Slimme tabellen die worden uitgebreid met gegevens in Excel-gegevensmodellen - dummies

Een van de uitdagingen die u kunt tegenkomen bij het bouwen van gegevensmodellen in Excel, is een gegevenstabel die in de tijd groter wordt. Dat wil zeggen dat de tabel groeit in het aantal records dat deze bevat vanwege nieuwe gegevens die worden toegevoegd. Om een ​​basiskennis van deze uitdaging te krijgen, kijk eens naar de volgende afbeelding.

De datum in zowel de tabel als het diagram eindigt in juni.

In deze afbeelding ziet u een eenvoudige tabel die dient als bron voor het diagram. U ziet dat de tabel gegevens voor januari tot en met juni weergeeft.

Stel je voor dat volgende maand deze tabel wordt uitgebreid met juli-gegevens. U moet uw diagram handmatig bijwerken om gegevens voor juli op te nemen. Stel u nu voor dat u hetzelfde probleem had met uw gegevensmodel, met meerdere gegevenstabellen die linken naar meerdere verzameltabellen en dashboardcomponenten. Je kunt je voorstellen dat het een buitengewoon pijnlijke taak zou zijn om elke maand de veranderingen bij te houden.

Om dit probleem op te lossen, kunt u de tabelfunctie van Excel gebruiken (u kunt vertellen dat zij de hele nacht hebben doorgebracht met het bedenken van die naam). Met de tabelfunctie kunt u een gegevensbereik omzetten in een gedefinieerde tabel die onafhankelijk van andere rijen en kolommen in het werkblad wordt behandeld. Nadat een bereik is geconverteerd naar een tabel, bekijkt Excel de afzonderlijke cellen in de tabel als één object met functionaliteit die een standaard gegevensbereik niet heeft.

Excel-tabellen bieden bijvoorbeeld de volgende functies:

• Ze worden automatisch ingeschakeld met de vervolgkeuzekoppen Filter, zodat u eenvoudig kunt filteren en sorteren.

• Ze komen met de mogelijkheid om snel een totaalrij met verschillende verzamelfuncties toe te voegen.

• U kunt speciale opmaak toepassen op Excel-tabellen, onafhankelijk van de rest van de spreadsheet.

• Het belangrijkste voor data-modellering doeleinden, ze breiden automatisch uit om nieuwe data mogelijk te maken.

De Table-functie bestaat in Excel 2003 onder een andere naam: de List-functie (te vinden in het Data-menu van Excel). Het voordeel van dit feit is dat Excel-tabellen volledig compatibel zijn met Excel 2003-lijsten.

Een bereik omzetten in een Excel-tabel

Ga als volgt te werk om een ​​gegevensbereik naar een Excel-tabel om te zetten:

1. Markeer het celbereik met de gegevens die u in uw Excel-tabel wilt opnemen.

2. Klik op het tabblad Invoegen van het lint op de knop Tabel.

   Met deze stap wordt het dialoogvenster Tabel maken geopend.

3. Controleer in het dialoogvenster Tabel maken het bereik voor de tabel en geef op of de eerste rij van het geselecteerde bereik een kopregel is.

4. Klik op OK om de wijzigingen toe te passen.

   

   Een gegevensbereik omzetten in een Excel-tabel.

Nadat de conversie heeft plaatsgevonden, ziet u enkele kleine wijzigingen. Excel heeft autofilter-vervolgkeuzemenu's op de kopregelrijen geplaatst, de rijen in de tabel hebben nu alternatieve arcering en elke kop die geen waarde had, is door Excel benoemd.

U kunt Excel-tabellen gebruiken als de bron voor diagrammen, draaitabellen, keuzelijsten of iets anders waarvoor u doorgaans een gegevensbereik gebruikt. In de volgende afbeelding is een diagram gekoppeld aan de Excel-tabel.

Excel-tabellen kunnen worden gebruikt als de bron voor diagrammen, draaitabellen, benoemde bereiken, enzovoort.

Dit is het indrukwekkende stukje. Wanneer gegevens aan de tabel worden toegevoegd, breidt Excel automatisch het bereik van de tabel uit en neemt het nieuwe bereik op in een gekoppeld object. Dat is gewoon een mooie manier om te zeggen dat elke grafiek of draaitabel gekoppeld aan een Excel-tabel automatisch nieuwe gegevens vangt zonder handmatige tussenkomst.

Als u bijvoorbeeld gegevens van juli en augustus aan het einde van de Excel-tabel toevoegt, wordt het diagram automatisch bijgewerkt om de nieuwe gegevens vast te leggen. In de volgende afbeelding is juli toegevoegd zonder gegevens en augustus met gegevens om u te laten zien dat het diagram nieuwe records vastlegt en de gegeven gegevens automatisch plot.

Excel-tabellen worden automatisch uitgebreid wanneer nieuwe gegevens worden toegevoegd.

Neem even de tijd om na te denken over wat Excel-tabellen voor een gegevensmodel betekenen. Het zijn draaitabellen die nooit opnieuw moeten worden geconfigureerd, diagrammen die automatisch nieuwe gegevens vastleggen en bereiken die automatisch de wijzigingen bijhouden.

Een Excel-tabel terugzetten naar een bereik

Als u een Excel-tabel wilt converteren naar een bereik, kunt u de volgende stappen volgen:

1. Plaats de cursor in een cel in de Excel-tabel en selecteer de tabel Tools 'Ontwerp subtabbladen op het lint.

2. Klik op de knop Converteren naar bereik, zoals weergegeven.

3. Wanneer u wordt gevraagd of u het zeker weet (via een berichtvenster), klikt u op de knop Ja.

   

   Converteer de tabel terug naar een bereik om de Excel-tabelfunctionaliteit te verwijderen.