Hoe werkbladen delen in Excel 2013 - dummies

Excel 2013 het eenvoudig om uw spreadsheets te delen met vertrouwde klanten en collega's. U kunt de opties op het scherm Delen in de weergave Backstage gebruiken om werkbladen per e-mail te verzenden of per chatbericht te verzenden naar anderen die toegang hebben tot Excel. Als Microsoft Lync online vergaderingssoftware op uw apparaat is geïnstalleerd, kunt u het werkblad presenteren aan de andere deelnemers als onderdeel van een Lync-vergadering.

En als u uw werkmapbestanden in de cloud op uw Windows Live SkyDrive bewaart, kunt u de werkbladen gemakkelijk delen door collega's en klanten uit te nodigen om ze in Excel op hun eigen apparaten te openen of, als ze hebben geen Excel in hun webbrowser met de Excel webapp.

Werkmappen delen via SkyDrive

Om Excel-werkmappen te delen die u op uw SkyDrive hebt opgeslagen, voert u de volgende stappen uit:

1. Open het werkmapbestand dat u wilt delen en kies vervolgens Bestand → Delen (Alt + FH).

   Excel opent het scherm Delen met de optie Mensen uitnodigen geselecteerd.

2. Klik op het tekstvak Namen van namen of e-mailadressen en begin vervolgens met het typen van het e-mailadres van de eerste persoon met wie u de werkmap wilt delen.

   Terwijl u typt, komt Excel overeen met de letters met de namen en e-mailadressen die in uw adresboek zijn ingevoerd. Wanneer er mogelijke overeenkomsten worden gevonden, worden deze weergegeven in een vervolgkeuzemenu en kunt u het e-mailadres van de persoon selecteren door op de naam in de lijst te klikken.

   Om e-mailadressen in uw adreslijst te vinden en ze aan dit tekstvak toe te voegen, klikt u op de knop Zoeken in adresboek voor contactpersonen. Als u de werkmap met meerdere mensen wilt delen, typt u een puntkomma (;) achter elk e-mailadres.

3. (Optioneel) Klik op de knop Kan bewerken en klik vervolgens op de optie Kan bekijken in het menu om te voorkomen dat de mensen die u uitnodigt wijzigingen aanbrengen in de werkmap die u deelt.

   Excel 2013 staat standaard toe dat de mensen met wie u uw werkmappen deelt bewerkingswijzigingen aanbrengen in de werkmap die automatisch worden opgeslagen op uw SkyDrive. Als u uw ontvangers wilt beperken tot het bekijken van de gegevens zonder wijzigingen aan te brengen, moet u de optie Can Edit vervangen door Can View voordat u de werkmap deelt.

4. (Optioneel) Klik op het bericht Een persoonlijk bericht opnemen met het tekstvak Uitnodiging en typ een persoonlijk bericht dat u wilt opnemen als onderdeel van de e-mail met de algemene uitnodiging om het bestand te delen.

   Standaard maakt Excel een generieke uitnodiging.

5. (Optioneel) Schakel het selectievakje Gebruikers moeten zich aanmelden voordat u documenten opent in als u wilt dat de personen waarmee u de werkmap deelt zich moeten aanmelden bij een Windows Live-account voordat ze de werkmap kunnen openen.

   Schakel dit selectievakje alleen in als u uw aanmeldingsgegevens aan de ontvanger (s) van de e-mailuitnodiging doorgeeft en deze inloggegevens niet geeft aan iemand die u niet gebruikt vertrouw volledig.

6. Klik op de knop Delen.

   Zodra u op de knop Delen klikt, verzendt Excel de uitnodiging per e-mail om de werkmap te delen met elk van de ontvangers die zijn ingevoerd in het tekstvak Typnamen of E-mailadressen. Het programma voegt ook hun e-mailadressen en de bewerkingsstatus van elke ontvanger toe in het gedeelte Gedeeld met onderaan het scherm Delen.

   

Alle mensen met wie u een werkmap deelt, ontvangen een e-mailbericht met een hyperlink naar de werkmap op uw SkyDrive. Wanneer ze deze link volgen, wordt een kopie van de werkmap geopend op een nieuwe pagina in hun standaardwebbrowser met behulp van de Excel-webapp.

Een deellink maken

In plaats van e-mailuitnodigingen te verzenden naar individuele ontvangers met koppelingen naar de werkmappen die u op uw SkyDrive wilt delen, kunt u hyperlinks naar deze werkbladen maken die u vervolgens beschikbaar kunt maken voor alle mensen die online moeten bewerken of toegang moeten beoordelen.

Om een ​​koppeling te maken naar een werkmap die is geopend in Excel 2013 en die is opgeslagen op uw SkyDrive, selecteert u de koppeling Koppeling delen op het scherm Delen in de weergave Backstage (Alt + FHL).

Als u een koppeling wilt maken die alleen zichtbaar is en niet kan worden bewerkt, klikt u op de knop Koppeling maken rechts van de optie Koppeling weergeven op het scherm Delen onder de kop Koppeling voor delen. Als u een bewerkingslink wilt maken die online bewerken in plaats van een alleen-lezen koppeling mogelijk maakt, klikt u op de knop Koppeling maken rechts van de koppeling Koppeling bewerken.

Excel geeft de lange en complexe hyperlink weer voor het delen van uw werkmap onder de koppeling Koppeling weergeven of Koppeling bewerken. Het programma geeft ook een lijst weer met alle mensen met wie u de werkmap al hebt gedeeld, waarin wordt aangegeven dat iedereen met een weergaverink de werkmap kan bekijken of met een bewerkkoppeling deze kan bewerken onder de kop Gedeelde koppelingen.

Links naar sociale netwerken plaatsen

In Excel 2013 kunt u nu een weergaverink plaatsen naar elke werkmap die op uw SkyDrive is opgeslagen en waarvan u de gegevens wilt delen met uw vrienden en volgers op een van de sociale netwerken.

Open hiervoor de werkmap die is opgeslagen op uw SkyDrive die u wilt delen. Selecteer vervolgens de optie Posten op sociale netwerken op het scherm Delen (Atl + FHN). Excel toont vervolgens de namen voorafgegaan door selectievakjes voor elk van de sociale netwerken waartoe u lid bent onder de kop Post to Social Networks aan de rechterkant van het scherm Delen.

U selecteert vervolgens het selectievakje voor elk sociaal netwerk waarnaar u een koppeling naar uw werkmap op uw pagina wilt plaatsen voor uw vrienden en volgers. Als u een bericht wilt toevoegen over het werkblad dat u deelt, geeft u dit hieronder op in het bericht Een persoonlijk bericht opnemen met het tekstvak Uitnodiging. Vervolgens klikt u op de knop Posten.