Werken met het QuickBooks-rapportvenster Knoppen - dummies

Het rapportvenster in QuickBooks biedt doorgaans tien knoppen: Aanpassen rapport, Commentaar op rapport, Sjabloon delen, Opslaan, Afdrukken, E-mail, Excel, Kop verbergen, Samenvouwen en Vernieuwen.

• Knop Rapport aanpassen

  De knop Rapport aanpassen geeft het dialoogvenster Rapport wijzigen weer.

• Reageer op de knop Rapport

  

  Als u op de knop Reageren op rapport klikt, wordt het venster Commentaar op rapport weergegeven. Als u het dialoogvenster Reactie op rapport wilt gebruiken, klikt u op een rapportwaarde die u wilt annoteren met een opmerking. QuickBooks opent vervolgens een opmerkingenvak onder in het venster, typ uw opmerking in en klik vervolgens op de knop Opslaan.

  Wanneer u klaar bent met het maken van opmerkingen bij het rapport, moet u het geannoteerde rapport opslaan. Dit doet u door op de knop OK te klikken wanneer QuickBooks u vraagt ​​of u het rapport met opmerkingen wilt opslaan. Later, wanneer u het rapport afdrukt, kunt u uw opmerkingen toevoegen. U drukt een opgeslagen rapport met opmerkingen af ​​door het rapport te kiezen in het menu Rapporten → Gecontroleerde rapporten.

• Sjabloonknop delen

  De knop Sjabloon delen, die QuickBooks mogelijk maakt nadat u een rapport op een of andere manier hebt aangepast, laat u uw aangepaste rapportinstellingen (niet de gegevens) delen met andere QuickBooks-gebruikers. Wanneer u op deze knop klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Sjabloon delen weer.

  Gebruik het dialoogvenster om uw rapportsjabloon een naam te geven (idealiter een slimme naam, alstublieft), beschrijf uw aangepast rapport met een paar keuzewoorden, geef uw naam en e-mailadres op en gebruik de optie voorzien van knoppen om aan te geven of u anoniem wilt blijven. Wanneer u op Delen klikt, uploadt QuickBooks uw rapportsjabloon naar een Intuit-website waar andere mensen de sjabloon kunnen pakken en opnieuw kunnen gebruiken.

• Knop Opslaan

  De knop Opslaan onthult het dialoogvenster Memorize Report. In het dialoogvenster Rapport opslaan kunt u memoriseren, of permanent opslaan, een specifieke set instellingen voor het maken van rapporten. Nadat u deze instellingen hebt onthouden, kunt u precies hetzelfde rapport produceren door het opgeslagen rapport te kiezen in het submenu Rapporten → Opgeslagen rapporten.

  

  U kunt een opgeslagen rapport opslaan in de groep met opgeslagen rapporten. Hiervoor schakelt u het selectievakje Opslaan in groep met opgeslagen rapportgroepen in. Gebruik vervolgens de vervolgkeuzelijst Opslaan in groep met opgeslagen rapporten om de rapportgroep te selecteren waarin het opgeslagen rapport moet worden opgeslagen.

• Knop Afdrukken

  De knop Opdracht afdrukken toont een vervolgkeuzelijst met twee opties: Rapport en Opslaan als PDF.Als u op Afdrukken klikt, geeft QuickBooks (soms na een beetje ergernis) het dialoogvenster Rapporten afdrukken weer, waarin u kunt kiezen hoe het rapport moet worden afgedrukt en waar het moet worden afgedrukt.

  Op het tabblad Instellingen kunt u bijvoorbeeld de printer kiezen, een paginarichting selecteren (staand of liggend), opgeven of u alleen een bereik van de pagina's van het rapport wilt afdrukken, pagina's wilt verbreken en de afmetingen (breedte en hoogte) van het rapport. Als u klikt op Opslaan als PDF, geeft QuickBooks het dialoogvenster Document opslaan als PDF weer, waarmee u een PDF van het rapportdocument kunt maken.

  

  Op het tabblad Marges van het dialoogvenster Rapporten afdrukken kunt u de marges opgeven die QuickBooks moet gebruiken op de afgedrukte rapportpagina's. U geeft de bovenste, rechter, onderste en linkermarges op in inches.

  

  Klik op de knop Voorbeeld in het dialoogvenster Rapporten afdrukken om het voorbeeldvenster weer te geven. Het voorbeeldvenster laat zien hoe uw afgedrukte rapportpagina's eruitzien. Het venster bevat ook knoppen waarmee u naar de vorige en volgende pagina's van het rapport kunt bladeren, in en uit kunt zoomen op het rapport en het rapport kunt afdrukken.

  Nadat u het tabblad Instellingen en het tabblad Marges hebt gebruikt om aan te geven hoe QuickBooks een rapport moet afdrukken, klikt u op Afdrukken. QuickBooks verzendt het rapport naar uw printer.

