Video: Delen en samenwerken in bestanden m.b.v. Microsoft OneDrive 2024
Voordat u uw Excel 2016-werkmap kunt delen, moet u een kopie ervan opslaan in een map op uw OneDrive. De eenvoudigste manier om dit te doen is om eerst de werkmap te openen om te delen in Excel en klik op de knop Delen die aan de rechterkant van het lint verschijnt.
Excel opent vervolgens een taakvenster Delen in uw werkblad met een knop Opslaan in Cloud. Klik op de knop Opslaan naar wolk om Excel het venster Opslaan als in de Backstage-weergave te openen, waar u de werkmap kunt opslaan in een map op uw OneDrive.
Nadat u de werkmap op uw OneDrive hebt opgeslagen, keert Excel u terug naar de werkbladweergave met een bijgewerkt taakvenster Delen zoals hier wordt weergegeven.
U kunt de opties bekijken om de werkmap te delen door de volgende stappen uit te voeren:
-
Klik op het tekstvak Mensen uitnodigen in het taakvenster Delen en begin met het typen van het e-mailadres van de eerste persoon met wie u de werkmap wilt delen.
Terwijl u typt, komt Excel overeen met de letters met de namen en e-mailadressen die in uw adresboek zijn ingevoerd. Wanneer het mogelijke overeenkomsten vindt, worden ze weergegeven in een vervolgkeuzemenu en kunt u het e-mailadres van de persoon selecteren door op zijn of haar naam in de lijst te klikken. Als u e-mailadressen in uw adreslijst wilt zoeken en deze aan dit tekstvak wilt toevoegen, klikt u op de knop Zoeken in adresboek voor contactpersonen (direct rechts van de keuzelijst Personen uitnodigen) en gebruikt u vervolgens de opties in het adresboek: Globaal Adreslijst dialoogvenster. Als u de werkmap met meerdere mensen wilt delen, typt u een puntkomma (;) achter elk e-mailadres dat u aan dit tekstvak toevoegt.
(Optioneel) Klik op de knop Kan bewerken en klik vervolgens op de optie Kan bekijken in het menu om te voorkomen dat de personen die u uitnodigt, wijzigingen aanbrengen aan de werkmap die u deelt.
Excel 2016 staat standaard toe dat de mensen met wie u uw werkmappen deelt bewerkingswijzigingen aanbrengt in de werkmap die automatisch worden opgeslagen op uw OneDrive. Als u uw ontvangers wilt beperken tot het bekijken van de gegevens zonder wijzigingen aan te brengen, moet u de optie Can Edit vervangen door Can View voordat u de werkmap deelt.
-
(Optioneel) Klik op het bericht Een persoonlijk bericht opnemen met het tekstvak Uitnodiging en typ een persoonlijk bericht dat u wilt opnemen als onderdeel van de e-mail met de algemene uitnodiging om het bestand te delen.
Standaard maakt Excel een generieke uitnodiging.
-
Klik op de knop Delen.
Zodra u op de knop Delen klikt, e-mailt Excel de uitnodiging om de werkmap te delen met elk van de ontvangers die zijn ingevoerd in het tekstvak Uitnodigen.Het programma voegt ook hun e-mailadressen en de bewerkingsstatus van elke ontvanger (Kan bewerken of Kan bekijken) onderaan het taakvenster Delen toe.
Alle mensen met wie u een werkmap deelt, ontvangen een e-mailbericht met een hyperlink naar de werkmap op uw OneDrive. Wanneer ze deze koppeling volgen, wordt een kopie van de werkmap geopend op een nieuwe pagina in hun standaardwebbrowser met behulp van de Excel Online-webapp (als de web-app niet compatibel is met het type browser dat wordt gebruikt op hun apparaat, opent de browser deze met de webviewer). Als u de gebruiker toestemming hebt gegeven om het bestand te bewerken, bevat de web-app de knop Werkmap bewerken.
Wanneer gebruikers in Excel Online op deze knop klikken, kunnen ze kiezen tussen een bewerking in Excel en Bewerken in Excel Online in het vervolgkeuzemenu. Wanneer ze Bewerken selecteren in Excel, wordt de werkmap gedownload en geopend in deze versie van Excel. Wanneer ze Bewerken selecteren in Excel Online, opent de browser de werkmap in een nieuwe versie van Excel Online, die een knop Bestand en de tabbladen Thuis, Invoegen, Gegevens, Beoordeling en Weergave bevat met een beperktere set opdrachtopties dan Excel 2016 die kan worden gebruikt om de nodige wijzigingen aan te brengen (die automatisch worden opgeslagen in de werkmap op de OneDrive).
U kunt ook een werkmap delen die eerder op uw OneDrive is opgeslagen. Open de werkmap in de OneDrive-map waarin deze is opgeslagen en klik vervolgens op de knop Delen op het lint.
In plaats van het verzenden van e-mailuitnodigingen naar individuele ontvangers met koppelingen naar de werkmappen die u op uw OneDrive wilt delen, kunt u hyperlinks naar deze werkbladen maken die u vervolgens beschikbaar kunt stellen aan alle personen die online bewerkings- of revisietoegang nodig hebben.
Als u een koppeling wilt maken naar een werkmap die is geopend in Excel 2016 en die is opgeslagen op uw OneDrive, klikt u op de koppeling Koppeling toevoegen onder in het taakvenster Delen. Wanneer u op deze koppeling klikt, wordt de tekstlink Bewerken en de koppeling Alleen tekst weergeven weergegeven in het taakvenster Delen.
Als u een alleen-weergave-koppeling wilt maken die online bewerken niet toestaat, klikt u op de knop Een alleen weergeven-koppeling maken Link tekstvak bewerken in het taakvenster Delen en geeft Excel een hyperlink weer in het tekstvak van de knop met een Kopieer knop verschijnt nu direct rechts van hem.
Als u een bewerkingslink wilt maken die online bewerken in plaats van een alleen-lezen-koppeling of als aanvulling daarop mogelijk maakt, klikt u op de knop Een bewerkingslink maken in het taakvenster Delen. Excel geeft vervolgens een hyperlink weer in het tekstvak van deze knop en een knop Kopiëren verschijnt nu onmiddellijk rechts van hem.
Nadat u een weergavelink of bewerkingslink voor uw werkmap in het taakvenster Delen hebt gemaakt, kunt u de hele hyperlink selecteren door eenvoudig op de knop Kopiëren te klikken die direct rechts van het tekstvak wordt weergegeven. Wanneer u dit doet, kopieert Excel de lange en complexe hyperlink naar het Office-klembord (Ctrl + C). Nadat u het naar het klembord hebt gekopieerd, kunt u het invoegen in een nieuw e-mailbericht (Ctrl + V) dat u verzendt naar alle mensen met wie u de Excel-werkmap wilt delen waarnaar het verwijst.
