Inhoudsopgave:
Video: Basis boekhouden - Creditnota: Deel 1 2024
Gelukkig wordt de meeste voorraadboekhouding die in een bedrijf wordt uitgevoerd, automatisch verwerkt door QuickBooks. Wanneer u bijvoorbeeld een voorraadartikel koopt door een cheque te schrijven of een factuur op te nemen, past QuickBooks automatisch uw voorraadrekeningen aan voor zowel de dollarwaarde van de voorraad als de hoeveelheid van de artikelen. Wanneer u een voorraadartikel aan een klant verkoopt, past QuickBooks opnieuw automatisch de dollarwaarde van uw voorraad aan en past het aantalaantallen van de items die u verkoopt aan.
Kort gezegd betekent dit alles dat QuickBooks een eeuwigdurende inventaris onderhoudt - een inventarisatiesysteem dat u op elk moment laat weten welke hoeveelheid artikelen u in voorraad hebt en welke waarde uw inventaris bedraagt. (In het verleden gebruikten kleinere bedrijven vaak een periodiek inventaris -systeem, wat betekent dat bedrijfseigenaren nooit echt precies wisten of de dollarwaarde van hun voorraad of het aantal tellingen voor de voorraaditems die zij bezaten.)
Hoewel alles in de voorgaande paragraaf goed nieuws is, vereisen verschillende voorraadgerelateerde hoofdpijn een beetje boekhoudmagie. Als uw bedrijf bijvoorbeeld inventaris bij u heeft, moet u weten hoe u moet omgaan met verouderde voorraad, verwijdering van verouderde voorraad en inkrimping van de voorraad.
Omgaan met verouderde voorraad
Verouderde voorraad verwijst naar items die u te koop hebt gekocht maar die niet verkoopbaar blijken te zijn. Misschien willen klanten het niet langer. Misschien hebt u teveel van het voorraaditem en kunt u nooit alles verkopen wat u bezit.
In beide gevallen neemt u het feit op dat uw voorraadwaarde in feite lager is dan waarvoor u het hebt gekocht. En u wilt het feit vastleggen dat, echt, het geld dat u aan het verouderde artikel besteedt, een uitgave is. Stel dat je een artikel van $ 100 hebt gekocht waarvan je nu weet dat het verouderd is. Hoe registreer je deze veroudering?
| Account | Debet | Krediet |
| Inventaris obsolescence | $ 100 | |
| Vergoeding voor verouderde voorraad | $ 100 |
als journaal Invoer 7 toont, om de incourantheid van een inventarisartikel van $ 100 vast te leggen, dat u eerst een onkostenrekening debiteert met de naam 'Inventaris obsolescence' voor $ 100. Vervolgens crediteert u een contraactiva-account met de naam 'Allowance for obsolete inventory' voor $ 100.
Een tegenactiva-account wordt gerapporteerd op de balans onmiddellijk onder de activarekening waarop deze betrekking heeft.De contraactiva-rekening, met zijn negatieve creditsaldo, verlaagt de netto gerapporteerde waarde van de activarekening. Als het saldo van de voorraadrekening $ 3, 100 is en u een correctie hebt voor een verouderde inventaris-contraactiva-rekening van $ 100, wordt het saldo van de nettovoorraad weergegeven als $ 3, 000. Met andere woorden, de tegenrekening wordt afgetrokken van de gerelateerde voorraad vermogensrekening.
QuickBooks vereist dat u Journaalboeking 7 zelf noteert, met behulp van de opdracht Journaalboekingen maken.
Verouderde voorraad weggooien
Wanneer u uiteindelijk verouderde voorraad weggooit, neemt u een journaalboeking op zoals deze. Deze journaalboeking debiteert de tegenactiva-rekening voor $ 100 en creditsinventaris voor $ 100. Met andere woorden, deze journaalboeking verwijdert de waarde van de verouderde voorraad van zowel de vergoeding voor verouderde voorraadrekening als de voorraadrekening zelf. U neemt deze journaalboeking op wanneer u de voorraad daadwerkelijk fysiek weggooit, bijvoorbeeld wanneer u de rommelman betaalt om de voorraad weg te halen, of wanneer u de inventaris in de grote afvalcontainer achter uw kantoor of fabriek gooit.
