Unified Communications For Dummies Cheat Sheet - dummies

Uniforme communicatie kan al uw berichten en contacten koppelen aan één enkele aanwezigheid. U kunt collega's en klanten zien, horen en communiceren via elk gemeenschappelijk kanaal en deze naar een standaardinterface leiden.

Belangrijkste voordelen van Unified Messaging

Unified Messaging biedt een aantal voordelen voor gebruikers om hun bedrijf te beheren met toegankelijke, gekoppelde elektronische communicatiesystemen, zoals e-mail, spraak en messaging.

Een enkele inbox. Unified Messaging kan alle soorten berichten en communicatie naar een enkele inbox verzenden. De enkele inbox is eenvoudiger te onderhouden door beheerders en biedt gebruikers de flexibiliteit om al hun communicatie te beheren en ermee om te gaan.
Efficiënte communicatie. Gebruikers kunnen efficiënter communiceren door toegang te hebben tot alle communicatie in één keer en om ze te delen, door te sturen of te beheren op de manier die het meest geschikt of effectief is voor de gegeven communicatie.
Kostenbesparingen. Merging stroomlijnt het communicatiebeheer en consolideert de infrastructuur op minder fysieke servers, waardoor geld wordt bespaard voor de onderneming.
Toegang vanaf elke locatie. Unified Messaging biedt alternatieve methoden voor toegang tot communicatie. Door e-mail, spraak en andere communicatie samen te voegen, kunnen gebruikers voicemailberichten in e-mail ontvangen, e-mail dicteren via de telefoon of toegang krijgen tot communicatie via internet.

Belangrijkste Unified Messaging-functies

Het concept van Unified Messaging en de functies die het levert, variëren van leverancier tot leverancier, maar over het algemeen zijn dit enkele van de functies die u kunt verwachten:

Automated Attendant. Een automatische telefoniste is als een virtuele receptionist of operator. De automatische begeleider kan werken op de invoer van het touch-tone menu of op herkenning van stem-respons en kan het eenvoudiger en intuïtiever maken voor bellers om de afdeling of persoon te bereiken die ze zoeken.
Voicemails ontvangen. In plaats van te worden opgeslagen op een aparte telefoonserver of een ander systeem, worden voicemailberichten opgeslagen in een gewone inbox, samen met e-mail en andere communicatie. Voicemails kunnen direct vanuit een e-mail worden afgespeeld of kunnen als audiobestand aan de e-mail worden toegevoegd.

Voicemail ontvangen in de inbox voor e-mail vergroot ook de opties voor toegang tot voicemail; het kan worden opgehaald van een telefoon, van de e-mailclient, via webgebaseerde e-mailtoegang of zelfs via e-mailtoegang op een mobiele telefoon.
Faxen ontvangen. Als u faxen ontvangt op een stand-alone faxapparaat dat werkelijke kopieën van het bericht op spuugt, zal dit u niet veel helpen.Als u echter op een faxserver vertrouwt, kunnen de faxen worden omgeleid naar een Unified Messaging Inbox.

Ouderwetse faxen vereist dat u fysiek aanwezig bent op de locatie van het faxapparaat om het te ontvangen; Unified Messaging-faxen kunnen overal en altijd worden geopend, op alle dezelfde manieren die eerder zijn genoemd voor toegang tot voicemail.
Voicemailmelding. Traditionele voicemail is meestal afhankelijk van een knipperend lampje op de telefoonhoorn of een stottertoon wanneer de telefoon wordt opgehaald om u op de hoogte te stellen dat er een bericht in behandeling is.

Met unified messaging ontvangt de gebruiker de voicemail per e-mail, waardoor deze altijd en overal bereikbaar is. Bovendien heeft de softphone-client doorgaans een voicemailbericht om de gebruiker te laten weten dat er een nieuwe voicemail is.
Directe toegang tot voicemail. Sommige zakelijke telefoonsystemen hebben deze mogelijkheid al, maar het is nog steeds een leuke functie. Als een stem is gekoppeld aan Unified Messaging, kunt u uw voicemail achterlaten voor een collega zonder dat u daadwerkelijk belt.

Als u berichten achter wilt laten voor iemand zonder deze persoon te onderbreken of een herinnering wilt achterlaten zonder een echt gesprek te hebben, kan de mogelijkheid om rechtstreeks verbinding te maken met de voicemail van pas komen.
Route afspelen naar telefoon. Hoewel unified communications en unified messaging u de mogelijkheid bieden om uw berichten op uw computer weer te geven via de softphone-client of door een ingesloten of bijgevoegd audiobestand van een e-mail af te spelen, wilt u dit misschien niet altijd doen. deze.

Als u in een koffiewinkel bent of op een luchthaven zit, wilt u misschien dat uw berichten privé zijn. Met Unified Messaging kunt u het afspelen van voicemailberichten op uw computer starten, maar deze omleiden naar uw desktop of mobiele telefoon.

