Gegevensvalidatie gebruiken om Excel-gegevens schoon te houden - dummies

Een bruikbare opdracht die betrekking heeft op dit bedrijf om uw Excel-gegevens schoon te houden, zijn de gegevens Validatie commando. Gebruik deze opdracht om te beschrijven welke informatie in een cel kan worden ingevoerd. Met deze opdracht kunt u ook berichten verzenden die informatie over de gegevensinvoer en foutberichten bevatten die proberen iemand te helpen bij het corrigeren van gegevensinvoerfouten.

Ga als volgt te werk om Gegevensvalidatie te gebruiken:

1Selecteer het werkbladbereik waar de te valideren gegevens zich zullen bevinden.

U kunt dit doen door uw muis te verslepen of door de navigatietoetsen te gebruiken.

2Kies de opdracht Gegevensvalidatie van het gegevenstabblad om Excel te laten weten dat u gegevensvalidatie wilt instellen voor het geselecteerde bereik.

Excel geeft het dialoogvenster Gegevensvalidatie weer.

3 Gebruik op het tabblad Instellingen van het dialoogvenster Gegevensvalidatie de tekstvakken Validatiecriteria om te beschrijven wat geldige gegevens zijn.

Gebruik keuzes uit de vervolgkeuzelijst Toestaan, bijvoorbeeld om aan te geven welke soorten informatie in het bereik kunnen gaan: hele getallen, kommagetallen, waarden uit de lijst, geldige datums, geldig tijden, tekst van een bepaalde lengte, enzovoort.

Gebruik keuzes uit de vervolgkeuzelijst Gegevens om uw validatiecriteria verder te definiëren. De vervolgkeuzelijst Gegevens biedt verschillende vergelijkingen die kunnen worden gemaakt als onderdeel van de validatie: tussen, niet tussen, gelijk aan, niet gelijk aan, groter dan, enzovoort.

Verfijn de validatiecriteria, indien nodig, met een van de beschikbare vervolgkeuzelijsten. Opmerking: De andere opties voor validatiecriteria hangen af ​​van wat u invoert in de keuzelijsten Toestaan ​​en Gegevens. Als u aangeeft dat u alleen hele getallen wilt toestaan ​​tussen een bepaald bereik van minimum- en maximumwaarden, biedt Excel Minimale en Maximale tekstvakken waarmee u het bereik kunt invoeren of definiëren.

Als u echter andere items selecteert in de vervolgkeuzelijst Toestaan ​​of Gegevens, ziet u andere tekstvakken op het tabblad Instellingen. Met andere woorden, Excel past het tabblad Instellingen aan, afhankelijk van het soort validatiecriteria dat u definieert.

4Beef de validatie aan.

Nadat u de validatiecriteria hebt beschreven, schakelt u het selectievakje Blanco negeren in of uit (wis) om aan te geven of lege cellen zijn toegestaan.

5Bezoek de uitbreiding van de gegevensvalidatie.

Schakel het selectievakje Deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen met dezelfde instellingen in om aan te geven of de validatiecriteria moeten worden uitgebreid naar andere vergelijkbare cellen.

Klik op de knop Alles wissen en Excel wist (verwijdert) de validatiecriteria.

6Gebruik een invoerbericht op het tabblad Invoerbericht van het dialoogvenster Gegevensvalidatie.

Op het tabblad Invoerbericht kunt u aangeven dat Excel een klein bericht weergeeft wanneer een cel met opgegeven gegevensvalidatie is geselecteerd. Als u het invoerbericht wilt maken, voert u een titel voor het bericht in het tekstvak Titel en berichttekst in het tekstvak Invoerbericht in. Zorg ervoor dat het selectievakje Input-bericht weergeven wanneer cel is geselecteerd is ingeschakeld.

7Zorg voor een foutmelding op het tabblad Foutwaarschuwing van het dialoogvenster Gegevensvalidatie.

U kunt ook een foutmelding geven die Excel weergeeft wanneer iemand ongeldige gegevens probeert in te voeren.

Als u een foutbericht wilt maken, moet u eerst controleren of het selectievakje Foutmelding bij foutmelding na ongeldige gegevens wordt weergegeven is ingeschakeld. Gebruik vervolgens de vervolgkeuzelijst Stijl om te selecteren wat Excel moet doen wanneer ongeldige gegevens worden aangetroffen: stop de gegevensinvoer voor de gebruiker zonder de onjuiste gegevensinvoer of geef eenvoudig een informatieve boodschap weer nadat de gegevens zijn ingevoerd.

8Zoals het maken van een invoerbericht, voer de titel van het foutbericht in het tekstvak Titel in. Voer vervolgens de volledige tekst van het foutbericht in het tekstvak Foutbericht in.

Benieuwd naar de opties in de vervolgkeuzelijst Stijl? De stijl van de foutwaarschuwing bepaalt welke opdrachtknoppen de foutmelding weergeeft wanneer iemand slechte gegevens probeert in te voeren. Als de foutstijl Stop is, worden in het foutbericht de opdrachtknoppen Opnieuw proberen en Annuleren weergegeven.

Als de foutstijl Waarschuwing is, worden in het foutbericht de opdrachtknoppen Ja, Nee en Annuleren weergegeven. Als de foutstijl Informatief is, worden in het vak Foutmelding de opdrachtknoppen OK en Annuleren weergegeven.