Hoe Flash-opvulling te gebruiken in Excel 2016 - dummies

Excel 2016's handige Flash Fill-functie geeft u de mogelijkheid om een ​​deel van de ingevoerde gegevens in één kolom van een werkbladtabel en voer alleen die gegevens in een nieuwe tabelkolom in met slechts een paar toetsaanslagen.

De reeks vermeldingen verschijnt in de nieuwe kolom, letterlijk in een flits (dus de naam Flash Fill ), het moment dat Excel een patroon in uw eerste gegevensinvoer detecteert waarmee het de gegevens kan bepalen die u wilt kopiëren. Het mooie is dat dit allemaal gebeurt zonder dat u een formule hoeft te maken of te kopiëren.

< ! --1 ->

De beste manier om Flash Fill te begrijpen is om het in actie te zien. De figuur bevat een nieuwe gegevenstabel bestaande uit vier kolommen.De eerste kolom bevat al de volledige namen van clients (eerst, midden en de laatste). De tweede, derde en vierde kolom moeten alleen de eerste, middelste en achternamen hebben die respectievelijk in de kolommen zijn ingevoerd (dus t bepaalde delen van de namen van de klanten kunnen worden gebruikt in de begroetingen van formulier-e-mails en -brieven als in, "Hallo Keith" of "Geachte heer Harper,").

Nieuwe gegevenstabel met volledige namen die moeten worden opgesplitst in afzonderlijke kolommen met Flash Fill.

In plaats van handmatig de eerste, middelste of laatste namen in de respectieve kolommen in te voeren (of de volledige naam van de client uit kolom A te kopiëren en vervolgens de onderdelen te bewerken die niet nodig zijn in de voornaam, de middelste voornaam en de achternaam kolommen), kunt u Flash Fill gebruiken om de taak snel en effectief uit te voeren. En hier doet u het zo:

1. Typ Keith in cel B2 en voltooi de invoer met de pijl-omlaagtoets of de Enter-toets.

   Wanneer u deze invoer voltooit met de pijl-omlaagtoets of de Enter-toets op uw toetsenbord, verplaatst Excel de celwijzer naar cel B3, waar u alleen de eerste letter van de volgende naam voor Flash Fill hoeft te typen om de foto te krijgen.

2. Typ in cel B3 alleen J, de eerste letter van Jonas, de voornaam van de tweede klant.

   Flash Fill voert onmiddellijk een AutoFill-type manoeuvre uit door de rest van de voornaam van de tweede client, Jonas, voor te stellen als de tekst die in deze cel moet worden ingevoerd. Tegelijkertijd stelt Flash Fill voor om alle resterende voornamen van de volledige namen in kolom A in kolom B in te voeren.

3. De invoer van Jonas in cel B3 voltooien door op de knop Enter te klikken of op een pijltoets te drukken.

   Op het moment dat u de gegevensinvoer in cel B3 voltooit, wordt de kolom Voornaam ingevuld: Excel voert tegelijkertijd alle andere voornamen in kolom B in!

Als u deze naamtabel wilt aanvullen door de middelste en laatste namen in de kolommen C en D in te voeren, herhaalt u eenvoudigweg deze stappen in die kolommen.U voert de eerste middelste naam, Austen, van cel A2 in cel C2 in en typt vervolgens W in cel C3. Voltooi het item in cel C3 en de middelste naamvermeldingen in die kolom zijn klaar. Op dezelfde manier typt u de eerste achternaam, Harper, van cel A2 in cel D2 en typt u S in cel D3. Voltooi het item in cel D3 en de vermeldingen voor de laatste naam voor kolom D zijn gereed, voltooi de volledige gegevenstabel.

Op mijn beurt vereiste het invullen van de gegevensinvoer in deze tabel Klantnaam dat ik in totaal 26 toetsaanslagen moest maken, waarvan 20 voor het typen van de eerste, middelste en achternaam van de eerste client, samen met de beginletters van de eerste, middelste en achternaam van de tweede client en de andere zes om deze invoer te voltooien. Als kolom A van deze tabel met klantnamen de volledige naam van honderden of zelfs duizenden clients bevat, zijn deze 26 toetsaanslagen onbeduidend in vergelijking met het aantal dat nodig is om handmatig hun voor-, midden- en achternaam in hun afzonderlijke voornaam in te voeren, De kolommen Middle Name en Last Name of zelfs om kopieën van de volledige namen in elk van deze kolommen te bewerken.

Houd er rekening mee dat Flash Fill perfect werkt bij het extraheren van delen van langere gegevens in een kolom, op voorwaarde dat alle items hetzelfde patroon volgen en hetzelfde type scheidingsteken gebruiken (spaties, komma's, streepjes en dergelijke). In de figuur is bijvoorbeeld een anomalie in de volledige naam vermeldingen in cel A9 waarbij alleen de middelste initiaal met een punt is ingevoerd in plaats van het midden in het midden. In dit geval voert Flash Fill eenvoudig M in cel C9 in, en u moet zijn invoer handmatig bewerken om de benodigde periode toe te voegen. Vergeet ook niet dat de bruikbaarheid van Flash Fill niet beperkt is tot alle tekstitems zoals in mijn voorbeeld tabel met clientnamen. Het kan ook delen van items extraheren die tekst en getallen combineren, zoals ID-nummers (AJ-1234, RW-8007, enzovoort).