Hoe het rapportvenster te gebruiken in QuickBooks 2011 - dummies

Als u vertrouwd bent met het werken met Microsoft Windows, zou werken met het QuickBooks Report-venster in een handomdraai moeten zijn. Langs de bovenrand van het venster geeft QuickBooks zowel knoppen als vakken weer. U gebruikt deze knoppen en vakken om de weergave van het rapportvenster te wijzigen en de informatie in het rapportvenster te beheren.

Werken met Report-vensterknoppen

Het rapportvenster biedt doorgaans acht verschillende knoppen: wijzig rapport, onthouden, print, email, exporteer, verberg header, Collapse en ververs.

• Modify Report: De knop Modify Report toont het dialoogvenster Modify Report. U gebruikt deze opdrachtknop om een ​​rapport aan te passen.

• Opslaan in geheugen: De knop Opslaan onthult het dialoogvenster Memorisatierapport. Nadat u deze instellingen hebt onthouden, kunt u later exact hetzelfde rapport produceren door het opgeslagen rapport te kiezen in het vervolgmenu Rapporten → Opgeslagen rapporten.

  

• Afdrukken: Wanneer u op Afdrukken klikt, wordt in QuickBooks het dialoogvenster Rapporten afdrukken weergegeven, waarin u kunt kiezen hoe en waar het rapport moet worden afgedrukt.

  

  Klik op de knop Voorvertoning in het dialoogvenster Rapporten afdrukken om het voorbeeldvenster weer te geven. Het voorbeeldvenster laat zien hoe uw afgedrukte rapportpagina's eruit zullen zien.

• E-mail: Met de opdrachtknop E-mail kunt u een kopie van het rapport als bijlage e-mailen. Wanneer u op E-mail klikt, start QuickBooks uw e-mailprogramma voor u.

• Exporteren: Als u op de knop Exporteren klikt, geeft QuickBooks het tabblad Basis van het dialoogvenster Rapport exporteren weer, waarmee u de informatie in een rapport kunt kopiëren naar een bestand dat een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel eenvoudig kan openen.

  

  Als u het rapport naar een bestaand Excel-werkblad wilt kopiëren, selecteert u de optie Een bestaande Excel-werkmap.

• Koptekst verbergen: U klikt op de knop Koptekst verbergen om de koptekstinformatie, zoals de bedrijfsnaam, te verwijderen. Als u de koptekst verbergt, kunt u nogmaals op de knop Kop verbergen klikken om de koptekst opnieuw weer te geven.

• Samenvouwen: Met de knop Collapse vouwt u details over een rapport in. QuickBooks toont geen subaccounts op een samengevouwen rapport, alleen accounts. Als u een rapport dat u eerder hebt samengevouwen niet meer wilt inklappen, klikt u op de knop Uitvouwen.

• Vernieuwen: De knop Vernieuwen vertelt QuickBooks om de informatie van een rapport bij te werken voor wijzigingen in het QuickBooks-gegevensbestand. Dit klinkt eerst gek, maar je kunt de rapportvensters open laten staan. Dit betekent dat een rapportvenster een winst- en verliesrekening kan weergeven, bijvoorbeeld van een week geleden.Door op de knop Vernieuwen te klikken, weet QuickBooks dat het het rapport moet bijwerken voor de meest recente wijzigingen.

De rapportvensters gebruiken

Het rapportvenster bevat vijf vakken: Datums, Van, Tot, Kolommen en Sorteren op. Met deze vakken kunt u ook de informatie in het venster Rapport en de weergave van de informatie beheren.

• Met de Datums, van en naar vakken kunt u QuickBooks laten weten welk rapportage-interval u in het rapport wilt weergeven. U gebruikt deze vakjes om QuickBooks te vertellen voor welke maand, kwartaal, jaar of wat dan ook, dat u het rapport wilt laten voorbereiden.

• De vervolgkeuzelijst Kolommen geeft een reeks kolomkeuzes weer. In eerste instantie geeft QuickBooks een enkele kolom weer voor een rapport. Als u bijvoorbeeld een rapport maakt met een overzicht van jaarlijkse inkomsten- en uitgavengegevens, kunt u de vervolgkeuzelijst Kolommen gebruiken om aan QuickBooks te laten weten dat u maandelijkse kolommen wilt weergeven.

• In de vervolgkeuzelijst Sorteren volgens kunt u kiezen hoe informatie moet worden besteld in een rapport.