QuickBooks 2008 Voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

By Stephen L. Nelson

Uw bedrijfsmiddelen kunnen uw vermogen om met de boekhoudsoftware van QuickBooks te werken omvatten. Met deze handige Cheat Sheet kunt u uw knowhow op het gebied van boekhouding opbouwen - van databestandsbeheer tot het voorbereiden van loonlijsten, assembleren van artikellijsten tot het volgen van inkooporders met QuickBooks 2008.

Een sluitingsdatum en wachtwoord instellen in QuickBooks

QuickBooks doesn niet dat je maanden of jaren moet "sluiten", zoals oude handmatige boekhoudsystemen dat deden. (Wanneer u een oude boekingsperiode 'hebt' afgesloten ', heeft u de inkomsten- en uitgavenrekeningen feitelijk op nul gezet en het nettobedrag overgedragen aan de aandelenrekeningen van de eigenaar.)

Met QuickBooks kunt u echter een sluitingsdatum en wachtwoord gebruiken. De sluitingsdatum zorgt ervoor dat iemand transacties eerder dan de opgegeven datum niet kan invoeren. Als u bijvoorbeeld een sluitwachtwoord instelt, moet iemand dat wachtwoord invoeren voordat een transactie wordt ingevoerd of een transactie wordt gewijzigd die dateert van vóór de sluitingsdatum. Als u geen sluitingswachtwoord instelt, wordt iemand gewaarschuwd die probeert een transactiedatum vóór de sluitingsdatum in te voeren of te wijzigen, maar deze persoon kan de boeking nog steeds maken of wijzigen.

Kies Bewerken → Voorkeuren om een ​​sluitingsdatum in te stellen, klik op het pictogram Accounting, klik op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en voer vervolgens de sluitingsdatum in (waarschijnlijk het einde van het laatst voltooide jaar) in de Datum waarop boeken worden gesloten. Als u een wachtwoord voor sluiten wilt gebruiken, klikt u op de knop Wachtwoord instellen en gebruikt u het dialoogvenster dat wordt weergegeven door QuickBooks om het wachtwoord voor sluiten te maken.

Klaar om Payroll te doen met QuickBooks 2008

Als u een van de QuickBooks Payroll-servicemogelijkheden wilt gebruiken omdat u geld wilt besparen, bent u niet bang voor een beetje papierwerk, of wilt u de extra flexibiliteit die het met zich meebrengt? jezelf, je moet je aanmelden voor de juiste smaak van service.

Als u wilt instellen op een payroll-service, maakt u zich klaar om te springen op internet. Volg deze stappen:

1. Kies in QuickBooks Medewerkers → Payroll → Payroll-service bestellen.

   QuickBooks maakt verbinding met internet en geeft de eerste pagina weer van een webformulier met meerdere pagina's waarmee u de QuickBooks Payroll-service kunt ondertekenen en instellen.

2. Volg de instructies op het scherm.

   Opmerking: De QuickBooks installeren De Payroll-service vereist dat u accurate jaar-tot-datum payroll-informatie voor al uw werknemers hebt, evenals informatie over de bronheffing. U zult al deze informatie willen verzamelen voordat u begint. Het proces van het opzetten van de loonlijst - ervan uitgaande dat u de informatie bij de hand hebt en dat u slechts een handvol werknemers heeft - zou niet veel meer dan een half uur in beslag nemen.

3. Plan uw loonlijst.

   Nadat u zich heeft aangemeld voor (en indirect hebt ingesteld) de QuickBooks Payroll-service, moet u uw aankomende salarisactiviteiten plannen. Hiertoe kiest u de opdracht Medewerkers → Opdrachten voor Payroll Schedules toevoegen of bewerken.

   Wanneer QuickBooks het venster Payroll Schedule List toont, klikt u op de knop Payroll Schedule en vervolgens op New. Wanneer u daarom wordt gevraagd door QuickBooks, beschrijf de loonlijst die u plant. Als u bijvoorbeeld een wekelijkse loonlijst opzet, geeft u de loonlijst een naam als vrijdag loonlijst. Beschrijf de frequentie bovendien als wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks enzovoort.

