Werken met distributielijsten in Outlook - dummies

U kunt een distributielijst maken in uw module met Outlook-contactpersonen die de naam van meer dan één persoon voor die keren dat u tegelijkertijd een bericht naar meerdere mensen stuurt. U kunt ook categorieën aan uw distributielijsten toewijzen (net zoals u dat met individuele contactpersonen kunt doen) en u kunt een distributielijst als bijlage bij een e-mailbericht aan andere mensen sturen zodat ze dezelfde lijst kunnen gebruiken die u doet als ze zijn ook met behulp van Outlook.

Een distributielijst maken

Een distributielijst maken is eenvoudig een naam maken voor uw lijst en kiezen uit de verzameling namen die u op uw systeem hebt opgeslagen. Een distributielijst houdt geen rekening met telefoonnummers en postadressen, alleen e-mailadressen.

Ga als volgt te werk om een ​​distributielijst in uw module Contactpersonen te maken:

1. Kies Bestand -> Nieuw -> Distributielijst (of druk op Ctrl + Shift + L).

Het dialoogvenster Distributielijst verschijnt.

2. Typ de naam die u aan uw distributielijst wilt toewijzen.

De naam die u typt, wordt weergegeven in het tekstvak Naam.

3. Klik op de knop Leden selecteren.

Het dialoogvenster Leden selecteren wordt weergegeven, met een lijst met beschikbare namen aan de linkerkant en een leeg vak aan de rechterkant.

4. Dubbelklik op de naam van elke persoon die u aan uw distributielijst wilt toevoegen.

Elke naam die u dubbelklikt, wordt weergegeven in de kolom Toevoegen aan distributielijst aan de rechterkant van het dialoogvenster.

5. Wanneer u klaar bent met het kiezen van namen, klikt u op OK.

Het dialoogvenster Leden selecteren wordt gesloten.

6. Klik op Opslaan en sluiten (of druk op Alt + S).

Het dialoogvenster Distributielijst wordt gesloten en uw distributielijst wordt weergegeven in uw lijst met contacten.

Wanneer u een distributielijst maakt, kunt u ook de e-mailadressen opnemen van mensen die niet zijn opgenomen in uw lijst met contactpersonen of een van uw andere Outlook-adresboeken. Om een ​​dergelijke buitenstaander toe te voegen aan uw distributielijst, klikt u in stap 4 hierboven op Nieuwe toevoegen (in plaats van Selecteer leden). Voer de naam en het e-mailadres in van de persoon die u wilt toevoegen in het dialoogvenster Nieuwe leden toevoegen, klik op OK en volg de rest van de stappen op precies dezelfde manier.

Een distributielijst bewerken

Mensen komen en mensen gaan in distributielijsten, net als overal elders. Gelukkig kun je de lijsten bewerken. Klik gewoon op het pictogram Contactpersonen in het navigatiedeelvenster en dubbelklik op de naam van een van uw distributielijsten (de vermeldingen met een tweekoppig pictogram rechts van hun namen).Wanneer u een vermelding in de distributielijst opent, ziet u hetzelfde scherm dat u zag toen u de lijst voor het eerst maakte. Hier hebt u enkele handige opties:

• Een lid van de lijst verwijderen: Klik op die naam en klik op de knop Verwijderen.
• Om een ​​nieuw lid te selecteren uit de namen die al in uw lijst met contactpersonen of in de lijst met algemene adressen staan: Klik op Leden selecteren en volg dezelfde routine die u gebruikt wanneer u een lijst maakt.
• Om een ​​persoon toe te voegen waarvan het e-mailadres niet in uw adresboeken staat: Klik op de knop Nieuw toevoegen, vul de naam en het e-mailadres van de persoon in en klik op OK.

Een distributielijst gebruiken

Distributielijsten worden weergegeven als items in uw lijst met contactpersonen, samen met de namen van mensen. Dus (zoals u waarschijnlijk kunt raden), kunt u een distributielijst gebruiken om een ​​e-mailbericht te adresseren, net als met andere contact. Zo ziet u het volgende:

• U kunt de kaart voor een distributielijst naar uw postvak IN slepen om een ​​nieuw e-mailbericht in die lijst te maken.
• U kunt de naam van de distributielijst typen in de regel Aan: van een e-mailbericht en op de knop Namen controleren klikken in de werkbalk.

Wanneer Outlook een onderstreping toevoegt aan de naam in het vak Aan: u weet dat uw bericht naar de personen op uw distributielijst gaat.