QuickBooks 2012 Enterprise-oplossingen in een omgeving met meerdere gebruikers - dummies

QuickBooks 2012 biedt u de mogelijkheid om verschillende wachtwoorden in te stellen voor het QuickBooks 2012-gegevensbestand. Wat echt heel leuk is, is dat je QuickBooks 2012 kunt vertellen om bepaalde gebruikers en wachtwoorden te beperken om alleen bepaalde dingen te doen.

De bedrijfseigenaar heeft bijvoorbeeld een wachtwoord waarmee ze alles kan doen. Maar een nieuwe boekhoudkundige kan bijvoorbeeld een wachtwoord hebben waarmee hij alleen rekeningen in het systeem kan opnemen.

Als meer dan één persoon QuickBooks 2012 gebruikt, wilt u extra wachtwoorden instellen. Ga hiervoor als volgt te werk in QuickBooks 2012 Enterprise Solutions:

1. Kies Bedrijf> Gebruikers> Gebruikers en rollen instellen.

   QuickBooks 2012 geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding. In het dialoogvenster Gebruikers en rollen worden gebruikers geïdentificeerd voor wie de QuickBooks-toegang is ingesteld en de rol die QuickBooks kan hebben bij het gebruik van QuickBooks. De lijst Gebruikers, die wordt weergegeven op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster, geeft ook aan wie op het systeem is aangemeld.

   

2. Vertel QuickBooks 2012 dat u een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Nieuw te klikken.

   Wanneer u op deze knop klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Nieuwe gebruiker weer, zoals weergegeven.

   

3. Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

   U moet elke gebruiker waarvoor u een wachtwoord opstelt een gebruikersnaam geven. Dit doet u door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4. Identificeer de rol (len) van de gebruiker.

   Gebruik de keuzelijst Beschikbare rollen om de rollen (of taken) te selecteren die de gebruiker opvult. Voeg vervolgens de geselecteerde rol toe aan de lijst met toegewezen rollen van de gebruiker door op de knop Toevoegen te klikken. In de volgende afbeelding wordt gebruiker Susan met accountant weergegeven als toegewezen rol. Als u een rol van een gebruiker wilt verwijderen, selecteert u de rol in de keuzelijst Toegewezen rollen en klikt u vervolgens op Verwijderen.

   

5. (Optioneel) Pas de rollen indien nodig aan.

   U kunt de rollen verfijnen die u, met de hulp van QuickBooks, toewijst. Hiertoe selecteert u het tabblad Rollen in het dialoogvenster Gebruikers en rollen en klikt u vervolgens op de rol die u wilt wijzigen en op de knop Bewerken.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Rol bewerken (zie illustratie hieronder) toont, selecteert u een boekhoudactiviteit of -gebied in de lijst Gebied en Activiteiten en gebruikt u vervolgens de knoppen Gebiedsniveauniveau om op te geven wat een gebruiker met de geselecteerde rol kan doen.

   

   U kunt aangeven dat de gebruiker geen toegang mag hebben door de toegang Geen, Volledige of Gedeeltelijke toegang te selecteren via het juiste keuzerondje.Als de gebruiker gedeeltelijke toegang zou moeten hebben, selecteert u de knop Gedeeltelijk en vinkt u vervolgens de selectievakjes Maken, Wijzigen, Verwijderen, Afdrukken en Beeldbalans aan of uit. Klik op OK om eventuele wijzigingen in de rollen op te slaan en terug te keren naar het dialoogvenster Gebruikers en rollen.

   Als algemene regel, als het gaat om boekhoudkundige controles, wilt u de minimale hoeveelheid toegang bieden. Als iemand voor het dagelijkse werk geen toegang tot het QuickBooks-gegevensbestand nodig heeft, moet u de knop Geen selecteren.

   Hoe meer mogelijkheden u heeft om noedels in uw boekhoudsysteem te gebruiken, hoe groter het risico dat iemand fouten in het systeem kan invoeren en hoe gemakkelijker u het voor iemand maakt om van u te stelen.

6. (Optioneel) Controleer uw gebruikersrechten.

   Nadat u een gebruiker heeft ingesteld, moet u (voorzichtig) de rechten bekijken die u de gebruiker heeft gegeven. Hiertoe klikt u op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Machtigingen bekijken.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Machtigingen weergeven weergeeft, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Weergeven. De volgende afbeelding toont het venster Machtigingen bekijken, waarin een zeer gedetailleerde lijst wordt weergegeven met wat de gebruiker wel en niet kan doen.