Tien dingen die je niet met Outlook kunt doen - dummies

Het duurt maar een paar minuten om iets te ontdekken dat een programma kan doen, en u kunt de hele dag proberen om iets te bedenken dat een programma niet doen.

Houd er rekening mee dat Outlook deze tien dingen niet kan doen als u deze voor het eerst ontvangt. Omdat u Outlook kunt herprogrammeren met Visual Basic, kan een slimme persoon ervoor zorgen dat Outlook veel van deze dingen doet door snelkoppelingsmacro's te maken (wat buiten het bestek van dit boek valt).

Aangepaste mappen

De meest georganiseerde mensen worden nog beter georganiseerd wanneer ze Outlook gebruiken. Ze houden er vaak van om elk e-mailbericht in de juiste map in te dienen. Ze sorteren hun mappen ook graag in een zeer specifieke, zeer efficiënte volgorde, die niet altijd alfabetisch is. Helaas sorteert de Outlook-mappenlijst zichzelf automatisch alfabetisch, geen uitzonderingen. Dat drijft nitpickers nootachtig, maar er is geen verandering in.

Ga terug naar de oude menu's

Veel mensen vinden het lint beter dan het oude menusysteem van Outlook. Hij is ongetwijfeld groter en kleurrijker. Maar als u tijdens de hoogtijdagen van menu's en werkbalken computers hebt leren gebruiken, wilt u misschien lang klikken op de oude vertrouwde menu's. Sorry, het lint heeft het nu ingepakt.

Voeg een telefoonnummer toe aan uw agenda

Wanneer u een afspraak invoert, zou het prettig zijn als Outlook het telefoonnummer van de persoon die u ontmoet, kan opzoeken en het nummer in het afspraakrecord kan invoegen. Veel smartphones kunnen dit doen via een adreszoekfunctie, maar u kunt Outlook niet laten volgen. Misschien een andere keer.

Open een bericht vanuit het Leesvenster

Als u op veel mensen lijkt, dient de lijst met e-mailberichten die u in Outlook opslaat als een historisch overzicht van alles wat u doet.

Misschien scrolt u van tijd tot tijd heen en weer door uw berichten om greep te krijgen op wat u naar wie hebt gestuurd en wanneer. Als uw lijst relatief lang is en u selecteert een bericht om weer te geven in het leesvenster en bladert u vervolgens door de lijst om een ​​ander bericht te bekijken, dan kunt u niet met de rechtermuisknop op het leesvenster klikken om het bericht te openen dat u bent bekijken. Het lijkt niet erg moeilijk voor Microsoft om een ​​opdracht met de rechtermuisknop op te nemen om het bericht in het leesvenster te openen, maar het is er niet.

Dubbelzijdig afdrukken

Sommige mensen drukken hun schema graag af en bewaren het in een map om er precies zo uit te zien als een van die ouderwetse plannerboeken. Het enige probleem daarmee is dat Outlook niet weet hoe gedrukte pagina's gereorganiseerd moeten worden naargelang de pagina aan de linker- of de rechterkant van het boek is als je ernaar kijkt.

Dit is een heel kleine klacht, maar als het belangrijk voor je is, sorry - zul je moeten leven met eenzijdig printen.

Zoek en vervang netnummers

Het lijkt erop dat de mensen bij het telefoonbedrijf vaker van het ene gebied naar het andere veranderen dan dat ze hun sokken veranderen. Als u al uw 312s in 708s moet veranderen, kan Outlook dat niet automatisch doen; je moet ze één voor één veranderen. Microsoft bood wel een hulpprogramma aan voor het wijzigen van Russische netnummers, maar voor netnummers in de Verenigde Staten - nyet!

Afbeeldingen insluiten in opmerkingen

U kunt een afbeelding, bestand of ander item kopiëren en in het tekstvak onder aan een Outlook-record plakken wanneer u bijna elk Outlook-formulier opent. Je kunt bijvoorbeeld een foto van een persoon in het tekstvak van het contactrecord van de persoon plakken, maar die kleine, gele stick-on notities laten je dat niet doen; ze accepteren alleen tekst.

Kosten berekenen met telefoonboekingen in journaals

U kunt bijhouden hoeveel tijd u besteedt aan het praten met een persoon, maar u kunt de totale beltijd of totale belkosten voor factureringsdoeleinden niet berekenen.

Contactrecords maken voor alle ontvangers van een e-mail

Wanneer u een e-mail ontvangt die aan een hele groep mensen is geadresseerd, kunt u vanuit dat bericht een distributielijst maken door alle geadresseerden naar een e-mail te kopiëren. groep. U kunt een bericht ook van een persoon in een afzonderlijke contactrecord veranderen door het bericht naar het pictogram Personen te slepen.

Maar als u contactrecords wilt maken voor een groep mensen, moet u voor elke individuele persoon een contactpersoonsrecord maken - geen slepen en neerzetten, geen kopiëren en plakken.

Maak een back-up van Outlook-gegevens

Veel mensen slaan hun meest kritieke bedrijfsinformatie op in Outlook - informatie die zo waardevol is dat het verlies van een bedrijf praktisch kan worden beëindigd of een carrière kan beëindigen. Het is geen grapje.

Maar na meer dan tien jaar op de markt heeft Outlook nooit een fatsoenlijk hulpmiddel gekregen om zijn eigen gegevens tegen verlies te beschermen.

Ja, iedereen weet dat u regelmatig een back-up van alle gegevens op uw computer moet maken en dat u kopieën kunt maken van uw kritieke Outlook-gegevens (sommige van die kleine geheugensleutels kunnen het werk doen en u kunt Outlook-gegevens opslaan in een handheld computer indien nodig), maar het is een beetje verontrustend dat een dergelijke functie nooit is toegevoegd aan Outlook zelf.

Sommige van de online back-upservices, zoals Mozy, kunnen een goede back-up van uw Outlook-gegevens maken.