4. Beschrijf uw werknemers.

   U moet elk van uw werknemers beschrijven en u moet aangeven bij welk loonschema zij horen. Kies Medewerkers → Medewerkerscentrum. Klik op de knop Nieuw personeel. Gebruik vervolgens de tabbladen van het venster waarin QuickBooks wordt weergegeven om de naam, het adres, het sofinummer van de werknemer enzovoort te vermelden. Merk op dat u het tabblad Payroll and Compensation gebruikt om het loon of het salaris van de werknemer op te geven en de werknemer toe te wijzen aan een geplande loonlijst.

Lijstitems deactiveren in QuickBooks 2008

Een van de handige functies in QuickBooks is dat u hiermee uw lijsten kunt vereenvoudigen door items te verbergen die niet langer actief zijn, inclusief items waarvan u verwacht dat ze later weer actief zullen zijn. Als u seizoenmedewerkers heeft, kunt u deze tijdens de periodes van het jaar dat ze niet werken, verbergen voor uw werknemerslijst. Of als je alleen om de vijf jaar herdenkingssnaarketens verkoopt, kun je voorkomen dat ze je itemlijst in de jaren erger maken. U kunt ook klanten en leveranciers deactiveren van hun respectieve lijsten.

Om iets uit een lijst te deactiveren, hoeft u alleen maar de lijst te openen en op het item te dubbelklikken. Wanneer QuickBooks het item, de werknemer, de klant of de leverancier opent die u wilt deactiveren, schakelt u het selectievakje Inactief item in. (De naam van het selectievakje verandert, afhankelijk van wat u probeert te deactiveren.) Klik vervolgens op OK. QuickBooks verbergt dit lid uit je lijst. De volgende keer dat u de lijst weergeeft, wordt het vak Inclusief niet-actief weergegeven.

Om verborgen leden van uw lijst te bekijken en te bewerken, klikt u gewoon op het vak Inclusief niet-actief. Alle inactieve leden worden weergegeven met X-pictogrammen naast hen. Als u een lid opnieuw wilt activeren, hoeft u alleen maar op het X-pictogram te klikken en het lid wordt opnieuw geactiveerd.

QuickBooks houdt bestellingen bij

U kunt QuickBooks-PO's maken, zelfs als u goederen bestelt via de telefoon of via het World Wide Web, dat wil zeggen als u geen goederen schriftelijk aanvraagt. Door inkooporders in te vullen, kunt u bepalen welke artikelen u op bestelling hebt en wanneer de artikelen zullen aankomen. Het enige dat u hoeft te doen, is QuickBooks vragen: "Wat staat er op bestelling, en wanneer komt het, hoe dan ook? "Nooit meer zul je je hersens moeten ordenen om te onthouden of je die thingamajigs en doohickeys hebt besteld.

En als de rekening komt, heb je deze al gespecificeerd op het bestelformulier. Nadat u alle items op uw bestelling hebt weggeschreven, hoeft u geen tabblad Artikelen in te vullen bij uw cheque wanneer u de rekening betaalt.Of, als u rekeningen betaalt met de crediteurenmethode, hoeft u het tabblad Items niet in te vullen in het venster Rekeningen invoeren. Wanneer de items aankomen, hoeft u alleen maar QuickBooks te laten weten; de items worden onmiddellijk toegevoegd aan uw inventarislijst.

Gebruik bestellingen voor artikelen die u bestelt, dat wil zeggen voor artikelen die u in de toekomst zult ontvangen en betalen. Als u artikelen koopt over de toonbank of items ontvangt die u niet hebt besteld, hebt u uiteraard geen PO nodig. Wat u hoeft te doen, is gewoon de rekening betalen en de items die u net hebt gekocht inventariseren.