QuickBooks 2012 Pro en Premier in een omgeving voor meerdere gebruikers - dummy's

Met QuickBooks Pro en Premier 2012 kunt u verschillende wachtwoorden instellen voor het QuickBooks-gegevensbestand. Wat echt heel leuk is, is dat je QuickBooks kunt vertellen dat je bepaalde gebruikers en wachtwoorden moet beperken om alleen bepaalde dingen te doen.

De bedrijfseigenaar heeft bijvoorbeeld een wachtwoord waarmee ze alles kan doen. Maar een nieuwe boekhoudkundige kan bijvoorbeeld een wachtwoord hebben waarmee hij alleen rekeningen in het systeem kan opnemen.

Ga als volgt te werk om extra gebruikers en wachtwoorden in QuickBooks Pro en QuickBooks Premier 2012-edities in te stellen:

1. Kies Bedrijf> Gebruikers en wachtwoorden instellen → Gebruikers instellen.

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer, die gebruikers identificeert waarvoor QuickBooks-toegang is ingesteld en die momenteel is aangemeld op het systeem.

2. Vertel QuickBooks dat u een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Gebruiker toevoegen te klikken.

   QuickBooks geeft het eerste wachtwoord voor instellen gebruikerswachtwoord en toegang weer.

3. Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

   Geef elke gebruiker voor wie u een wachtwoord opstelt een gebruikersnaam door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4. Klik op Volgende om verder te gaan en geef vervolgens aan of u de toegang voor de nieuwe gebruiker wilt beperken.

   Wanneer QuickBooks het tweede dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen toont, geeft u aan of u de toegang en de rechten van de gebruiker wilt beperken. Als u de toegang en rechten wilt beperken ( rechten zijn gewoon de dingen die de gebruiker kan doen), selecteert u het keuzevak Geselecteerde gebieden van QuickBooks.

   Selecteer het keuzerondje Alle gebieden van QuickBooks als u wilt dat de gebruiker iets kan doen. Als u aangeeft dat de nieuwe gebruiker toegang moet hebben tot alle delen van QuickBooks, bent u klaar met het instellen van het gebruikerswachtwoord. U kunt de resterende stappen overslaan.

5. Klik op Volgende om door te gaan en beschrijf vervolgens de toegang tot verkoop- en klantgegevens en taken.

   Nadat u stap 4 hebt voltooid, geeft QuickBooks het derde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Dit is de eerste van tien dialoogvensters die u door een interview leiden en gedetailleerde vragen stellen over wat voor soort toegang elke gebruiker moet hebben tot een bepaald gebied.

6. Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de rechten voor aankopen en crediteuren.

   Nadat u stap 5 hebt voltooid door op Volgende te klikken, geeft QuickBooks het vierde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Hiermee kunt u opgeven welke toegang deze nieuwe gebruiker heeft in de gebieden voor aankopen en accounts.U kunt het keuzerondje Geen toegang, Volledige toegang of Selectieve toegang selecteren en een van de hulpknoppen van Selective Access.

7. Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de resterende gebruikersrechten en toegang.

   Wanneer u op de knop Volgende klikt onder aan elke versie van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, geeft QuickBooks verschillende andere versies weer van het dialoogvenster dat QuickBooks gebruikt om u te ondervragen over gebruikersrechten en toegang.

   U beperkt de rechten in elk van deze andere gebieden op dezelfde manier als u voor de verkoop- en debiteurenadministratie en voor aankopen en crediteuren. Wees voorzichtig als u doorgaat en beperk de mogelijkheden van de gebruiker. U wilt dat gebruikers over de nodige rechten beschikken om hun werk te doen, maar u wilt hen geen rechten meer geven dan ze nodig hebben.

8. Geef op of de gebruiker transacties kan wijzigen of verwijderen.

   Nadat u ongeveer zes verschillende versies van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang configureren hebt geopend met vragen over specifieke boekhoudgebieden, geeft QuickBooks de versie Wijzigen of verwijderen van transacties weer in het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen doos. Over het algemeen wilt u de mogelijkheden van een gebruiker beperken om transacties te wijzigen of te verwijderen.

9. Klik op Volgende en bekijk uw beslissingen over rechten.

   Nadat u op Volgende hebt geklikt, geeft QuickBooks de definitieve versie weer van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen. Het identificeert de gebruikersrechten die u hebt toegewezen of toegestaan. U kunt dit dialoogvenster gebruiken om de rechten te bekijken die iemand heeft. Als u zich realiseert dat u ten onrechte rechten hebt toegewezen, klikt u op de knop Terug om terug te gaan door de dialoogvensters naar waar u een fout hebt gemaakt.

10. Nadat u klaar bent met het beoordelen van gebruikersrechten en toegang, klikt u op Voltooien.

    Vanaf dit punt kan de nieuwe gebruiker QuickBooks gebruiken; zijn of haar rechten zijn echter beperkt tot wat u hebt opgegeven.