Video: Slimmer invoeren Excel 2024
De Flash Fill-functie van Excel 2016 biedt u de mogelijkheid om een deel van de gegevens in één kolom in te voeren van een werkbladtabel en voer alleen die gegevens in een nieuwe tabelkolom in met slechts een paar toetsaanslagen. De reeks met vermeldingen verschijnt in de nieuwe kolom, letterlijk in een flits (dus de naam, Flash Fill).
De tweede Excel 2016 detecteert een patroon in uw eerste gegevensitems, de rest van de vermeldingen in die reeks verschijnen onmiddellijk in lege cellen in rijen eronder, die u vervolgens kunt invoeren met een enkele toetsaanslag. En het mooie is dat dit allemaal gebeurt zonder dat u dit hoeft te doen elke formule construeert of kopieert.
De beste manier om Flash Fill te begrijpen is om het in actie te zien. In de volgende afbeelding ziet u een nieuwe gegevenstabel bestaande uit vier De cellen in de eerste kolom van deze tabel bevatten de volledige namen van clients (eerste, middelste en laatste), allemaal togethe r in een item. In de tweede, derde en vierde kolom moeten alleen de eerste, middelste en achternamen worden ingevuld (zodat bepaalde delen van de naam van de klant kunnen worden gebruikt in de begroetingen van formulier-e-mails en -brieven zoals in, "Hallo Keith" of "Geachte heer Harper,").
In plaats van handmatig de eerste, middelste of laatste namen in de respectieve kolommen in te voeren (of de volledige naam van de client uit kolom A te kopiëren en vervolgens de niet-benodigde onderdelen in de kolommen Voornaam, Tweede naam en Achternaam te bewerken)), kunt u Flash Fill gebruiken om snel en effectief het werk te doen. En hier doet u het zo:
-
Typ Keith in cel B2 en voltooi de invoer met de pijl-omlaag of de Enter-toets.
Wanneer u deze invoer voltooit met de pijl-omlaagtoets of de Enter-toets op uw toetsenbord, verplaatst Excel de celwijzer naar cel B3, waar u alleen de eerste letter van de volgende naam voor Flash Fill hoeft te typen om de foto te krijgen.
-
Typ in cel B3 alleen J, de eerste letter van de voornaam van de tweede client.
Flash Fill voert onmiddellijk een AutoFill-type manoeuvre uit door de rest van de voornaam van de tweede client, Jonas, als de tekst voor te stellen die in deze cel moet worden ingevoerd. Tegelijkertijd stelt Flash Fill voor om alle resterende voornamen van de volledige namen in kolom A in kolom B in te voeren.
-
De invoer van Jonas in cel B3 voltooien door op de Enter-toets of een pijltoets te drukken.
Op het moment dat u de gegevensinvoer in cel B3 voltooit, voert de kolom Voornaam uit: Excel voert tegelijkertijd alle andere voornamen in kolom B in (neem dat, Barry Allen)!
Als u deze naamtabel wilt aanvullen door de middelste en laatste namen in de kolommen C en D in te voeren, herhaalt u eenvoudigweg deze stappen in die kolommen. U voert de eerste middelste naam, Austen , van cel A2 in cel C2 in en typt vervolgens W in cel C3. Voltooi het item in cel C3 en de middelste naamvermeldingen in die kolom zijn klaar. Op dezelfde manier voert u de eerste achternaam in, Harper , uit cel A2 in cel D2 en typt u S in cel D3. Voltooi het item in cel D3 en de vermeldingen voor de laatste naam voor kolom D zijn klaar, voltooi de volledige gegevenstabel.
Houd er rekening mee dat Flash Fill perfect werkt bij het extraheren van delen van langere gegevens in een kolom, op voorwaarde dat alle vermeldingen hetzelfde patroon volgen en hetzelfde type scheidingsteken gebruiken (spaties, komma's, streepjes en dergelijke). In de afbeelding is bijvoorbeeld een anomalie in de volledige naam vermeldingen in cel A9, waarbij alleen de middelste initiaal met een punt wordt ingevoerd in plaats van de volledige middelste naam. In dit geval voert Flash Fill eenvoudig M in cel C9 in en moet u zijn invoer handmatig bewerken om de benodigde periode toe te voegen.