Wat u moet weten over fouten bij financiële modellering in Excel - dummies

De mogelijkheid van fouten in een financieel model is het belangrijkste ding dat een financieel modeler 's nachts wakker houdt. Als modelbouwer moet u een gezond respect hebben voor spreadsheets en hun gevoeligheid voor fouten.

Stel je voor dat je aan een spannend nieuw project werkt. U hebt een financieel model verstrekt dat wordt gebruikt voor een project of een sleutelfunctie van uw bedrijf. Dat ziet er fantastisch uit. Mensen worden ontslagen; er wordt geld uitgegeven. Maar weken of maanden in het project, de cijfers vallen plotseling niet op. Waarom is het project tot dusver over het budget gegaan?

Bij beoordeling beseft u opeens dat er een fout is opgetreden in uw oorspronkelijke berekeningen. Yikes! Uw geloofwaardigheid en vertrouwen in uw werk worden in vraag gesteld, wat leidt tot enkele ongemakkelijke momenten tijdens vergaderingen (om nog maar te zwijgen van, bezorgdheid over uw toekomst bij het bedrijf).

De European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) heeft een goed georganiseerd jaarlijks congres om de nieuwste onderzoeken en bevindingen over dit onderwerp te presenteren. Er zijn veel goed gedocumenteerde gevallen van spraakmakende Excel-modelblunders. Sommige hiervan zijn gedocumenteerd door EuSpRiG. Gezien de terughoudendheid van de meeste bedrijven om over hun fouten te praten, hebben het aantal en de frequentie van de verhalen die door EuSpRiG zijn gedocumenteerd veel mensen doen geloven dat fouten in spreadsheets in de meeste organisaties een regelmatig verschijnsel zijn.

Welke vorm kunnen deze fouten aannemen? In het algemeen kunnen modelleringsfouten worden gegroepeerd in drie brede categorieën: formulefouten, veronderstellingen of invoerfouten en logische fouten.

Formufouten in uw financiële model

Formulefouten zijn de gemakkelijkste fouten die gemaakt en relatief gemakkelijk te herkennen zijn, maar ze zijn vreselijk gênant wanneer ze worden ontdekt. Dit soort "mechanische" fouten zijn ook het gemakkelijkst te vermijden door zelfcontrole en correctie.

Een veelvoorkomende formulefout is simpelweg het oppakken van de verkeerde cel in de formule - bijvoorbeeld koppelen aan cel B98, die 6 bevat, in plaats van cel B97, die 0 bevat. 6. Deze fout aanvankelijk lijkt misschien vrij onbeduidend, maar laten we zeggen dat uw initiële investering $ 100.000 was. Door uw modellering gaat u na dat er een winstmarge van 60 procent is, maar vanwege deze fout voorspelt u $ 600, 000 winst in plaats van $ 60, 000. Oeps !

Aannames of invoerfouten in uw financieel model

De formules van uw model kunnen perfect worden berekend, maar veronderstellingen in financiële modellen zijn een tekstvoorbeeld van 'vuilnis in, vuilnis buiten. "Als de veronderstellingen die u als invoer hebt gebruikt onjuist zijn, is het model ook onjuist.

Als het gaat om invoerfouten, zijn er twee hoofdtypen om te overwegen:

• Gegevensinvoer: Er kunnen gemakkelijk gegevensinvoerfouten optreden als u de operationele kosten bijwerkt, bijvoorbeeld een week tot week basis. Als deze kosten niet regelmatig worden gekoppeld of regelmatig worden vernieuwd, kunt u een onvolledig of onjuist beeld krijgen van het proces. Soms kan het koppelen van deze informatie aan een afzonderlijk, automatisch gegenereerd bestand en het gebruik van enkele nieuwe moderne Excel-hulpmiddelen zoals Get & Transform (voorheen Power Query) dit proces automatiseren en versnellen. Zorg er ook voor dat u bevestigt wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de spreadsheet en zorg ervoor dat wijzigingen aan het proces of updateschema geen invloed hebben op uw model.
• Gebruikersinvoer: Gebruikersinvoerfouten komen vaker voor als u minder bekend bent met het product of project dat u aan het modelleren bent. Als het bijvoorbeeld gaat om de salariskosten van een programma, kunt u de voordelen die een werknemer ontvangt, berekenen en aannemen dat het 5 procent van haar salaris is, wat een vrij standaard veronderstelling is. Omdat u nieuw bent in de organisatie, kunt u echter geen rekening houden met andere factoren die van invloed zijn op de voordelen van de werknemer, zoals een verhoging van de kosten voor het leveren van het tandheelkundige en medische programma waar het bedrijf trots op is. Plots drijft dit de kosten op 12. 5 procent van het salaris, waardoor alle personeelskosten die u zo zorgvuldig hebt berekend volledig worden uitgeblazen.

Als u aannames maakt, moet u ze opnemen, in overweging nemen en ze zorgvuldig in uw model opnemen. Het is ook een goed idee om deze input te bevestigen bij de belangrijkste stakeholders.

Het oude gezegde "Te veel koks bederven de bouillon" is zeker van toepassing op gebouw een financieel model. Tenzij u een strikte, samenwerkende reeks standaarden hebt die ervoor zorgen dat het model wordt aangelegd en aannames consistent worden ingevoerd, bereikt u het beste resultaat door slechts één modelmaker in dienst te hebben om het model te bouwen.

Als het gaat om met het model, moet iedereen echter een goed gebouwd model kunnen gebruiken. Als u zich zorgen maakt over mensen die uw berekeningen verkeerd uitvoeren of onjuiste invoer invoeren, moet u ervoor zorgen dat uw instructies en documentatie uitleggen hoe u het model moet gebruiken. Pas ook gegevensvalidaties of celbeveiliging toe op het model om de wijzigingen die de gebruiker kan aanbrengen te beperken.

Logische fouten in uw financiële model

Fouten in de logica van het model zijn waarschijnlijk het moeilijkst te herkennen, omdat u de aannames, inputs en formules allemaal perfect kunt laten werken, maar de logica en methodologie - de manier waarop het model werkt is gebouwd - kan nog steeds onjuist zijn. Je moet de logica vastleggen en ervoor zorgen dat de aanpak van de bouwer duidelijk is. Anders, als u de sleutelpersoon verliest die het model heeft gebouwd, kan verwarring ontstaan.

Dit model toont bijvoorbeeld het percentage van de geleende beleggersfondsen. Het percentage is berekend door de investeringsbalans (de huidige investering plus de nieuwe investering) te delen door het portefeuillesaldo (de huidige leningen plus de nieuwe leningen minus de leningen zijn verlopen).

Berekening van de verhoudingen tussen beleggingsportefeuilles.

Wacht even. Berekent u het op basis van het aantal geschreven leningen of het cumulatieve saldo? U kunt zien hoe de manier waarop de ratio is berekend verwarring kan veroorzaken voor degenen die niet bekend zijn met dit model. Het is belangrijk om te documenteren hoe u het berekent. U kunt maandelijkse bedragen ook gemakkelijk verwarren met het cumulatieve saldo; je kunt zien dat dit duidelijk gedocumenteerd is in kolom B.