Outlook 2003 gebruiken om klantgeschiedenis bij te houden - dummies

Sommige verkopers zijn niet altijd georganiseerd en besteden soms veel tijd aan het zoeken naar een voorstel of proberen de datum en het onderwerp van het laatste telefoongesprek te onthouden. BCM), kunt u al uw acties koppelen aan een bepaalde klant en toegang krijgen tot alle informatie uit de record Contactpersoon (BCM-versie 2. 0 is een gratis invoegtoepassing voor Outlook 2003 in de Office Professional- en Small Business-edities.) >

Op de pagina Outlook Contacts Activities kunt u alle acties zien die betrekking hebben op een contact. U kunt elk document, taak, afspraak of vergaderlogboek aan uw klanten koppelen en ze met één klik lezen Zo ziet u het volgende:

1. Open uw klantcontact en kies Acties, Koppeling, Bestand.

Het dialoogvenster Choose A File wordt geopend.

2. Selecteer uw bestand, zoals Mary's Proposal 321. > 3. Klik op OK.

Het voorstelbestand is gekoppeld aan Mary's Contact record.

Naast het koppelen van externe bestanden en documenten aan u r contacten, kunt u ook Outlook-afspraken, Taken, telefoonboekjournaalingangen en e-mails (zowel verzonden als ontvangen) koppelen en ze vervolgens in een enkele lijst lezen.

1. Als uw klantcontact open is, kiest u Acties, Link, Bestand.

Het vak Link Items To Contacts verschijnt.

2. Selecteer een map, zoals Taken.

3. Selecteer een taak in de lijst Takenlijst.

4. Klik op Toepassen.

Het artikel is gekoppeld aan uw klantcontact.

Koppelingen naar uw contacten automatiseren

Koppel elk item handmatig aan uw contactpersoon is vervelend en kan mogelijk honderden wekelijkse acties toevoegen aan uw werk, waardoor u meer dan uw geduld verliest. U kunt vergeten items te linken of e-mails, taken en afspraken met betrekking tot uw klanten uit het oog verliezen. Gelukkig kan Outlook de items met betrekking tot uw contact automatisch op de volgende manier koppelen:

1. Kies Tools, Opties.

Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2. Klik op Journaalopties.

Het dialoogvenster Logboekopties wordt weergegeven.

3. Selecteer de items die moeten worden gekoppeld in de keuzelijst Deze items automatisch opnemen, inclusief vergaderingen van e-mailberichten, taken en andere acties.

4. Selecteer de contactpersonen die moeten worden gekoppeld in de keuzelijst Voor deze contactpersonen.

5. Selecteer in het vakje Dubbelklikken in een journaalboeking de optie Open het item waarnaar wordt verwezen door de journaalboeking.

Het dagboek heeft een bredere toepassing dan eenvoudigweg het koppelen van Outlook-items aan een contactpersoon. Het journaal kan ook de tijd meten die u aan een document besteedt of uw documenten in een tijdlijndiagram presenteren, waarbij elke dag wordt getoond op de datum waarop het werd gebruikt.

6. Klik OK.

Alle Outlook-items met betrekking tot uw contacten zijn nu gekoppeld.

Uw klantgeschiedenis lezen

Het zoeken naar klantbestanden in de mappen van uw computer kan vervelend zijn. U kunt één Word-document opslaan op één plaats, een Excel-spreadsheet in een andere, en de datum van uw laatste vergadering in de Agenda. U kunt echter al deze informatie voor u organiseren door slechts één pagina te openen, wat betekent dat u geen tijd hoeft te verliezen om naar de informatie te zoeken.

Ga als volgt te werk om uw klantgeschiedenis te lezen:

1. Klik met het contact open op het tabblad Activiteiten.

De pagina Activiteiten wordt weergegeven. Wanneer de keuzelijst Toon alle items weergeeft, worden al uw activiteiten met betrekking tot de open contactpersoon weergegeven.

2. Klik op een item in de lijst om het gekoppelde document of Outlook-item te openen.

De informatie wordt weergegeven zonder dat u ernaar hoeft te zoeken.