Unified Message Viewing Tools

Met unified communications en de convergentie van voicemail met e-mail en met het bureaublad van de pc, hebt u nieuwe manieren om met voicemailberichten te communiceren. U bent waarschijnlijk gewend aan een soort lampje op uw bureautelefoon of een haperende kiestoon wanneer u de hoorn opneemt om u te waarschuwen wanneer een nieuw voicemailbericht wacht. Afhankelijk van het Unified Communications-platform kunnen die meldingen door de

Unified Communications-client worden uitgebreid naar de desktop. De softphone- of instant messaging-clienttoepassing voor geïntegreerde communicatie heeft meestal een soort melding om u te waarschuwen wanneer een nieuw voicemailbericht beschikbaar is.
Windows-systray. De Unified Communications-software kan op het Windows-bureaublad worden aangesloten en een berichtindicator voor berichten bevatten in het systray van het Microsoft Windows-besturingssysteem.

Unified Voicemail en e-mail

Voicemail is een essentiële unified communications-functie voor een telefoonsysteem. De mogelijkheid om een voicemail achter te laten is zeker beter dan de telefoon onbeperkt laten rinkelen zonder de gebruiker te kunnen bereiken. Voicemail heeft echter nadelen.

Over het algemeen ontvangen gebruikers alleen hun voicemail wanneer ze de telefoon gebruiken waarop de voicemail is achtergelaten. De meeste voicemailsystemen bieden ook een methode om berichten op afstand op te halen door naar het voicemailsysteem te bellen, maar deze functies worden zelden gebruikt, tenzij iemand voor een langere periode niet op kantoor is.
Met unified messaging worden voicemails in dezelfde inbox afgeleverd als e-mail en andere communicatie en kunnen ze worden opgehaald met een e-mailclient. Gebruikers ontvangen vaak e-mail op hun mobiele telefoons en veel organisaties hebben op het web gebaseerde toegang tot het e-mailsysteem van de onderneming, dus de mogelijkheid om voicemail per e-mail te ontvangen, betekent dat u vrijwel altijd en overal toegang hebt tot uw voicemail.
Sommige Unified Communications-systemen voegen voicemailberichten als een MP3-, WAV- of ander audiobestandsformaat toe aan een e-mail. Andere unified communications-platforms, zoals Microsoft Unified Communications, insluiten de voicemail in de e-mail zelf. Wanneer u Microsoft Exchange gebruikt met Unified Messaging en Microsoft Outlook, hebben voicemailberichten een ingesloten audiospeler, zodat ze rechtstreeks vanuit de e-mail kunnen worden afgespeeld zonder dat u daarvoor aanvullende audiobronnen nodig heeft.
Met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange-voicemail kunt u ook op Afspelen op telefoon klikken om het voicemailsysteem u op uw telefoon te laten bellen als u de voicemailberichten met meer privacy wilt beluisteren dan mogelijk door ze over je computerluidspreker te laten schallen. Als u in een coffeeshop of een andere openbare ruimte bent, kan dit een handige functie zijn.

Uniforme berichtuitwisseling

Omdat unified messaging u in staat stelt om uw voicemails en faxen die in e-mails zijn ingebed of aan e-mails zijn gekoppeld, in één enkele, inbox te ontvangen, stelt deze u ook in staat met die berichttypen te werken op elke manier waarop u kunt werken een e-mailbericht. Met Unified Messaging en een enkele inbox heeft u meer controle en flexibiliteit voor het delen van communicatie met anderen. Enkele voorbeelden van deze flexibiliteit zijn:

Voicemail kan worden doorgestuurd naar andere personen of groepen die wellicht meer geschikt zijn om een probleem aan te pakken.
Voicemail kan worden geëscaleerd naar het management om problemen op te lossen.
Gefaxte bestellingen kunnen worden doorgestuurd naar de juiste afdelingen voor afhandeling.
Voicemail- en faxberichten kunnen worden geback-upt en gearchiveerd voor toekomstig gebruik.

Unified Remote Call Control

Met Remote Call Control (RCC) kunt u uw Unified Communications-platform integreren met uw bestaande Private Branch Exchange (PBX) -telefoonsysteem. RCC stelt u in staat gebruik te maken van een aantal van de mogelijkheden van Unified Communications zonder dat u hoeft te migreren naar een VoIP-gebaseerd telefoonsysteem. In wezen verbindt een RCC-geïntegreerd systeem de bestaande PBX-infrastructuur met de unified communications-omgeving:

Wanneer gebruikers een oproep plaatsen of ontvangen via hun bureautelefoon, wordt de aanwezigheidsstatus in unified communications bijgewerkt om aan te geven dat ze in gesprek zijn.
De softphone-toepassing voor unified communications kan worden gebruikt om oproepen te plaatsen en te ontvangen en om op andere wijze met de bureautelefoon te communiceren.

De functionaliteit van RCC is afhankelijk van de mogelijkheden van het PBX-systeem dat wordt gebruikt, maar kan