en de bewerkingsstatus van elke geadresseerde toe (Kan bewerken of Kan bekijken) in het gedeelte Gedeeld met onderaan in het scherm Delen.

Alle mensen met wie u een werkmap deelt, ontvangen een e-mailbericht met een hyperlink naar de werkmap op uw OneDrive. Wanneer ze deze link volgen (en inloggen op de site als dit vereist is), wordt een kopie van de werkmap geopend op een nieuwe pagina in hun standaardwebbrowser met behulp van de Excel Online-webapp. Als u de gebruiker toestemming hebt gegeven om het bestand te bewerken, bevat de web-app de vervolgkeuzeknop Werkmap bewerken.

Wanneer de gebruiker in Excel Online op deze knop klikt, heeft hij of zij de keuze tussen Bewerken in Excel of Bewerken in Excel Online in het vervolgkeuzemenu. Wanneer de gebruiker kiest voor Bewerken in Excel, wordt de werkmap gedownload en geopend in zijn versie van Excel. Wanneer de gebruiker kiest voor Bewerken in Excel Online, opent de browser de werkmap in een nieuwe versie van Excel Online, met de tabbladen Home, Insert, Data, Review en View, elk met een beperktere reeks opdrachtopties dan Excel 2016, die u kunt deze gebruiken bij het maken van eventuele noodzakelijke wijzigingen en die automatisch worden opgeslagen in de werkmap op de OneDrive wanneer u Excel Online sluit.