Video: adressenlijst / distributielijst/groep contactpersonen/ groepsmail/ mailgroep maken in outlook 2016 2024
Contact te vinden lijsten kunnen vrij lang na een tijdje worden; je kunt gemakkelijk een paar duizend contacten verzamelen over een paar jaar. Een lijst sorteren die lang betekent dat als je op zoek bent naar dingen die beginnen met de letter M, bijvoorbeeld, je ongeveer drie meter onder de onderkant van je beeldscherm moet gaan om dat contact te vinden, ongeacht Wat doe je.
Groepen zijn het antwoord (nee, u hoeft zich niet aan te melden voor Outlook Anoniem). Outlook biedt u al verschillende voorgedefinieerde lijsten die gebruikmaken van groeperen.
U kunt verschillende soorten weergaven gebruiken in Outlook:
- Gesorteerde lijst: Deze weergave lijkt op een stapel speelkaarten die in numerieke volgorde zijn opgesteld, te beginnen met de deuces en vervolgens de drieën, dan vieren, enzovoort, omhoog door de beeldkaarten.
- Gegroepeerde weergave: Deze weergave is als het zien van de kaarten die met alle harten in één rij zijn gerangschikt, vervolgens alle schoppen, dan de ruiten en vervolgens de klaveren.
- Andere weergaven: Outlook heeft ook verschillende andere weergavetypes die niet van toepassing zijn op contactpersonen, zoals tijdlijn en adreskaarten.
U kunt items van soortgelijke typen verzamelen in groepen die handig zijn voor taken zoals het vinden van alle mensen op uw lijst die voor een bepaald bedrijf werken wanneer u felicitaties wilt sturen voor een nieuw bedrijf. Omdat Outlook-gebruikers groepen zo vaak per bedrijf vinden, is de weergave Per bedrijf ingesteld als een vooraf gedefinieerde weergave in Outlook.
Ga als volgt te werk om de weergave Op bedrijf te gebruiken:
1. Klik op de knop Contactpersonen in het navigatiedeelvenster.
De module Contactpersonen wordt geopend en de huidige weergave wordt weergegeven.
2. Kies de weergave Per bedrijf in de lijst in het navigatiedeelvenster.
Elke grijze balk met het label Bedrijf: (bedrijfsnaam) heeft een klein vakje aan de linkerkant met een plus- of minteken erop. Klik op een plusteken om extra namen onder de kop van het bedrijf te zien; een minteken geeft aan dat er geen items meer beschikbaar zijn.
3. Klik op het pluspictogram om de vermeldingen voor het bedrijf in de grijze balk te zien.
Dit groeperingsitem wordt erg handig als je categorieën aan je contactpersonen toewijst terwijl je items maakt. Als je slim bent over hoe je categorieën gebruikt en aanpast die passen bij het werk dat je doet, kun je groeperen op categorie een enorme tijdrovend vinden.
Als de vooraf gedefinieerde groepsweergaven niet aan uw behoeften voldoen, kunt u items groeperen op basis van vrijwel alles wat u wilt, ervan uitgaande dat u de gegevens hebt ingevoerd.
Ga als volgt te werk om de weergave Per categorie te bekijken:
1. Klik op de knop Contactpersonen in het navigatiedeelvenster.
De weergave Contactpersonen wordt weergegeven.
2. Kies de weergave Per categorie in de lijst in het navigatiedeelvenster.
Elke grijze balk heeft een pictogram aan de linkerkant met een plus of een min gevolgd door Categorie: (naam van Categorie). Een minteken geeft aan dat er geen items zijn verborgen onder die categoriekop; een plus betekent dat er meer items beschikbaar zijn.
3. Klik op een plusteken om meer vermeldingen weer te geven voor de categorie die op de grijze balk staat.
Groeperen is een goede manier om alle Outlook-items, met name contacten, te beheren. Nadat u het gebruik van groepen onder de knie hebt, kunt u veel tijd besparen wanneer u dingen probeert te vinden.
