Met Advanced Filtering in Excel 2007 - dummies

U kunt complexe filtercriteria opgeven in Excel 2007 en een specifiek gedeelte van uw werkblad aanwijzen om uw criteria te beheren bij het filteren van tabelgegevens met behulp van geavanceerde filtermethoden. Volg deze stappen om geavanceerde filtering te gebruiken:

1Zorg ervoor dat AutoFilter is uitgeschakeld (klik indien nodig op de knop Filter op het tabblad Gegevens).

Er is niets "automatisch" aan geavanceerde filtering.

2Selecteer de eerste vier rijen van het werkblad.

Hier plaatst u het criteriabereik.

3Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde rijen en kies Invoegen.

Uw tabel gaat vier rijen omlaag en u krijgt vier lege rijen om mee te werken.

4Selecteer de kopregel in de tabel en klik op de knop Kopiëren op het tabblad Start.

Er verschijnt een selectiekader rond het gekopieerde gebied.

5Klik op cel A1 en klik vervolgens op de knop Plakken op het tabblad Start.

Hiermee kopieert u de koptekstrij van uw tabel naar de eerste lege rij in het werkblad. U hebt nu een criteriumbereik klaar om filterselecties in te voeren.

6Voer in de eerste lege rij van het criteriabereik de gegevens in die u wilt matchen.

Als u bijvoorbeeld vermeldingen voor de staat Indiana wilt vinden, typt u IN rechtstreeks onder de kop 'Staat'.

7Voer eventuele aanvullende filtercriteria in.

Als u wilt dat Excel gegevens vindt die aan meer dan één beperking voldoen, voert u de gewenste aanvullende criteria in een ander veld in de rij met de eerste criteria in. Dit wordt een EN-filter genoemd. Als u wilt dat Excel gegevens vindt die aan minstens één van de criteria voldoen (een OR-filter), voert u de filtergegevens in op de tweede rij van het criteriabereik.

8Klik op een cel in het hoofdgedeelte van de tabel.

U moet geen van uw filtercriteria geselecteerd hebben voordat u met de volgende stap begint.

9Klik op de knop Geavanceerd in de groep Sorteren en filteren van het tabblad Gegevens.

Excel geeft het dialoogvenster Geavanceerd filter weer.

10Selecteer de optie Filter de lijst, in de plaats in het gedeelte Actie.

Als u wilt dat de filterresultaten op een andere locatie in het huidige werkblad verschijnen, selecteert u Kopiëren naar een andere locatie (en geeft u vervolgens de locatie op in het tekstvak Kopiëren naar).

11Controleer het tabelbereik in het vak Lijstbereik.

Zorg ervoor dat Excel de volledige tabel herkent.

12Specificeer het criteriumbereik, inclusief de koprij, maar geen lege rijen.

U kunt het afstandsadres typen of slepen, te beginnen bij cel A1, om het bereik in het werkblad te selecteren. Zorg ervoor dat u alleen de rijen opgeeft die filterinformatie bevatten. Als u lege rijen in uw criteriabereik opneemt, neemt Excel ze mee in het filterproces.Het effect is dat geen gegevens worden uitgefilterd, dus alle records worden geretourneerd.

13Klik op OK om de zoekresultaten weer te geven.

De records die niet voldoen aan de criteria zijn verborgen.

14Wanneer u klaar bent om alle gegevensrecords opnieuw te bekijken, klikt u op de knop Wissen op het tabblad Gegevens.

Alle verborgen records verschijnen opnieuw.