Houdt uw QuickBooks 2012 gegevens vertrouwelijk - dummies

Omdat de informatie privé is, is uw eerste zorg bij het beheer van een QuickBooks 2012-boekhoudsysteem dat u uw gegevens vertrouwelijk houdt. U hebt twee aanvullende methoden om uw QuickBooks-gegevens vertrouwelijk te houden. De eerste methode voor het handhaven van vertrouwelijkheid is afhankelijk van de beveiligingsfuncties die zijn ingebouwd in Microsoft Windows. De andere methode is afhankelijk van de beveiligingsfuncties van QuickBooks.

Windows-beveiliging gebruiken

U kunt de beveiliging van Microsoft Windows 7, Windows Vista of Windows XP gebruiken om de toegang tot een bestand (een programmabestand of een gegevensbestand) voor specifieke gebruikers te beperken. Dit betekent dat u op Windows-niveau beveiliging kunt gebruiken om aan te geven wie wel en wie niet het QuickBooks-programma kan gebruiken of om toegang te krijgen tot het QuickBooks-gegevensbestand.

Als u al beveiliging op Windows-niveau gebruikt, weet u (of iemand in uw kantoor) hoe u die tool moet gebruiken om ongeautoriseerde toegang tot (of het gebruik van) programmabestanden en gegevensbestanden te voorkomen. Om beveiliging op Windows-niveau te gebruiken voor QuickBooks, kunt u uw bestaande algemene kennis gewoon toepassen op het QuickBooks-programmabestand of het QuickBooks-gegevensbestand.

Als u de beveiliging op Windows-niveau nog niet gebruikt, hoeft u niet de moeite te nemen om het gecompliceerde beveiligingssysteem van Windows te leren kennen. U kunt de eenvoudigere QuickBooks-beveiliging gebruiken.

Beveiliging van QuickBooks

U kunt de vertrouwelijkheid van uw QuickBooks-gegevens beschermen door een wachtwoord toe te wijzen aan een bedrijfsdatabestand van QuickBooks. U kunt dit doen tijdens het installatieproces van QuickBooks. U kunt ook een wachtwoord instellen door Bedrijf → Gebruikers en wachtwoorden instellen → Uw wachtwoord wijzigen te kiezen. Wanneer u deze opdracht kiest, geeft QuickBooks het dialoogvenster Wachtwoord QuickBooks wijzigen weer.

Om een ​​wachtwoord in te stellen, voert u eenvoudig hetzelfde wachtwoord in zowel het tekstvak Nieuw wachtwoord als het tekstvak Nieuw wachtwoord bevestigen in. Houd er rekening mee dat uw wachtwoord is gekoppeld aan de gebruikersnaam Admin (wat staat voor de beheerder). Als u nog geen wachtwoord hebt ingesteld, hebt u geen oud wachtwoord, dus u ziet geen tekstvak van het oude wachtwoord. Je moet ook een uitdaging, vraag en antwoord geven.

Uiteraard wilt u uw wachtwoord zo instellen dat niemand (zelfs geen computer) dit kan raden. Dit betekent dat uw wachtwoord geen woord in een woordenboek mag zijn. Uw wachtwoord mag ook geen cijfer zijn. En uw wachtwoord vooral mag geen woord, woordgroep of naam zijn die een collega gemakkelijk kan achterhalen.

De beste wachtwoorden (vanuit een veiligheidsstandpunt) zijn onzinnige combinaties van letters en cijfers, zoals f34t5s of s3df43x2.

Nadat u uw wachtwoord hebt ingesteld, moet u dit regelmatig wijzigen. Als u uw wachtwoord wilt wijzigen, kiest u ook de opdracht Bedrijf-> Gebruikers en wachtwoorden instellen -> Uw wachtwoord wijzigen. QuickBooks geeft opnieuw het dialoogvenster Wachtwoord QuickBooks wijzigen weer. Deze keer moet u uw oude wachtwoord invoeren in het tekstvak Wachtwoord wijzigen. Vervolgens moet u uw nieuwe wachtwoord invoeren in zowel het tekstvak Nieuw wachtwoord als het tekstvak Nieuw wachtwoord bevestigen.

QuickBooks vereist een gebruikersnaam en wachtwoord voordat het bedrijfsdatabestand wordt geopend. Als u bijvoorbeeld een wachtwoord aan uw bedrijfsgegevensbestand toewijst, wordt QuickBooks-loginvak weergegeven wanneer u QuickBooks start, waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert en vervolgens op OK klikt. QuickBooks opent vervolgens het gegevensbestand. Als u het wachtwoord niet kunt invoeren, opent QuickBooks het gegevensbestand niet.