Plan uw nieuwe QuickBooks 2012-systeem - dummies

Als je een paar grote foto-items begrijpt - wat boekhouden doet en wat boekhoudsystemen doen - vanaf het begin, zul je merken dat het installatieproces van QuickBooks 2012 is logischer.

Welke accounting doet

Denk na over wat accounting is. Mensen kunnen ruzie maken over de kleine details, maar de meesten zijn het erover eens dat de boekhouding de volgende vier belangrijke dingen doet:

• Meet winsten en verliezen

• Rapporten over een financiële toestand van een bedrijf (activa, passiva en vermogenssaldo)

• Geeft een gedetailleerde beschrijving van de activa, passiva en eigen-vermogensrekeningen

• Geeft financiële informatie aan stakeholders, in het bijzonder voor management

Welke boekhoudsystemen doen

Bekijk nu eens wat boekhoudsystemen - of in ieder geval in welke kleine bedrijfsboekhoudsystemen - doorgaans doen:

• Produceer jaarrekeningen, inclusief winst-en-verliesrekeningen, balansen en andere boekhoudrapporten.

• Genereer zakelijke formulieren, zoals cheques, loonstrookjes, facturen, klantafschriften, enzovoort.

• Houd gedetailleerde records bij van belangrijke accounts, waaronder contanten, debiteuren (bedragen die klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn), crediteuren (bedragen die een bedrijf zijn verkopers verschuldigd is), voorraadartikelen, vaste activa, enzovoort.

• Voer gespecialiseerde informatiebeheerfuncties uit. In de uitgeverij betalen auteurs van boeken bijvoorbeeld vaak auteursrechten. Dus royalty-administratie is een taak die boekhoudkundige boekhoudsystemen van de uitgever normaal moeten doen.

Wat QuickBooks 2012 doet

Oké, nadat u begrijpt wat accounting is en wat boekhoudsystemen doorgaans doen, kunt u met enig perspectief zien wat QuickBooks doet:

• Produceert financiële overzichten

• Genereert vele veel voorkomende zakelijke formulieren, inclusief cheques, loonstrookjes, klantfacturen, klantafschriften, creditnota's en inkooporders

• Houdt gedetailleerde gegevens bij van een handvol belangrijke accounts: contant geld, debiteuren, crediteuren en voorraad in eenvoudige instellingen

QuickBooks doet drie van de vier dingen die u van een boekhoudsysteem zou verwachten. QuickBooks levert niet de gespecialiseerde boekhoudkundige dingen. QuickBooks doet bijvoorbeeld geen royalty-administratie.

Wat QuickBooks 2012 niet doet

Dus QuickBooks doet drie van de vier dingen die boekhoudsystemen doen, maar het doet niet alles. QuickBooks is vaak een onvolledige boekhoudoplossing. Wees dus voorzichtig met het stellen van je verwachtingen. U moet ook gewoonlijk oplossingen vinden voor enkele van uw speciale vereisten voor de boekhouding.

QuickBooks geeft gebruikers en bedrijven veel flexibiliteit. Dus, terugkerend naar het vorige voorbeeld, een uitgever van boeken kan veel van wat het moet doen voor royalty-administratie doen in QuickBooks. Dit boekwerk met royalty's vereist eenvoudigweg een beetje gedoe terwijl het bedrijf QuickBooks opzet.

QuickBooks (of in ieder geval de meest populaire versies van QuickBooks) heeft echter een aantal belangrijke zwakke punten:

• QuickBooks Pro biedt geen goede manier om met de productie van voorraad om te gaan. QuickBooks Premier en QuickBooks Enterprise Solutions ondersteunen echter eenvoudige fabricagerekening. (Deze versies van QuickBooks helpen u rekening te houden met het proces van het omzetten van grondstoffen naar afgewerkte producten.)

• Alleen QuickBooks Enterprise Solutions verwerkt de situatie van het opslaan van voorraad op meerdere locaties. Met andere woorden, QuickBooks Pro en QuickBooks Premier laten eenvoudig zien dat je bijvoorbeeld 3, 000 widgets hebt. Het laat je niet bijhouden dat je 1, 000 widgets in het magazijn hebt, 500 widgets in winkel A en 1, 500 widgets in store B.

Ondanks het feit dat QuickBooks een onvolledige oplossing en kan de inventaris niet verwerken zoals u dat wilt of nodig heeft, QuickBooks is nog steeds een zeer goede oplossing. Wat QuickBooks doet, het doet het heel goed. Overweeg het feit dat QuickBooks nog lang zal bestaan.

Het is veel waarschijnlijker dat bijvoorbeeld een boekhoudsoftware met 600 gebruikers wordt stopgezet in plaats van een product als QuickBooks, dat 4.000.000 klanten heeft.