Uw berichten verfraaien met Lotus Notes 6 - dummies

Voordat u een e-mailbericht verzendt in Lotus Notes 6, kunt u Delivery Options, Security Options en Mood Stamps definiëren. Gebruik deze Notes-aanwijzingen om uw ontvanger te laten weten hoe warm uw bericht is of wat uw stemming is; of om een ​​afleveringsbevestiging te vragen, de bezorgtijd in te stellen en meer.

Nadat u klaar bent met het opstellen van de hoofdtekst van uw bericht, klikt u boven in de actiebalk op de knop Leveringsopties. Dit leidt onvermijdelijk naar het dialoogvenster Leveringsopties, zoals weergegeven in afbeelding 1. In dit dialoogvenster heeft u verschillende keuzes voor levering en veiligheid en plezier.

(Tijdens je reizen en in het dialoogvenster kun je merken dat er een tabblad Geavanceerd is - het goede nieuws is dat je er waarschijnlijk geen problemen mee zult hebben.)

Figuur 1: Leveringsopties hier instellen.

Een bericht instellen Belangniveau

In het gedeelte Weergave-opties kunt u het belangrijkheidsniveau van uw bericht markeren: Laag, Normaal of Hoog. U kunt Notes instellen om berichten te markeren die u markeert als Hoog Belang; deze berichten worden weergegeven met een rood enveloppictogram in de inbox van uw ontvanger. Gebruik deze functie om uw ontvanger te waarschuwen voor een bijzonder belangrijk, dringend of anderszins tijdkritisch bericht.

Een stemmingsstempel toevoegen aan een bericht

Via de stemmingsstempellijst kunt u contact opnemen met uw (elektronische) innerlijke kind. A Stemmingsstempel is slechts een afbeelding die bovenaan in de tekst van uw bericht wordt weergegeven, zodat uw lezer weet hoe u zich voelde toen u het bericht stuurde. Stemmingsstemmige berichten zijn ook als zodanig gemarkeerd in de inbox van de ontvanger.

U kunt kiezen uit verschillende stempels, waaronder Privé, Vlam en Joke. Probeer ze voor de lol om te zien hoe ze eruit zien. De Joke-selectie is handig als je een bericht wilt verzenden dat een beetje sarcastisch is, en je moet ervoor zorgen dat je lezer zich realiseert dat ja, je maakte maar een grapje!

Als u een stempel wilt kiezen, klikt u op de pijl omlaag naast de keuzelijst Stemmingsstempel. Blader door de lijst om uw keuze te maken. Als u een voorbeeld van een stemmingsstempel wilt bekijken, klikt u op de naam in de vervolgkeuzelijst en het bijbehorende pictogram verschijnt onder die lijst. Klik op de knop OK en het stemmingsstempel verschijnt in uw nieuwe bericht. Als u geen Stemmingsstempel in uw uitgaande bericht wilt, laat dan de standaard Normale set staan.

Een bericht aanvragen Afleveringsrapport

Maak keuzes uit de optielijst Bezorgrapport om aan te geven wanneer en of u op de hoogte wordt gesteld van de bezorgingsstatus van uw berichten. Uw vier keuzes met betrekking tot een bezorgingsrapport zijn Alleen bij Mislukken, Levering bevestigen, Gehele pad traceren en Geen.

• Alleen bij storingen: Geen nieuws is goed nieuws. Met andere woorden, Notes informeert u alleen in het geval dat uw bericht om een ​​of andere reden niet kan worden afgeleverd.
• Levering bevestigen: Dit is de keuze voor u als u een beetje minder optimist bent. In dit geval vertelt Notes u precies wanneer en waar uw bericht is afgeleverd.
• Gehele pad traceren: Deze keuze vertelt u waar (en wanneer) uw bericht is gestopt op weg naar uw ontvanger. (Klinkt misschien interessant, maar het kan je waarschijnlijk niet veel schelen.)
• Geen: Kies dit en je gooit de wind in de wind, niet om te weten of je bericht wordt afgeleverd of niet. (Dit is trouwens de standaard.)

