Outlook 2002 biedt u de mogelijkheid om groepen in te stellen, zodat u alle schema's van de groepsleden kunt bekijken met slechts een paar klikken van de knop. muis. U kunt bijvoorbeeld een groep instellen met alle leden van uw projectteam; Als u regelmatig vergaderingen met het hele team plant, kunt u snel al die schema's bekijken om een vergadertijd te vinden wanneer ze allemaal beschikbaar zijn. Nooit meer de namen van teamleden individueel intypen om hun planningen te krijgen. En hoef niet meer de naam van elk teamlid te onthouden - en onvermijdelijk iemand van de lijst te laten!
Om volledig gebruik te maken van Groepsschema's, moeten de agenda's van alle groepsleden beschikbaar zijn voor openbare weergave. Neem contact op met de informatiesysteemgoeroe van uw organisatie om te zien of u toegang hebt tot planningen.
Volg deze stappen om alle schema's van een groep te bekijken:
1. Roep uw Outlook 2002-agenda op.
2. Kies Acties en bekijk Groepsschema's. Het dialoogvenster Groepsschema's wordt weergegeven, met een lijst van alle groepen die u hebt gemaakt.
Als u nog geen groepen hebt gemaakt, kunt u op Nieuw klikken om dit te doen. Of u kunt oude groepen uit uw lijst verwijderen.
3. Dubbelklik op de groep die u wilt bekijken of markeer de groep en klik op Openen.
Er verschijnt een schemavenster met alle schema's voor de groepsleden. U kunt leden van de groep toevoegen en verwijderen.
4. Klik op Opslaan en sluiten om eventuele wijzigingen in de groep op te slaan.
U kunt zelfs vergaderingen plannen vanuit het groepsschema. Markeer een moment waarop iedereen beschikbaar is en klik op Vergadering maken en kies Maak vergadering voor iedereen. Er verschijnt een nieuw afspraakvenster met alle namen van de groepsleden in het veld Aan. Wijzig desgewenst het onderwerp en voeg een bericht toe en klik vervolgens op Verzenden om iedereen in de groep uit te nodigen voor uw vergadering.