• Knop E-mail

  Met de opdrachtknop E-mail kunt u een Excel-werkmapversie van een rapport of een PDF-versie van een rapport per e-mail als bijlage naar een e-mail verzenden.

• Knop Excel

  Als u op de knop Excel klikt, geeft QuickBooks een submenu weer waaruit u Nieuw werkblad maken of Bestaand werkblad bijwerken kunt kiezen. Kies Nieuw werkblad maken om het dialoogvenster Rapport verzenden naar Excel weer te geven.

  In het dialoogvenster Rapport verzenden naar Excel kunt u de informatie in een rapport meenemen en kopiëren naar een bestand dat een spreadsheetprogramma, zoals Microsoft Excel, gemakkelijk kan openen. U kunt de kopie naar een nieuw Excel-werkblad sturen, naar een bestaand Excel-werkblad of naar een. CSV-bestand (door komma's gescheiden waarden), dat kan worden geopend door vrijwel elk spreadsheet- of databaseprogramma.

  Als u het rapport naar een nieuwe werkmap wilt kopiëren, selecteert u de vervolgkeuzelijst Nieuw werkblad maken en vervolgens de radio-optie In New Workbook.

  Als u het rapport naar een nieuw werkblad in een bestaande werkmap wilt kopiëren, selecteert u de vervolgkeuzelijst Nieuw werkblad maken en vervolgens het keuzerondje In bestaande werkmap en voert u vervolgens het pad en de naam van de werkmap in het tekstvak in dat QuickBooks wordt geopend nadat u op het keuzerondje klikt. (Als u het pad en de naam van de werkmap niet weet, klikt u op de knop Bladeren en gebruikt u vervolgens het dialoogvenster dat wordt weergegeven in QuickBooks om het werkmappenbestand te zoeken.)

  Als u het rapport naar een bestaand Excel-spreadsheet wilt kopiëren, selecteer het keuzerondje Een bestaand werkblad bijwerken. QuickBooks zorgt ervoor dat Excel de eerder geëxporteerde werkmap ververst.

  

  Als u een bestaand Excel-werkblad wilt vervangen door het nieuwe rapport dat u naar Excel verzendt, klikt u op het keuzerondje Een bestaand werkblad vervangen. Als QuickBooks vervolgens een tekstvak opent en de knop Bladeren toevoegt, voert u het pad en de naam van de werkmap in het tekstvak in of klikt u op de knop Bladeren, gaat u naar de werkmap en selecteert u deze.

• Knop Kop verbergen

  De knop Kop verbergen en de knop Samenvouwen wijzigen de manier waarop het rapport wordt weergegeven in het venster Rapport en, indien afgedrukt, op de pagina.

  U klikt op de knop Verbergen Koptekst om de koptekstinformatie, zoals de bedrijfsnaam, te verwijderen. Als u de koptekst verbergt, kunt u nogmaals op de knop Kop verbergen klikken om de kop te vervangen.

• Knop Collapse

  Met de knop Collapse vouwt u de details van een rapport in. QuickBooks geeft geen subaccounts weer op een samengevouwen rapport - alleen accounts.

  Klik op de knop Uitvouwen om een ​​rapport in te klappen dat u eerder hebt samengevouwen. QuickBooks vervangt de knop Samenvouwen met de knop Uitvouwen wanneer het rapportvenster een samengevouwen rapport weergeeft.

  Probeer niet te proberen om erachter te komen wat de knoppen Verbergen Header en Collapse / Expand doen. Als u een vraag heeft, geeft u eenvoudig een rapport weer in het rapportvenster en klikt u op de opdrachtknop waarover u een vraag heeft. De wijzigingen in het rapportvenster laten zien wat de opdrachtknop doet.

• Knop Vernieuwen

  De knop Vernieuwen vertelt QuickBooks om de informatie van een rapport bij te werken voor wijzigingen in het QuickBooks-gegevensbestand. Dit klinkt eerst gek, maar je kunt de rapportvensters open laten staan. Dit betekent dat een rapportvenster een winst- en verliesrekening kan weergeven, bijvoorbeeld van een week geleden. Als u in de afgelopen week verschillende transacties hebt ingevoerd, zijn de rapportgegevens mogelijk niet meer correct.

  Wanneer u op de knop Vernieuwen klikt, weet QuickBooks dat het rapport moet worden bijgewerkt met de meest recente wijzigingen.

  QuickBooks vraagt ​​u meestal om een ​​rapport bij te werken voor wijzigingen in het QuickBooks-gegevensbestand. Als u de suggestie van QuickBooks om bij te werken niet volgt, kunt u later op Vernieuwen klikken om bij te werken.