Hoe QuickBooks 2010 te gebruiken om een ​​klant te factureren voor tijd - dummies

QuickBooks 2010 biedt twee methoden voor het bijhouden van de bestede tijd die u van plan bent om op een factuur als een artikel te factureren. Om uw factureerbare tijd te volgen, kunt u de wekelijkse urenstaat gebruiken, of u kunt tijd opnemen of afzonderlijke activiteiten registreren. Noch de tijdregistratiemethode is moeilijk.

Een wekelijkse urenregistratie gebruiken voor Quicken-facturering

Volg deze stappen om de wekelijkse urenregistratiemethode te gebruiken:

1. Kies Klanten → Tijd invoeren → Weekblad gebruiken.

   

   QuickBooks geeft het venster Wekelijkse urenstaat weer.

2. Voer de werknemer, leverancier of andere persoon die de service uitvoert in het tekstvak Naam in.

   U moet de naam van deze persoon in de vervolgkeuzelijst Naam kunnen selecteren. Als u het niet in deze lijst kunt vinden, typt u de naam van de persoon in het vak en geeft u QuickBooks aan wanneer de lijst wordt gevraagd (lijst van werknemers, leveranciers of andere namen).

3. Nadat u de naam van de persoon die het werk uitvoert hebt toegevoegd, gebruikt u de kolommen van het venster Wekelijkse urenstaat om te beschrijven waarvoor u factuurt.

   Voer de klant of taak in waarvoor het werk is uitgevoerd, de servicecode, een korte beschrijving of opmerking, het loonlijstitem (als u QuickBooks gebruikt voor payroll), de klas (als u volgcolleges gebruikt), en vervolgens de uren per dag.

U kunt zoveel regels in het venster Wekelijkse urenstaat invoeren als u wilt. Elke regel verschijnt afzonderlijk op een factuur. De notitiegegevens worden weergegeven in het beschrijvingsgedeelte van de factuur. Om deze reden wilt u geschikte en beschrijvende notities gebruiken.

QuickBook factureerbare afzonderlijke activiteiten

Als u serviceactiviteiten wilt opnemen wanneer ze zich voordoen, voert u de volgende stappen uit:

1. Kies Klanten → Tijd invoeren → Tijd / Voer afzonderlijke activiteit in.

   

   QuickBooks geeft het venster Tijd / Enter enkele activiteit weer.

2. Controleer of het selectievakje Factureren in de rechterbovenhoek van het venster is ingeschakeld.

   Door het Factureerbare vakje te selecteren, vertelt u QuickBooks dat het deze record van een factureerbare activiteit moet bewaren voor latere opname op een factuur.

3. Noteer de activiteitsdatum in het tekstvak Datum.

4. Gebruik het tekstvak Naam om de persoon die de service uitvoert te identificeren.

5. In de Klant: Jobtekstvak, identificeer de klant of de taak waarvoor de service wordt uitgevoerd.

6. Selecteer het juiste service-item in de vervolgkeuzelijst Servicemiddel en het juiste loonitem in de vervolgkeuzelijst Payroll-item.

7. (Optioneel) Als u op een voorspelbare manier klassen bijhoudt, kunt u ook de vervolgkeuzelijst Klasse gebruiken om de activiteit te classificeren.

8. Noteer een korte toepasselijke beschrijving van de service in het tekstvak Opmerkingen.

   Deze beschrijving staat op de factuur, dus bedenk wat u schrijft.

9. Noteer de tijd die aan de service is besteed.

   U kunt de tijd handmatig opnemen door het tekstvak Duur te gebruiken om de tijd in te voeren. Of u kunt QuickBooks laten registreren hoeveel tijd u aan de activiteit hebt besteed door in de sectie Duur op de knop Start te klikken wanneer u de activiteit start en op de knop Stoppen te klikken wanneer u de activiteit stopt. Als u de timer wilt pauzeren (terwijl u bijvoorbeeld aan het bellen bent), klikt u op de knop Pauzeren.

10. Nadat u de activiteit die u uitvoert in het venster Tijd / Enter enkele activiteit beschrijft, klikt u op de knop Opslaan en nieuw of op de knop Opslaan en sluiten om de activiteitsinformatie op te slaan.

Inclusief factureerbare tijd op een factuur via QuickBooks

Om factureerbare tijd en kosten aan een factuur toe te voegen, maakt u een standaardfactuur. Nadat u de klant hebt geïdentificeerd voor wie u tijd of kosten hebt ingevoerd, geeft QuickBooks een bericht weer waarin wordt gevraagd of u een factuur wilt voor een van de tijd of kosten. Als u op Ja klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Kiesbare facturen en kosten kiezen weer.

Het tabblad Tijd van het dialoogvenster Kies factureerbare tijd en kosten geeft elk van de tijden weer die u voor een klant hebt geregistreerd:

• Om bepaalde tijden aan de factuur toe te voegen: Klik voor elke keer op de kolom Gebruiken.

• Om alle tijden te selecteren: Klik op de knop Alles selecteren.

Nadat u uw keuze hebt gemaakt, klikt u op OK. QuickBooks voegt vervolgens elk van deze factureerbare tijden toe als regels naar de factuur. Deze afbeelding laat zien hoe factureerbare tijdinformatie wordt weergegeven in het venster Facturen maken.