Hoe u cheques schrijft in QuickBooks 2010 - dummies

QuickBooks 2010 bevat een opdracht en een venster dat specifiek bedoeld is voor het opnemen en eventueel afdrukken van cheques. U kunt binnen QuickBooks cheques schrijven en de opname-informatie opnemen in het juiste account.

1Kies bankieren → Schrijf cheques.

QuickBooks geeft het venster Cheques schrijven weer.

2 Selecteer een account in de vervolgkeuzelijst Bankrekening.

Kies het juiste account waarop u een cheque wilt schrijven.

3Selecteer in het veld Nr het controlegetal.

Als u het controlegetal nog niet weet omdat u de cheque niet hebt afgedrukt, laat u het veld Nr leeg. Schakel vervolgens het selectievakje Te printen in, dat ongeveer in het midden van het venster Cheques wordt weergegeven.

4 Noteer in het veld Datum de datum waarop de cheque is geschreven of zal worden geschreven.

U kunt de controledatum in mm / dd / jjjj-indeling invoeren. U kunt ook datums invoeren als eenvoudigweg mmdd of m / dd, en QuickBooks transformeert ze naar mm / dd / jjjj.

U kunt ook op de kleine kalenderknop klikken die rechts van het veld Datum verschijnt en een dag selecteren in de pop-upkalender die wordt weergegeven.

5 Geef in het veld Betalen aan de volgorde van de persoon of het bedrijf aan dat u met de cheque betaalt.

Als het selectievakje dat je aan het opnemen bent de eerste cheque is die je ooit hebt gemaakt aan de begunstigde, moet je de naam van de begunstigde in het veld typen. Als u eerder de begunstigde heeft betaald, klikt u op de pijlknop aan het rechter uiteinde van het veld Betalen aan de volgorde en selecteert u een begunstigde in de vervolgkeuzelijst die wordt weergegeven.

6Klik op het veld $ en typ het bedrag van de controle.

QuickBooks schrijft het chequebedrag uit op de regel onder het veld Betalen aan de order.

7 (Optioneel) Voer een adres in het adresblok in of bewerk het.

Als u wilt, kunt u het adresblok gebruiken om het adres van de begunstigde op te geven. QuickBooks schrijft de naam van de begunstigde op de eerste regel van het adresblok wanneer u het veld Betalen aan de order van invult. U kunt de andere regels handmatig toevoegen aan het adresblok. Houd er echter rekening mee dat als u eerder een adres voor een begunstigde hebt ingevoerd (bijvoorbeeld wanneer u voor het laatst een cheque bij de begunstigde hebt geregistreerd), QuickBooks deze adresinformatie opnieuw gebruikt voor latere controles.

8 (Optioneel) Geef een memobeschrijving op in het veld Memo.

Als u de cheque bijvoorbeeld wilt afdrukken, kunt u het veld Memo gebruiken om uw accountnummer of het factuurnummer te identificeren dat door de cheque wordt betaald.

9 (Optioneel) Schakel het selectievakje Online betalen in.

Als u dit selectievakje inschakelt, krijgt QuickBooks de melding later door aan uw bank, samen met instructies dat de bank de betaling uitvoert.

10Als de cheque voor een bepaalde uitgave betaalt of een bepaald activum koopt, klikt u op het tabblad Kosten, als het nog niet zichtbaar is.

Het venster Cheques schrijven is mogelijk geopend met het tabblad Kosten dat al wordt weergegeven.

11Voer het juiste account in de kolom Account en het bedrag van de uitgaven of aankoop in de kolom Bedrag in.

Deze basisinformatie verklaart waarom u de cheque aan het schrijven bent en waar het geld vandaan komt.

12 (Optioneel) Geef in de kolom Memo een memobeschrijving van die regel met onkostendetails op.

Voeg wat verduidelijking toe over de aankoop of uitgave, als u dat wilt.

13 (Optioneel) Gebruik de kolom Klant: taak en de kolom Klas om de regel detailinformatie van het account verder te beschrijven en te categoriseren.

Als u de uitgave categoriseert als een kostenpost voor een bepaalde klant of taak, kunt u de factureerbare kolom (aangegeven met een pictogram) gebruiken om aan te geven of dit item later aan de klant moet worden gefactureerd.

14Klik op het tabblad Items van het venster Cheques schrijven.

U gebruikt het tabblad Items wanneer u een cheque schrijft om items te kopen die worden weergegeven en beschreven in uw itemlijst.

15Identificeer het artikel dat u koopt door de artikelcode of naam in de kolom Artikel in te voeren.

Bewerk eventueel de artikelbeschrijving die wordt weergegeven in de kolom Beschrijving.

16In de kolom Hoeveelheid, Kosten en Bedrag beschrijft u het aantal artikelen en de totale kosten van de gekochte artikelen.

Net als bij het tabblad Uitgaven biedt QuickBooks u de mogelijkheid om een ​​artikel verder te classificeren met behulp van de kolommen Klant, Opdracht, Facturering en Klasse.

17Als u de cheque nu niet wilt afdrukken, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan en nieuw.

De knop Opslaan & sluiten slaat de cheque op en sluit ook het venster Cheques schrijven. Klik op de knop Save & New om de cheque op te slaan en open het venster Write Checks zodat u nog een vinkje kunt maken.

Klik op de knop Wissen als u de controle niet wilt opslaan.

18Als u cheques in een batch wilt afdrukken, klikt u nadat u de laatste controle die u wilt afdrukken hebt vastgelegd op de pijl omlaag rechts van de knop Afdrukken.

Het afdrukmenu verschijnt.

Als u alleen deze controle wilt afdrukken, klikt u op de knop Afdrukken.

19Selecteer de opdracht Print Batch.

Het dialoogvenster Controles selecteren om af te drukken wordt geopend.

20Selecteer de cheques die u wilt afdrukken.

Klik om ze te selecteren.

21Voer in het eerste selectievakje Nummercontrole het nummer in van het eerste formulier dat u wilt gebruiken om af te drukken en klik vervolgens op OK.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Controles afdrukken weer.

22 Selecteer in het gebied Check Style het keuzerondje voor het type controleformulieren waarop u afdrukt.

Als u standaard- of portemonnee-achtige cheques gebruikt, moet u ook het aantal cheques opgeven.

23Klik op de knop Afdrukken.

U kunt ook controleformulieren in een batch afdrukken door Bestand → Afdrukvormen → Controles te kiezen. QuickBooks geeft het dialoogvenster Controles om af te drukken weer. Bepaal welke cheques u wilt afdrukken, klik op OK en gebruik het dialoogvenster Print Controles om het afdrukken van uw cheques te voltooien.