Payroll Liabilities betalen in QuickBooks 2016 - dummies

QuickBooks weet dat u loonverplichtingen moet betalen. Vergis je niet: Big Brother wil het geld dat je overhoudt van de loonlijst van een medewerker voor federale inkomstenbelasting, sociale zekerheid en Medicare. Big Brother wil ook de loonheffingen die u verschuldigd bent: de bijpassende socialezekerheids- en Medicare-belastingen, federale werkloosheidsbelastingen, enzovoort. Dus af en toe moet je Big Brother de bedragen betalen die je verschuldigd bent.

Als u om andere redenen geld achterhoudt bij werknemerscontroles (misschien voor ziekteverzekering of pensioensparen), zijn deze bedragen loonverplichtingen die aan de juiste partijen moeten worden betaald.

Belastingverplichtingen betalen als u een payroll-service voor een volledige maaltijd gebruikt

Een snelle toelichting: als u een payroll-service voor een volledige maaltijd gebruikt, zoiets als de ADP- of Paychex-service, dan zijn uw federale belastingverplichtingen en de meeste (misschien alle) van uw belastingverplichtingen worden betaald als onderdeel van de service. Met andere woorden, de payroll-service haalt geld op van uw bankrekening en gebruikt dit geld om de juiste federale of deelstaatoverheid te betalen.

Zorg ervoor dat u controleert welke staat loonbelasting QuickBooks berekent en betaalt. In de staat Washington zal QuickBooks geen enkele staat loonheffingen berekenen, dus je moet deze zelf berekenen (op het formulier staat loonbelasting) en ze betalen met een cheque.

Belastingverplichtingen betalen als u geen gebruikmaakt van de salarisadministratie voor volledige maaltijden

Als u geen salarisadministratieservice voor volledige maaltijden gebruikt, moet u de salarisverplichtingen zelf betalen. Kies hiervoor Medewerkers → Loonheffingen en verplichtingen → Betaalde schulden betalen. Wanneer QuickBooks het venster Employee Center: Payroll Center (en de lijst met geplande loonlijsten en bijbehorende verplichtingen) weergeeft, kiest u de loonverplichtingen die u wilt betalen en klikt u vervolgens op de knop View / Pay.

QuickBooks schrijft de cheque en zet deze in uw register. QuickBooks geeft ook de juiste datum aan en zorgt ervoor dat het op het juiste moment in je herinneringenvenster verschijnt. Ook als u online bent ingeschreven in het EFTPS - en dat zou u ook moeten zijn - wordt de cheque op dezelfde manier gemaakt en kan het chequenummer worden gewijzigd in EFTPS en niet daadwerkelijk worden afgedrukt.

Wanneer betaalt u loonheffingen? Die vraag komt vaak naar voren. De algemene regel over Amerikaanse federale belastingdeposito's is deze: als uw geaccumuleerde loonbelasting minder dan $ 2,500 voor het kwartaal bedraagt, kunt u die belastingen gewoon betalen met uw driemaandelijks rendement van 941.

Deze wet wordt de De Minimis-regel genoemd. (Ik begrijp dat de wet vernoemd is naar congreslid Dee Minimis.) Als je meer dan $ 2, 500 verschuldigd bent, komen er andere speciale regels die bepalen of je maandelijks, halfmaandelijks, wekelijks of zelfs onmiddellijk stortingen doet. De IRS vertelt trouwens hoe vaak u geacht wordt betalingen te doen.

Als u veel geld verschuldigd bent, moet u dit vrijwel onmiddellijk storten. Als u bijvoorbeeld $ 100.000 of meer verschuldigd bent, moet u de loonheffing op de volgende bankwerkdag storten. Sommige nuances zijn van toepassing op deze regels, dus tenzij u niet veel verschuldigd bent (en daarom kunt terugvallen op de De Minimis-regel), kunt u een belastingadviseur raadplegen (of de IRS bellen).

De algemene regel bij het verwerken van de salarisadministratie is om de laatste betalingen te doen die u verwerkt die uw federale en nationale belastingaanslagen betalen wanneer ze verschuldigd zijn. U zult nooit te laat betalingsproblemen krijgen als u deze aanpak volgt. Het maakt je leven ook een stuk eenvoudiger als het tijd is om schema B van formulier 941 in te vullen, als je dat moet doen.

Als u een loonheffing wilt betalen, moet u zich aanmelden voor het elektronisch overboeken betalingsverkeer van de Amerikaanse schatkist bij EFTPS.

Andere niet-belastingverplichtingen betalen

Als u niet-belastingplichtige bent voor zaken als een ziektekostenverzekering voor werknemers of pensioensparen, maakt het niet uit of u de el cheapo-salarisadministratie gebruikt of een volledige maaltijdaanbieding salarisadministratie - u kiest ook voor werknemers → loonheffingen en -verplichtingen → betalingen op maat creëren. (Wanneer u die opdracht kiest, moet u aangeven welke passiva u wilt betalen.)

U moet al uw loonverplichtingen betalen via Werknemers → Payroll Taxes and Liabilities → Aangepaste aansprakelijkheidsbetalingen creëren als u wilt dat QuickBooks uw loonverplichtingen recht. Mensen betalen deze verplichtingen gewoonlijk door het venster Cheques schrijven te gebruiken. Dat zorgt voor een zooitje.