| Account | Debet | Krediet |
| Toelage voor verouderde inventaris | $ 100 | |
| Voorraad | $ 100 |
In het algemeen, een van De dingen die u elk jaar zou moeten doen om redenen van fiscale administratie is omgaan met uw verouderde inventaris. In de belastingregels staat in het algemeen dat u niet verouderde voorraad kunt afschrijven, tenzij u deze feitelijk verkoopt voor inkomstendoeleinden. Meestal kunt u de voorraad echter opwaarderen tot de liquidatiewaarde. Een dergelijke waardevermindering werkt op dezelfde manier als een waardevermindering voor verouderde voorraad. Een afschrijving kan een beetje lastig zijn als u het nog nooit eerder hebt gedaan, dus misschien wilt u overleggen met uw belastingadviseur.
Nog een heel belangrijk punt over het registreren van de verwijdering van verouderde voorraad: binnen QuickBooks registreert u voorraadverwijdering door het fysieke aantal items van de voorraadartikelen aan te passen. U voert niet daadwerkelijk een journaalboeking in die is weergegeven in journaalboeking 8. U past de voorraadrekeningen voor de verouderde voorraad aan. Door deze aanpassing wordt het saldo van de voorraadrekening automatisch verlaagd. Wanneer QuickBooks u vraagt welk account te debiteren, geeft u de rekening voor verouderde voorraadrekening op.
Omgaan met krimp van de voorraad
De andere chronische voorraadhoofdpijn waarmee veel bedrijfseigenaren en bedrijfsmanagers te maken hebben, is voorraadkrimp. Het is zeer waarschijnlijk, soms om de meest onschuldige redenen, dat uw voorraadrecords de hoeveelheidstellingen van items overschatten. Wanneer dit gebeurt, moet u uw records aanpassen. In essentie wilt u zowel de dollarwaarde van uw voorraad als het aantalaantallen van uw voorraaditems verlagen.
QuickBooks maakt deze journaalboeking voor u om deze gebeurtenis op te nemen. Deze journaalboeking debiteert een passende onkostenrekening - in Journaalboeking 9 wordt de onkostendeclaratie "Krimpkosten" genoemd - voor $ 100.Een journaalboeking moet ook de voorraadrekening crediteren voor $ 100.
| Account | Debet | Krediet |
| Krimpkosten | $ 100 | |
| Inventaris | $ 100 |
Binnen QuickBooks werkt u niet echt noteer een formele journaalboeking zoals hier getoond. U gebruikt een zogenaamd werkblad voor fysieke telling om de hoeveelheden van uw voorraaditeltellingen aan te passen tot wat ze in werkelijkheid zijn. Wanneer u deze aanpassing uitvoert, crediteert QuickBooks automatisch het saldo van de voorraadrekening en past het aantalaantallen aan. QuickBooks vereist ook dat u de onkostendeclaratie opgeeft die u moet incasseren voor de krimp.
Vroeger vergeleken bedrijven hun boekhoudgegevens slechts een keer per jaar met de fysieke tellingen van voorraadartikelen. Het fysieke aantal fysieke inventarisellingen was zelfs een pijnlijk ritueel dat veel distributeurs en retailers doormaakten. Tegenwoordig hebben de meeste bedrijven geconstateerd dat het veel beter werkt om het aantal fysieke inventarisaties het hele jaar door te evalueren. Deze benadering, ook wel cyclustelling genoemd, betekent dat u uw boekhoudkundige records waarschijnlijk verschillende keren per jaar vergelijkt met fysieke tellingen voor uw meest waardevolle items.
Voor uw redelijk waardevolle items, vergelijkt u waarschijnlijk uw voorraadboekhoudingsgegevens met fysieke tellingen één of twee keer per jaar. Met uw minst waardevolle voorraadartikelen, vergelijkt u waarschijnlijk voorraadrecords met fysieke tellingen slechts onregelmatig en accepteert u mogelijk een mate van onnauwkeurigheid. In plaats van de schroeven in een bepaalde bak te tellen, kunt u bijvoorbeeld de bak wegen en vervolgens een schatting maken van het aantal schroeven.
In elk geval wilt u een systeem waarmee u uw boekhoudkundige gegevens kunt vergelijken met uw fysieke aantal. Voorraadkrimp en voorraadveroudering vertegenwoordigen reële kosten van zakendoen die op geen enkele andere manier in uw administratie worden opgenomen.
