Werken met transacties in een QuickBooks Online Register - dummies

U opent een register op de pagina Rekeningschema in QuickBooks Online (QBO). Om de pagina met rekeningschema's te openen, klikt u op het tandwielpictogram naast de naam van uw bedrijf en klikt u in het menu dat verschijnt op Rekeningschema in de kolom Instellingen.

Op de pagina Rekeningschema kunt u dubbelklikken op een account met een bedrag in euro (inclusief 0) in de kolom QuickBooks-balans. al deze rekeningen zijn balansrekeningen en hebben registers.

U kunt op een account klikken om het te selecteren. Als de knop Registreren boven de lijst met accounts beschikbaar komt, weet u dat u een balansrekening hebt geselecteerd. U kunt op de knop Registreren klikken om het register van het account te openen.

Een transactie invoeren

Nadat u op de knop Registreren klikt of dubbelklikt op een balansrekening, kunt u een transactie in een register invoeren; volg deze stappen:

1. Klik ergens op een lege regel.

   QBO vult de datum van vandaag in en geeft een kleine keuzelijst boven de datum weer.

2. Klik op de keuzelijst en selecteer in de lijst die verschijnt het type transactie dat u wilt invoeren.

   Voordat u de keuzelijst opent, wordt een titel van een transactietype weergegeven. Nadat u de keuzelijst hebt geopend, geeft QBO de lijst met beschikbare transactietypen weer en dekt daarbij de transactiedatum weg; dat is waarom u de transactiedatum voor de transactie hier niet kunt zien.

   

   Wanneer u de lijst met transactietypen opent, geeft QBO alleen die soorten transacties weer die beschikbaar zijn in het accountregister dat u hebt geopend. U kunt bijvoorbeeld een klantbetaling registreren in een bankrekeningregister, maar u kunt geen klantfactuur invoeren. Evenzo kunt u een cheque of een factuurbetaling in een bankrekeningregister registreren, maar u kunt geen leveranciersrekening invoeren.

3. Druk op Tab en wijzig indien nodig de transactiedatum.

4. Druk op Tab en geef, indien van toepassing, een referentienummer voor de transactie.

   Geef bijvoorbeeld het chequenummer op als u een cheque opneemt.

5. Druk op Tab en geef een naam op.

   Selecteer bijvoorbeeld de naam van de klant als u een betaling opslaat die u van een klant heeft ontvangen. Als u een cheque aan het schrijven bent, geeft u de naam van de begunstigde op.

6. Geef in de juiste kolom het bedrag van de transactie op.

   Noteer in een bankrekeningregister een betaling die u doet in de kolom met het eerste dollarbedrag en een bedrag dat u stort in de kolom met het tweede dollarbedrag.

7. Druk op Tab.

   De plaatsing van het invoegpunt door QBO is afhankelijk van het type transactie dat u invoert.Als u bijvoorbeeld een ontvangen betaling, een factuurbetaling of een terugbetalingstransactie invoert, plaatst QBO de invoegpositie in de kolom Memo, waar u een memo voor de transactie kunt typen.

   Als u echter een cheque, een storting, een verkoopbevestiging, een contante inkoop, een onkosten, een overboeking of een journaalboeking invoert, plaatst QBO de invoegpositie in de kolom Account. Selecteer de andere account (naast de account waarvan u het register hebt geopend) die door de transactie wordt beïnvloed. Als u bijvoorbeeld een cheque invoert, selecteert u een onkostenrekening. Als u een account invoert en op Tab drukt, kunt u een memo voor de transactie invoeren.

8. Druk op Tab en klik vervolgens op de knop Opslaan die net onder de transactie verschijnt.

Een transactie bewerken

U kunt een transactie vanuit een register bewerken door op de transactie te klikken en vervolgens op de knop Bewerken te klikken die onder de transactie verschijnt. U bewerkt de transactie echter niet in het register. In plaats daarvan opent QBO automatisch het transactievenster voor het type transactie dat u hebt geselecteerd. Als u er bijvoorbeeld voor kiest om een ​​onkostentransactie in een accountregister te bewerken, geeft QBO de transactie weer op de pagina Kostenoverzicht.

Transacties zoeken

Na een tijdje kan het aantal transacties in een register erg lang worden, vooral in een bankrekeningnummer. Dus, op zoek naar een transactie door door het register te bladeren - of oogappel - kan een niet-productieve manier worden om een ​​transactie te vinden. In plaats daarvan kunt u een aantal snelkoppelingen gebruiken om een ​​bepaalde transactie te vinden.

Ten eerste kunt u het uiterlijk van transacties in het register aanpassen; klik op de knop Aanpassen die onder de registratienaam verschijnt. QBO geeft een venster weer waarin u

• de transacties kunt sorteren op datum, referentienummer, bedrag (oplopend of aflopend), afstemmingsstatus of aanmaakdatum.

• Filter de weergegeven transacties per afstemmingsstatus.

• Toon elke transactie op slechts één regel in plaats van twee regels.

Dit cijfer concentreert zich op de rechterkant van de registerpagina. Let op het vakje Go to Date; u kunt een transactiedatum typen en op de knop Start rechts van het vakje Go to Date klikken om snel transacties te bekijken die met die datum beginnen.

Bovendien kunt u op de knop Zoeken in register klikken die zich in de rechterbovenhoek van de registratiepagina bevindt. Wanneer u klikt op Zoeken in register, geeft QBO het dialoogvenster Registreren zoeken weer.

In dit dialoogvenster kunt u zoeken op begunstigde, rekening, bedrag, referentienummer, datum, memo of transactietype. Nadat u een van deze keuzes in de zoeklijst hebt geselecteerd, maakt u een selectie of typt u wat u wilt zoeken in het vak Zoeken.

Gebruik vervolgens de keuzelijst Match If om in te stellen of de transacties die door QBO worden gevonden exact overeenkomen, bevatten, groter zijn dan of kleiner zijn dan de informatie die u hebt opgegeven in het vak Zoeken. Klik ten slotte op de knop Zoeken en QBO geeft een lijst met transacties weer die overeenkomen met uw zoekcriteria.

Op de achtergrond opent QBO achter het venster Find Register de eerste transactie in de lijst in het transactievenster waarin deze is gemaakt. Als de eerste transactie in de lijst bijvoorbeeld een factuurbetaling is, opent QBO het venster Factureringsbetaling en worden de details van die eerste transactie weergegeven die als resultaat van uw zoekopdracht zijn gevonden.