Inhoudsopgave:
Video: Getting around in Dynamics 365 for Sales 2024
Accounts zijn bedrijven. Subaccounts kunnen divisies van het hoofdbedrijf zijn of kunnen afzonderlijke fysieke locaties van hetzelfde bedrijf zijn. Alles wat u toevoegt in Microsoft CRM, kunt u bewerken. En alles wat u toevoegt, kan worden verwijderd, maar het is een betere gewoonte om een account te deactiveren in plaats van deze te verwijderen. Als u de functie deactiveert, kunt u de informatie altijd opnieuw laten verschijnen als u later ontdekt dat u deze nodig hebt. Verwijderen is voor altijd.
De sneltoetsaanpak gebruiken: Snel maken
Snel maken, die u opent in het gedeelte linksonder op de startpagina van het CRM-account, hiermee kunt u een nieuw account, contactpersoon, lead of opportunity invoeren zo snel mogelijk. Quick Create is de manier waarop de luie man gegevens invoert. De functie Snel aan maken bereikt de snelheid door alles behalve Bedrijfsvereisten velden te verwijderen. Dit zijn de veldlabels die in rood op het scherm verschijnen. Business Required-velden zijn verplichte velden die het systeem nodig heeft om Records op de juiste manier op te slaan en later op te halen.
In het venster Snel maken kunt u ervoor kiezen om verschillende soorten records te maken door de keuzelijst in het venster te openen. Volg deze stappen om een nieuw account toe te voegen via de functie Snel maken:
1. Open Snel maken.
2. Kies Accounts in het venster Snel maken.
3. Klik op de knop Go in hetzelfde venster.
Het venster Create Account verschijnt, zoals weergegeven in Figuur 1.
4. Voer in het veld Accountnaam van het dialoogvenster Snel maken de naam in van het bedrijf waarvan u het record maakt.
Als gebruiker verschijnt uw naam standaard als Eigenaar.
5. Selecteer de optie Opslaan of de optie Opslaan en openen.
Als u Opslaan selecteert, wordt de record opgeslagen die u zojuist hebt opgegeven en komt u terecht in een ander leeg dialoogvenster Snel maken, zodat u nog een accountrecord kunt maken. De functie Opslaan is efficiënt als u meer dan alleen een paar records hebt om alles tegelijk in te voeren. De functie Opslaan en Openen slaat ook de record op die u zojuist hebt gemaakt, maar brengt u onmiddellijk naar de volledige set accountrecordschermen en -velden, zodat u een completere taak kunt uitvoeren door informatie voor die ene record in te voeren.
Ondanks je beste bedoelingen om later terug te gaan en de rest van de informatie in te vullen, kun je het uitstellen. Overweeg de optie Opslaan en Openen te gebruiken. Zelfs als u begint met de optie Snel maken, selecteert Opslaan en Openen wanneer u klaar bent met het invoeren van alle vereiste velden u naar het Detail-venster.Dit is de plek om te zijn.
Accountrecords en hun vier secties
Elk accountrecord heeft eigenlijk vier gerelateerde vensters: Algemeen, Details, Beheer en Rekeninginfo. U kunt deze vensters openen of een nieuwe account maken door naar het Raster van de Rijstlijst te gaan en Nieuwe account te selecteren in de actiebalk. Deze methode, onderscheiden van Quick Create, is de volwaardige, data-entry-intensieve manier om een nieuw accountrecord te starten.
Afbeelding 2 toont het tabblad Algemeen van het accountvenster.
Het tabblad Algemeen bevat de meeste belangrijke contactgegevens voor uw account, inclusief het vereiste veld: Accountnaam. De meeste velden op het tabblad Algemeen spreken voor zich, maar de andere drie tabbladen verdienen een kleine discussie:
- Het tabblad Details bevat voornamelijk financiële informatie, zoals jaaromzet en aandeelsymbool als het bedrijf openbaar wordt verhandeld. Dit levert potentieel bruikbare demografische informatie over het account op, ervan uitgaande dat iemand in uw organisatie het onderzoek doet om de informatie in te vullen en actueel te houden.
- Het tabblad Beheer bevat boekhoudgegevens die worden gebruikt voor factureringsdoeleinden.
- Het tabblad Accountgegevens bevat demografische informatie en daar niet veel van. Dit is een goed gebied om extra, aangepaste velden toe te voegen die belangrijk zijn voor uw organisatie. Aangepaste velden kunnen aan elk van deze vier gebieden worden toegevoegd, maar er is voldoende onroerend goed beschikbaar in het gedeelte Accountgegevens.
Subaccounts instellen
Accountrecords kunnen ouders zijn van andere accountrecords. Een onderliggende record kan ook een -subaccount worden genoemd. Doorgaans zou u het subaccountsysteem gebruiken om de ene record naar de andere te ondergeschikt maken. Een goed voorbeeld doet zich voor wanneer u te maken hebt met een bedrijf dat meerdere locaties heeft. Het hoofdkantoor zou het hoofdaccount zijn en elke regionale locatie zou een subaccount zijn. Door de accounts op deze manier te relateren, kunt u het rapportagesysteem gebruiken voor consolidatie, subtotaal of totale inkomsten voor alle gerelateerde accounts.
Het venster Algemeen, het eerste en standaardvenster wanneer u een nieuw accountrecord maakt, bevat het veld dat het ene account aan het andere relateert. Dit veld heeft het label Ouderaccount en heeft een keuzelijst met alle andere bestaande accounts in het systeem. Er is vrijwel geen limiet aan het aantal niveaus van ouderschap dat mogelijk is. Met andere woorden, elk ouderaccount kan veel kinderen, kleinkinderen en achterkleinkinderen hebben.
Terwijl u deze structuur maakt, kunt u het beste de relaties tussen de accounts in kaart brengen en bovenaan beginnen. Voer eerst het bovenliggende account in en voer vervolgens de kinderen in.
