Gebruik Power Query en Power Pivot samen voor Better Reporting Models - dummies

Door Power Pivot en Power Query samen te gebruiken, kunt u rapportagemodellen maken die eenvoudig te beheren en te onderhouden zijn. Een rapportagemodel biedt de basis waarop het rapportagemechanisme is gebouwd. Wanneer u een rapportageproces bouwt dat gegevens importeert, transformeert, vormt en aggregeert, bouwt u in wezen aan een rapportagemodel.

Het maken van een slecht ontworpen rapportagemodel kan u uren handmatig werk kosten, besteed aan het onderhouden en vernieuwen van uw rapportagemechanismen. Aan de andere kant kunt u met een effectief model eenvoudig maandelijkse rapportageprocessen herhalen zonder uw rapporten of uw gezond verstand te beschadigen.

De scheiding van gegevens en analyse

Een essentieel concept in een rapportagemodel is de scheiding van gegevens en analyse. Het fundamentele idee is dat u niet wilt dat uw gegevens te veel gebonden zijn aan een enkele manier om die gegevens te presenteren.

Om een ​​beeld te krijgen van dit concept, moet u een factuur maken. Wanneer u een factuur ontvangt, neemt u niet aan dat de financiële gegevens erop de echte bron van de gegevens zijn. Het is slechts een presentatie van gegevens die elders in een database zijn opgeslagen. Die gegevens kunnen op vele andere manieren worden geanalyseerd en gepresenteerd: in diagrammen, in tabellen of zelfs op websites. Deze uitspraak klinkt misschien voor de hand liggend, maar Excel-gebruikers fuseren (of vermengen) gegevens, analyses en presentaties.

Sommige Excel-werkmappen bevatten bijvoorbeeld 12 tabbladen, die elk een maand vertegenwoordigen. Op elk tabblad worden de gegevens voor die maand weergegeven, samen met formules, draaitabellen en samenvattingen. Wat gebeurt er wanneer u wordt gevraagd om per kwartaal een samenvatting te geven? Voegt u meer formules en tabbladen toe om de gegevens op elk van de maandtabbladen te consolideren? Het fundamentele probleem in dit scenario is dat de tabbladen gegevenswaarden vertegenwoordigen die zijn gefuseerd in de presentatie van uw analyse.

Een beter alternatief is om rapportagemodellen te maken waarin de gegevens- en analyselagen gescheiden zijn. De gegevenslaag verwerkt het importeren en transformeren van onbewerkte gegevens in staging-gebieden. De analyselaag dient als platform voor het verzamelen en presenteren van de analyse van die onbewerkte gegevens.

Wat betreft het maken van rapportagemodellen waarbij u een optimale scheiding van gegevens en analyse hebt, kunt u de krachtige combinatie van Power Query en Power Pivot niet verslaan.

Hoe Power Query en Power Pivot elkaar aanvullen

Power Query is het perfecte hulpmiddel voor het maken van de gegevenslaag. Met Power Query kunt u

• Gegevens importeren uit een breed scala aan externe gegevensbronnen, waaronder SQL Server, Microsoft Access, Web Services en zelfs Facebook.
• Transformeer en opschoning van gegevens voordat u het in uw rapportagemodel importeert.
• Voeg gegevens uit verschillende gegevensbronnen of appendata samen.
• "Unpivot" onbewerkte gegevens van een matrixindeling naar een platte tabel.
• Gegevens toevoegen aan het interne gegevensmodel van Power Query.

Nadat Power Query de benodigde gegevenslaag heeft verschaft, kan Power Pivot worden gebruikt om de analyselaag te maken. Met Power Pivot kunt u

• Relaties toevoegen en tabel- en kolomeigenschappen instellen.
• Aangepaste formules toevoegen met Data Analysis Expressions (DAX).
• Gegevens aggregeren in hiërarchische weergaven.
• Maak draaitabelrapporten die gegevens verzamelen en presenteren vanuit verschillende perspectieven.

Gebruikmaken van Power Query en Power Pivot samen biedt een aantal voordelen:

• De gegevenslaag kan eenvoudig worden vernieuwd zonder dat u de stappen voor transformatie en opschonen van gegevens handmatig hoeft te herhalen (Power Query doet dat voor u). Als u gegevens nodig hebt die niet in de gegevenslaag voorkomen, kunt u eenvoudig uw Power Query-query's bewerken om nieuwe gegevens in te voeren en de analyselaag niet te verstoren.
• Elke extra analyse kan gemakkelijk worden gemaakt door extra draaitabellen te starten vanuit het Power Query-model.

Kort gezegd: met de een-twee-combinatie van Power Query en Power Pivot kunt u robuuste rapportagemodellen maken die flexibel, schaalbaar en eenvoudig te onderhouden zijn.