Goede boekhoudcontroles onderhouden in QuickBooks 2012 - dummies

te minimaliseren Wanneer u meerdere boekhoudsysteemgebruikers introduceert in uw QuickBooks 2012, vergroot u de behoefte aan boekhoudcontroles. Door toegang te hebben tot het boekhoudsysteem kunnen gebruikers onbedoeld fouten in het boekhoudsysteem invoeren of, helaas, sommige gebruikers kunnen een bedrijf opzettelijk bedriegen.

Om deze redenen, sommige van QuickBooks accounting controletechnieken om onopzettelijke fouten te minimaliseren en de kans op diefstal te minimaliseren:

• Vergelijk de fysieke voorraadtellingen regelmatig met inventarisatierekeningen. De inventaris krimpt helaas. Mensen - soms werknemers, maar vaak pseudo-klanten zoals winkeldieven - stelen de inventaris.

  Daarom is een van de dingen die u moet doen om uw voorraadverliezen te minimaliseren en om nauwkeurige boekhoudgegevens bij te houden, het regelmatig vergelijken van fysieke tellingen van uw voorraad met wat uw boekhoudgegevens laten zien.

  Een kleine supermarkt bijvoorbeeld, kan bijvoorbeeld dagelijks de tabaksinventaris vergelijken, de bier- en wijninventaris op wekelijkse basis, en alle andere kruideniersvoorraaditems op maandelijkse of jaarlijkse basis. Deze benadering om vaak de meest waardevolle en gemakkelijkst te stelen objecten te tellen, brengt twee dingen tot stand:

  • Voorraadkrimp wordt snel geïdentificeerd.

  • De bedrijfseigenaar kan voorraadkrimp minimaliseren door het type voorraad te identificeren dat het vaakst wordt gestolen of zelfs wanneer de voorraad meestal wordt gestolen.

• Bankrekeningen verzoenen. Een ding dat bedrijfseigenaren zouden moeten doen is hun eigen bankrekeningen verzoenen. Dikwijls vindt diefstal door medewerkers plaats door medewerkers die erachter komen hoe ze cheques op de bankrekening van het bedrijf moeten schrijven die de eigenaar niet ziet. Een zekere manier om een ​​fictieve en frauduleuze transactie te vinden, is door de eigenaar het bankafschrift te laten afstemmen.

  Als de eigenaar het bankafschrift reconcilieert, kan ze de boekhouding van de bank voor het account vergelijken met de administratie van de QuickBooks van het bedrijf. Alle voor de hand liggende verschillen kunnen worden opgelost - wat betekent dat de boekhouding van QuickBooks nauwkeuriger is. Bovendien worden verdachte transacties meestal duidelijk wanneer de bedrijfseigenaar goed naar controles kijkt.

• Registreer waar mogelijk gescheiden van fysieke bewaring. In een klein bedrijf is het moeilijk om de accounting voor een activiteit altijd te scheiden van de fysieke bewaring of fysieke verantwoordelijkheid voor die activiteit.Het is bijvoorbeeld moeilijk om de voorraadadministratie te scheiden van fysieke bewaring of toegang tot die inventaris.

  Een winkelbediende kan bijvoorbeeld gemakkelijk sigaretten stelen en ook voorraadregistraties aanpassen door verkoop van kassa's voor sigaretten. Desalniettemin vindt er overal waar u fysieke bewaring kunt scheiden van de boekhouding een ingebouwde foutcontrole plaats.

  U kunt uw CPA om hulp vragen bij het ontwikkelen van manieren om de fysieke bewaring van activa te scheiden van boekhoudkundige en boekhoudkundige taken. En je zou dit echt moeten doen. Helaas is diefstal van werknemers heel gewoon.

• Train medewerkers in het gebruik van QuickBooks. U moet werknemers trainen om QuickBooks te gebruiken als u zaken van elk formaat hebt, en wel om twee basisredenen:

  • Iemand die QuickBooks weet te gebruiken, heeft minder kans om onbedoelde fouten te maken. Dus, als u kunt, is het verstandig om sommige werknemers hulp of training te geven of beide. Met deze bronnen kunnen mensen de functies van QuickBooks comfortabeler en nauwkeuriger gebruiken om financiële informatie te verzamelen waarmee u uw bedrijf beter kunt beheren.

  • Slordige boekhouding camoufleert diefstal van medewerkers. Vaak is een van de dingen die u ziet wanneer de diefstal van werknemers optreedt, echt een rommelige administratie. Training betekent dus niet alleen meer accurate boekhoudgegevens, maar ook dat u minder snel een omgeving hebt die bevorderlijk is voor diefstal of verduistering.

• Sluit uw QuickBooks-bestand. Als u een boekhoudprincipe volgt, leert u dat afsluiten betekent een reeks boekhoudprocedures die iemand doorloopt om omzet- en onkostenrekeningen te verwijderen.

  In QuickBooks betekent sluiten iets anders. Maar u wilt het QuickBooks-bestand nog steeds sluiten om de integriteit van uw gegevens te behouden. Ga als volgt te werk: Kies de opdracht Bewerken → Voorkeuren, selecteer Accountadministratie en vervolgens het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en klik vervolgens op de knop Datum / wachtwoord sluiten. Wanneer QuickBooks u vraagt, geef dan een "sluitingsdatum" en wachtwoord op.

  Nadat u deze informatie hebt verstrekt, verbiedt QuickBooks gebruikers of beperkt het gebruikers in het veranderen of invoeren van transacties die dateren van vóór de sluitingsdatum. (Alleen mensen met het wachtwoord kunnen wijzigingen aanbrengen in of transacties invoeren met datums die eerder vallen dan de sluitingsdatum.)