Wat is SharePoint? - dummies

SharePoint de belangrijkste samenwerkende serveromgeving van Microsoft, die tools biedt voor het delen van documenten en gegevens tussen verschillende organisaties binnen het bedrijfsnetwerk. Door het gebruik van SharePoint op een bedrijfsnetwerk als een reeks intranetsites, laat SharePoint verschillende afdelingen hun eigen beveiliging, werkgroepen, documenten en gegevens beheren.

Zoals met elke andere website is een SharePoint-site - of een afzonderlijke pagina binnen de site - toegankelijk via een URL die de gebruiker kan openen met een standaard webbrowser.

SharePoint wordt meestal gebruikt voor het opslaan van versie-gecontroleerde documenten, zoals Word-documenten en Excel-werkbladen. In veel omgevingen wordt e-mail gebruikt voor het heen en weer verzenden van documenten tussen gebruikers. Het potentieel voor het combineren van verschillende versies van hetzelfde document is aanzienlijk. Bovendien kost het opslaan van meerdere kopieën van hetzelfde document veel schijfruimte. Omdat SharePoint één enkele bron biedt voor het opslaan, bekijken en bijwerken van documenten, zijn veel van deze problemen geëlimineerd.

En omdat SharePoint praktisch elk type document verwerkt, wordt het vaak gebruikt voor het consolideren en opslaan van verschillende soorten documentatie (bijvoorbeeld projecttekeningen, video's, schema's, foto's en werkmappen) die vereist voor grote projecten waar meerdere teams moeten samenwerken.

Microsoft koos SharePoint als het platform voor Excel-publicatie vanwege de belangrijke functies die in SharePoint zijn ingebouwd, waaronder deze:

• Beveiliging: SharePoint ondersteunt gebruikers en groepen gebruikers. Aan gebruikers en groepen kan toegang tot verschillende delen van een SharePoint-website worden verleend of geweigerd en aan aangewezen gebruikers kan toestemming worden verleend om de site toe te voegen, te verwijderen of aan te passen.
• Versiebeheer: SharePoint onderhoudt automatisch een versiegeschiedenis van objecten en gegevens. Wijzigingen kunnen op vrijwel elk gewenst moment worden teruggedraaid naar een eerdere staat. De mogelijkheid om wijzigingen terug te draaien kan worden toegekend aan individuele gebruikers en DBA-ondersteuning is niet vereist.
• Prullenbak: Verwijderde gegevens en objecten worden bewaard in een "prullenbak", zodat ze indien nodig kunnen worden hersteld. SharePoint ondersteunt een Undo-functie voor zijn gegevens.
• Waarschuwingen: Gebruikers en groepen kunnen per e-mail worden gewaarschuwd wanneer een specifiek document in SharePoint wordt toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Wanneer de juiste machtigingen worden verleend, kunnen gebruikers hun eigen meldingen beheren.
• Onderhoud door eindgebruikers: SharePoint-sites zijn bedoeld voor onderhoud door hun gebruikers, zonder tussenkomst van IT-afdelingen.Hoewel SharePoint-pagina's niet zo flexibel zijn als gewone webpagina's, kan een SharePoint-ontwikkelaar functies van pagina's toevoegen of verwijderen; lettertypen, kopjes, kleuren en andere kenmerken van pagina's wijzigen; maak subsites en lijsten aan; en voer vele andere onderhouds- en uitbreidingswerkzaamheden uit.
• Andere kenmerken: Elke SharePoint-site bevat een aantal functies, zoals een agenda, een takenlijst en aankondigingen die gebruikers kunnen uitzetten of verwijderen.

De meeste IT-organisaties hebben al een SharePoint-omgeving geïmplementeerd, dus uw organisatie heeft SharePoint waarschijnlijk al op zijn netwerk uitgevoerd. Geen enkele gebruiker kan eenvoudigweg een SharePoint-site starten. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van SharePoint, neemt u contact op met uw IT-afdeling om te informeren naar toegang tot een SharePoint-site.