Als u een andere optie voor een leveringsrapport kiest dan Geen, ontvangt u een bericht van ontvangstbevestiging (alleen een e-mailbericht van uw netwerk naar u) zodra het bericht verschijnt die je hebt gestuurd, arriveert. Wanneer dat zal zijn hangt volledig af van het netwerk. Als uw ontvanger ver weg is, bijvoorbeeld bij een ander bedrijf, kan het een paar uur of zelfs een hele dag duren voordat het bericht wordt afgeleverd.

De bezorgingsprioriteit voor een bericht instellen

Een andere keuze uit het dialoogvenster Leveringsopties - Afleveringsprioriteit - heeft betrekking op hoe snel u wilt dat Notes uw bericht verzendt:

• Laag: Selecteer dit om het bericht te verzenden bericht laat in de nacht wanneer het netwerk niet zo druk is.
• Normaal: Kies dit om het bericht zo snel mogelijk te verzenden op basis van de bezorgingsschema's voor e-mail die uw beheerder heeft gemaakt. (Dit is de standaardinstelling.)
• Hoog: Als je dit kiest, wordt je bericht nu verzonden - ga opzij en kom eraan!

Als u een grote bijlage in een bericht toevoegt, overweeg dan om het als Lage prioriteit te markeren. Het bericht wordt pas afgeleverd als u snel thuis slaapt, maar het kan uw bedrijf minder geld kosten om het 's avonds laat te verzenden. Misschien is dit een manier om die Employee of the Month-prijs te verdienen!

Een bericht ondertekenen

U ondertekent berichten om dezelfde reden dat u cheques of officiële documenten ondertekent: om te laten zien dat ze echt van u zijn. U hoeft geen meet-me-voor-koffie-memo te ondertekenen, maar als u een bericht verzendt met cruciale of gevoelige informatie, wilt u misschien dat Notes 6 bewijst dat het bericht echt van u afkomstig is.

Nu kun je natuurlijk je handtekening niet op het scherm schrapen onderaan een memo. (Nou ja, dat kan ook, maar uw baas zal het waarschijnlijk niet waarderen.) U tekent een bericht door het selectievakje Aanmelden te selecteren onder het gedeelte Beveiligingsopties van het dialoogvenster Leveringsopties.

De handtekening die u in Notes 6 gebruikt, is nog moeilijker te vervalsen dan uw eigen John Hancock omdat het een speciale numerieke computercode is die aan het bericht is toegevoegd wanneer u het verzendt en gecontroleerd door de computer van de ontvanger wanneer het bericht wordt geopend. De memo heeft geen echte handtekening, maar dit type bericht verschijnt onder aan het scherm:

Ondertekend door Alan Dunkel / Primus op 07-1-02 8: 30: 46 AM, volgens Primus.

Een bericht versleutelen

Natuurlijk, de wereld kruipt van bezielde figuren, slechteriken en spionnen.Als u een modem gebruikt, verzendt u uw berichten via telefoonlijnen waar een persoon die niet goed is in staat zou zijn om op de een of andere manier ze te onderscheppen en te lezen. (Het is echt, echt onwaarschijnlijk dat dit zal gebeuren, maar hey, je weet maar nooit.) Dit is geen big deal voor je informele berichten, maar als je een bericht verzendt dat informatie bevat zoals vertrouwelijke bedrijfsinformatie, beoordelingen van de prestaties van medewerkers, of gewoon echt, echt goede roddels waarvan je niet wilt dat iemand anders het leest, je kunt het versleutelen.

Wanneer u de beveiligingsoptie Notes-codering gebruikt, bent u er 100 procent zeker van dat alleen de bedoelde ontvanger deze kan lezen.

