Inhoudsopgave:
Video: Cliënt Online accountancy klantenportaal 2024
Accountinggegevens zijn vaak vertrouwelijke informatie. Je QuickBooks-gegevens laten zien hoeveel geld je in de bank hebt, wat je crediteuren verschuldigd bent en hoeveel (of hoe weinig!) Winst je bedrijf maakt. Omdat deze informatie privé is, is uw eerste zorg bij het beheer van een QuickBooks-boekhoudsysteem dat uw gegevens vertrouwelijk blijven.
U heeft twee aanvullende methoden om uw QuickBooks-gegevens vertrouwelijk te houden. De eerste methode voor het handhaven van vertrouwelijkheid is afhankelijk van de beveiligingsfuncties die in Microsoft Windows zijn ingebouwd. De andere methode is afhankelijk van de beveiligingsfuncties van QuickBooks.
Windows-beveiliging gebruiken
U kunt de beveiliging van Microsoft Windows 7 of 8, Windows Vista of Windows XP gebruiken om de toegang tot een bestand te beperken - een programmabestand of een gegevensbestand - voor specifieke gebruikers. Dit betekent dat u op Windows-niveau beveiliging kunt gebruiken om aan te geven wie wel en wie niet het QuickBooks-programma kan gebruiken of om toegang te krijgen tot het QuickBooks-gegevensbestand.
Als u al beveiliging op Windows-niveau gebruikt, weet u (of iemand in uw kantoor) hoe u die tool kunt gebruiken om ongeautoriseerde toegang tot (of gebruik van) programmabestanden en gegevensbestanden te voorkomen. Om beveiliging op Windows-niveau te gebruiken voor QuickBooks, kunt u uw bestaande algemene kennis gewoon toepassen op het QuickBooks-programmabestand of het QuickBooks-gegevensbestand.
Als u nog geen beveiliging op Windows-niveau gebruikt, hoeft u het gecompliceerde beveiligingssysteem van Windows niet te leren kennen. U kunt de eenvoudigere QuickBooks-beveiliging gebruiken.
Beveiliging van QuickBooks
U kunt de vertrouwelijkheid van uw QuickBooks-gegevens beschermen door een wachtwoord toe te wijzen aan een bedrijfsdatabestand van QuickBooks. U kunt dit doen tijdens het installatieproces van QuickBooks.
U kunt ook een wachtwoord instellen door Bedrijf → Gebruikers en wachtwoorden instellen → Uw wachtwoord wijzigen te kiezen. Wanneer u deze opdracht kiest, geeft QuickBooks het dialoogvenster Wachtwoord QuickBooks wijzigen weer.
Om een wachtwoord in te stellen, voert u eenvoudig hetzelfde wachtwoord in zowel het tekstvak Nieuw wachtwoord als het tekstvak Nieuw wachtwoord bevestigen in. Houd er rekening mee dat uw wachtwoord is gekoppeld aan de gebruikersnaam Admin (wat staat voor de beheerder).
Als u nog geen wachtwoord hebt ingesteld, beschikt u niet over een oud wachtwoord, zodat u het tekstvak Oud wachtwoord niet ziet. Als u met een beheerderswachtwoord werkt, moet u ook een vraag en antwoord voor een uitdaging opgeven. (Hiermee kunt u uw toegang tot uw QuickBooks-bestand herstellen als u het beheerderswachtwoord vergeet.)
Uiteraard wilt u uw wachtwoord zo instellen dat niemand (zelfs geen computer) dit kan raden. Dit betekent dat uw wachtwoord geen woord in een woordenboek mag zijn. Uw wachtwoord mag ook geen cijfer zijn. En je wachtwoord moet vooral geen woord, zin of naam zijn die een collega gemakkelijk kan achterhalen.
De beste wachtwoorden (vanuit een veiligheidsstandpunt) zijn onzinnige combinaties van letters en cijfers, zoals f34t5s of s3df43x2.
Nadat u uw wachtwoord hebt ingesteld, moet u dit regelmatig wijzigen. Om uw wachtwoord te wijzigen, kiest u ook Bedrijf → Gebruikers en wachtwoorden instellen → Uw wachtwoord wijzigen. QuickBooks geeft opnieuw het dialoogvenster Wachtwoord QuickBooks wijzigen weer.
Deze keer moet u uw oude wachtwoord invoeren in het tekstvak Wachtwoord wijzigen. Vervolgens moet u uw nieuwe wachtwoord invoeren in zowel het tekstvak Nieuw wachtwoord als het tekstvak Nieuw wachtwoord bevestigen.
QuickBooks vereist een gebruikersnaam en wachtwoord voordat het bedrijfsdatabestand wordt geopend. Als u bijvoorbeeld een wachtwoord aan uw bedrijfsgegevensbestand toewijst, wordt QuickBooks-loginvak weergegeven wanneer u QuickBooks start, waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert en vervolgens op OK klikt. QuickBooks opent het gegevensbestand. Als u het wachtwoord niet kunt invoeren, opent QuickBooks het gegevensbestand niet.
