QuickBooks 2013 Pro en Premier in een omgeving met meerdere gebruikers - dummy's

Met QuickBooks Pro en Premier 2013 kunt u verschillende wachtwoorden instellen voor het QuickBooks-gegevensbestand. Wat echt heel leuk is, is dat je QuickBooks kunt vertellen dat bepaalde gebruikers en wachtwoorden alleen bepaalde dingen mogen doen.

De bedrijfseigenaar heeft bijvoorbeeld een wachtwoord waarmee ze alles kan doen. Maar een nieuwe boekhoudkundige kan bijvoorbeeld een wachtwoord hebben waarmee hij alleen rekeningen in het systeem kan opnemen.

Ga als volgt te werk om extra gebruikers en wachtwoorden in QuickBooks Pro en QuickBooks Premier 2013-edities in te stellen:

1. Kies Bedrijf> Gebruikers en wachtwoorden instellen → Gebruikers instellen.

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer. In het dialoogvenster Gebruikers en rollen worden gebruikers geïdentificeerd voor wie de QuickBooks-toegang is ingesteld en de rol die QuickBooks kan hebben bij het gebruik van QuickBooks. De lijst Gebruikers, op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster, identificeert ook wie er momenteel is aangemeld op het systeem.

2. Vertel QuickBooks dat je een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Gebruiker toevoegen te klikken.

   QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer.

3. Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

   Geef elke gebruiker waarvoor u een wachtwoord instelt, een gebruikersnaam. Dit doet u door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4. Identificeer de rol (len) van de gebruiker.

   Gebruik de keuzelijst Beschikbare rollen om de rollen (of taken) te selecteren die de gebruiker opvult. Voeg vervolgens de geselecteerde rol toe aan de lijst met toegewezen rollen van de gebruiker door op de knop Toevoegen te klikken. Als u een rol van een gebruiker wilt verplaatsen, selecteert u de rol in de keuzelijst Toegewezen rollen en klikt u vervolgens op Verwijderen.

   In het vak Beschrijving onder aan het dialoogvenster Nieuwe gebruiker wordt de rol gedetailleerder beschreven, inclusief het type QuickBooks-gebruiker dat doorgaans de geselecteerde rol krijgt toegewezen.

5. (Optioneel) Pas de rollen indien nodig aan.

   U kunt de rollen verfijnen die u, met de hulp van QuickBooks, toewijst. Hiertoe selecteert u het tabblad Rollen in het dialoogvenster Gebruikers en rollen, klikt u op de rol die u wilt wijzigen en klikt u op de knop Bewerken. Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Rol bewerken weergeeft, selecteert u een boekhoudactiviteit of -gebied in de lijst Gebied en activiteiten en gebruikt u vervolgens de knoppen Gebied toegangsniveau om op te geven wat een gebruiker met de geselecteerde rol kan doen.

   U kunt aangeven dat de gebruiker geen toegang mag hebben door het keuzerondje Geen te selecteren.U kunt aangeven dat de gebruiker volledige toegang moet hebben door het keuzerondje Volledig te selecteren. Als de gebruiker gedeeltelijke toegang zou moeten hebben, selecteert u de knop Gedeeltelijk en vinkt u vervolgens de selectievakjes Maken, Wijzigen, Verwijderen, Afdrukken en Beeldbalans aan of uit. Klik op OK om eventuele wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het dialoogvenster Gebruikers en rollen.

   U kunt zien welke toegang een rol in eerste instantie heeft door een van de vermeldingen in de lijst Gebied en Activiteiten te selecteren. QuickBooks gebruikt de knoppen en vakken van het gebiedstoegangsniveau om de huidige instellingen voor de rol te tonen.

6. (Optioneel) Controleer uw gebruikersrechten.

   Nadat u een gebruiker heeft ingesteld, moet u (voorzichtig) de rechten bekijken die u de gebruiker heeft gegeven. Hiertoe klikt u op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Machtigingen bekijken.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Machtigingen weergeven (niet weergegeven) weergeeft, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Weergeven om het venster Machtigingen bekijken te bekijken, waarin een zeer gedetailleerde lijst wordt weergegeven met wat de gebruiker wel en niet kan doen.

7. (Optioneel) Controleer uw rolaanpassingen.

   Als u wijzigingen in de rechten van een rol aanbrengt, wilt u waarschijnlijk ook die wijzigingen bekijken. Klik hiervoor op het tabblad Rollenlijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, selecteer de rol en klik op de knop Machtigingen bekijken. QuickBooks geeft een andere versie weer van het dialoogvenster Machtigingen bekijken waarin een lijst wordt weergegeven met de rollen die u en QuickBooks hebben ingesteld.

   Selecteer de rol die u wilt beoordelen en klik vervolgens op de knop Machtigingen bekijken. QuickBooks geeft een andere versie van het venster Rechten weergeven weer met een gedetailleerde lijst van wat iemand met de rol wel en niet kan doen.

8. Nadat u klaar bent met het beoordelen van gebruikers- en rolmachtigingen, klikt u op Sluiten om geopende vensters te sluiten en klikt u vervolgens op de knop Annuleren of Sluiten om geopende dialoogvensters te sluiten.

   Vanaf dit punt kan de nieuwe gebruiker QuickBooks gebruiken; zijn of haar rechten zijn echter beperkt tot wat u hebt opgegeven.

Accountants willen vaak de rechten zien die bepaalde gebruikers hebben. Dit is met name het geval als u wordt gecontroleerd door uw CPA als onderdeel van jaarlijkse afsluitingen. (U kunt worden gecontroleerd als de bank bijvoorbeeld gecontroleerde financiële overzichten wil hebben.) QuickBooks View Permissions-venster is een handige manier om deze gegevens online te bekijken. Als u een kopie van de machtigingsinformatie wilt afdrukken, volstaat het om dit te doen. Klik op de knop Afdrukken van het venster.