Als u een bericht wilt coderen, schakelt u het selectievakje Coderen in het gedeelte Beveiligingsopties van het dialoogvenster Leveringsopties in. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten als u klaar bent.

Wanneer u een gecodeerd bericht verzendt, voert Notes het versleutelen voor u uit - achter de schermen. Wanneer de ontvangers het bericht openen, zien ze de inhoud net zoals u deze hebt geschreven. Met andere woorden, de lezer van een gecodeerd bericht hoeft niets speciaals te doen om een ​​gecodeerd bericht te decoderen. Alleen de bedoelde ontvangers met de juiste gebruikers-ID's kunnen het gecodeerde gedeelte van het bericht lezen. De enige die de door elkaar gegooide versie ziet, is de arme spion die de boodschap onderschept tijdens het transport.

Als u e-mail verzendt naar een persoon die een ander e-mailprogramma gebruikt of als u uw bericht via internet verzendt, controleert u eerst bij de Notes-beheerder van uw bedrijf of u kunt om het te versleutelen.

Een ontvangstbewijs voor een bericht aanvragen

Als u het dialoogvenster Verzendopties gebruikt om een ​​ontvangstbevestiging voor een bericht aan te vragen, ontvangt uw netwerk automatisch een melding wanneer de ontvanger uw bericht leest. Dit verschilt van het aanvragen van een bezorgingsbevestigingsrapport, dat u alleen vertelt wanneer het bericht is aangekomen in de e-maildatabase van de ontvanger. Normaal gesproken vraagt ​​u om een ​​ontvangstbevestiging (schakel gewoon het selectievakje Ontvangstbewijs in) om te voorkomen dat het bericht 'Ik heb uw bericht nooit gezien' excuus en een leveringsbevestigingsrapport aanvragen om het 'Ik heb nooit uw bericht ontvangen' te verwijderen. het netwerk moet het "excuus" zijn kwijtgeraakt.

Als u een bericht verzendt naar iemand die geen Notes gebruikt of als uw bericht via internet gaat, kunt u mogelijk geen ontvangstrapporten van hen ontvangen.

Kopiëren van een bericht voorkomen

Een andere beveiligingsoptie van Notes is om te voorkomen dat er wordt gekopieerd. Wanneer u het selectievakje Kopiëren voorkomen inschakelt, kunt u er zeker van zijn dat de persoon die uw bericht ontvangt, het niet aan iemand anders kan doorsturen. In feite kunnen ze uw memo zelfs niet kopiëren (bewerken -> kopiëren) naar het klembord, in het geval ze een beetje onwettig willen plakken (bewerken -> plakken). Als u de optie Kopiëren voorkomen kiest, wordt gegarandeerd dat wat u naar één persoon verzendt, niet overal in uw bedrijf wordt gespamd.

Als u klaar bent met het selecteren van de bezorgopties, klikt u op OK om terug te gaan naar uw document. In de meeste gevallen, nadat u een beslissing hebt genomen over deze opties, klikt u vervolgens op de knop Verzenden en Bestand.

Als je het hoofd draait van al deze bezorgopties, zorg er dan voor dat je niet in de problemen raakt. U hoeft ze alleen onder speciale omstandigheden te gebruiken. In feite, voor de meeste berichten, blaast u direct door de leveringsopties zonder het dialoogvenster Leveringsopties te openen en zonder erbij na te denken. Wat een opluchting!

Als u merkt dat u altijd het dialoogvenster Leveringsopties bezoekt om uw berichten te ondertekenen en te coderen, kunt u het selectievakje Deze beveiligingsopties opslaan als standaardselectie inschakelen. Op die manier hebben alle nieuwe berichten die u maakt dezelfde beveiligingsinstellingen. Natuurlijk kunt u altijd van gedachten veranderen door terug te gaan naar het dialoogvenster Leveringsopties om een ​​standaardinstelling te wijzigen of om uw standaardbeveiligingsinstellingen te wijzigen.