Hoe u QuickBooks kunt gebruiken om te beheren met een budget - dummies

Nadat u uw budget hebt genoteerd in QuickBooks, kunt u uw werkelijke financiële resultaten vergelijken met gebudgetteerde bedragen door opdrachten te kiezen in het submenu Begrotingen en prognoses die QuickBooks weergeeft. Wanneer u de opdracht Rapporten → Begrotingen en voorspellingen kiest, biedt QuickBooks verschillende budgetteringsrapporten, die worden beschreven in de volgende lijst:

• Budgetoverzicht: dit rapport vat uw gebudgetteerde bedragen samen. U kunt het gebruiken om uw budget te bekijken en fouten te controleren.

• Budget versus werkelijk: met dit rapport kunt u informatie over gebudgetteerde resultaten vergelijken met informatie over de werkelijke inkomstenbelasting. Met het rapport kunt u uw verwachte inkomsten en uitgaven vergelijken met de werkelijke inkomsten en uitgaven.

• Prestaties winst- en verliesbudget: met dit rapport kunt u uw werkelijke inkomsten, uitgaven en winst vergelijken met uw gebudgetteerde inkomsten, uitgaven en winst.

• Budget versus werkelijke grafiek: deze grafiek is geen rapport. Het is een grafiek met gebudgetteerde en actuele informatie.

• Overzicht van prognoses: dit rapport geeft een samenvatting van een QuickBooks-prognose. Een voorspelling is in feite een voorspelling over uw toekomstige inkomsten en cashflow. U gebruikt prognoses om 'wat als'-planning te doen.

• Prognose vs. werkelijk: dit rapport vergelijkt een prognose met wat er feitelijk is gebeurd.

De manier waarop u de informatie van een budgetteringsrapport gebruikt, is de sleutel - en ook het geheim om waarde te halen uit uw budgetteringsinspanningen. Met een goed geconstrueerd, gezond verstand, kunt u zoeken naar verschillen tussen uw budget en uw werkelijke financiële resultaten.

U wilt uw budget gebruiken om situaties te spotten waarin bijvoorbeeld een onkostenitem te laag is, een item van een item te hoog is of een bepaald inkomstennummer achterblijft bij wat u verwacht. Verschillen tussen verwachte resultaten en werkelijke resultaten duiden op onverwachte resultaten. Onverwachte resultaten suggereren vaak problemen … of kansen.

Denk aan de volgende variantie-voorbeelden en wat de verschillen kunnen aangeven:

• Maandelijkse inkomsten zijn $ 40, 000 in plaats van $ 50, 000. Maandelijkse inkomsten die 20 procent minder zijn dan verwacht, kunnen wijzen op problemen met uw product, problemen met uw verkoopteam of problemen met uw klanten. In elk geval, als de verkoop slechts 80 procent vertegenwoordigt van wat u verwacht, moet u waarschijnlijk onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen.

• Voorraadsaldi bedragen gemiddeld $ 50.000 aan het einde van de maand in plaats van $ 100.000 aan het einde van de maand.Het hebben van een lager dan verwachte voorraad balans kan goed of slecht zijn. Het saldo aan eindvoorraden dat de helft is van wat u verwacht, kan erop wijzen dat u producten veel sneller verkoopt dan u had verwacht (en daarom moet u uw voorraadinvestering en inkoop van voorraad verhogen).

  Een lage voorraadinvestering kan echter ook betekenen dat u eenvoudigweg niet zo snel materiaal van uw leveranciers krijgt als u ze nodig hebt, en als gevolg daarvan loopt u een groot risico op omzet verliezen door ontoereikende voorraadniveaus.

• Onderzoeks- en ontwikkelingskosten bedragen $ 50.000 per jaar in plaats van $ 25.000 per jaar. Onderzoeks- en ontwikkelingskosten die twee keer zo hoog zijn als verwacht, lijken slecht. Hoe kan het goed zijn om twee keer zoveel uit te geven op kosten als je verwacht? Een verdubbeling van uw uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling kan echter goed zijn als u onverwacht investeert in een veelbelovend nieuw product, idee of nieuwe technologie.

• De verkopen aan een bepaalde klantklasse zijn 50 procent hoger. Stel dat u klassen hebt gebruikt om verkopen bij te houden voor klanten in het land en buiten het land. Als je ziet dat de verkoop aan klanten buiten het land vrij onverwacht 50 procent hoger ligt dan je verwacht, kan die afwijking wijzen op een mogelijkheid om nog meer buiten het land te verkopen.

  Misschien kunnen klanten buiten het land met meer inspanning en energie een nog groter deel van uw bedrijf worden. Soms identificeren varianties kansen die u anders zou missen.