Definiëren van Excel Dashboards en rapporten - dummies

In Microsoft Excel 2007 is het niet moeilijk om rapport te gebruiken en dashboard door elkaar. Rapporten worden vaak dashboards genoemd, alleen omdat ze een paar diagrammen bevatten. Evenzo zijn veel dashboards rapporten genoemd. Dit alles lijkt misschien semantisch, maar het is nuttig om de Excel-lucht een beetje te wissen en de kernattributen te begrijpen van wat wordt beschouwd als rapporten en dashboards.

Rapporten definiëren

Rapporten zijn waarschijnlijk de meest voorkomende toepassing van Business Intelligence. Een rapport kan worden beschreven als een document dat gegevens bevat die worden gebruikt voor lezen of weergeven. Het kan zo eenvoudig zijn als een gegevenstabel of zo complex als een subtotaalweergave met interactief boren, vergelijkbaar met de subtotale functionaliteit van Excel.

Het belangrijkste kenmerk van een rapport is dat het de lezer niet naar een vooraf gedefinieerde conclusie leidt. Hoewel een rapport analyses, aggregaties en zelfs grafieken kan bevatten, laten rapporten de eindgebruiker vaak toe zijn eigen oordeel en analyse op de gegevens toe te passen.

Om dit concept te verduidelijken, toont figuur 1 een voorbeeld van een rapport. Dit rapport toont de statistieken van de nachtelijke bezoekers van het National Park per periode. Hoewel deze gegevens nuttig kunnen zijn, is het duidelijk dat dit rapport de lezer niet leidt in een voorgedefinieerd oordeel of analyse; het presenteert gewoon de geaggregeerde data.

Afbeelding 1: Rapporten presenteren gegevens voor weergave maar leiden de lezer niet tot conclusies.

Dashboards definiëren

A dashboard is een visuele interface die in één oogopslag inzicht biedt in belangrijke maatregelen die relevant zijn voor een bepaalde doelstelling of bedrijfsproces. Dashboards hebben drie hoofdkenmerken:

• Dashboards zijn doorgaans grafisch van aard en bieden visualisaties die helpen de aandacht te vestigen op belangrijke trends, vergelijkingen en uitzonderingen.
• Dashboards geven vaak alleen gegevens weer die relevant zijn voor het doel van het dashboard.
• Omdat dashboards zijn ontworpen met een specifiek doel of doel, bevatten ze inherent vooraf gedefinieerde conclusies die de eindgebruiker ontheffen van het uitvoeren van zijn eigen analyse.

Afbeelding 2 illustreert een dashboard dat dezelfde gegevens gebruikt als weergegeven in afbeelding 1. Dit dashboard geeft belangrijke informatie weer over de statistieken van de nachtelijke bezoekers van het National Park. Zoals u kunt zien, heeft deze presentatie alle belangrijke kenmerken die een dashboard definiëren. Ten eerste is het een visueel display waarmee u snel de algehele trending van de overnight-bezoekersstatistieken kunt herkennen. Ten tweede kunt u zien dat niet alle gedetailleerde gegevens hier worden getoond; alleen de belangrijkste stukjes informatie die relevant zijn om het doel van dit dashboard te ondersteunen.Ten slotte biedt dit dashboard, op grond van zijn doelstelling, u effectief analyses en conclusies over de trending van overnachtende bezoekers.

Afbeelding 2: Dashboards bieden in één oogopslag inzicht in belangrijke maatregelen die relevant zijn voor een bepaalde doelstelling of bedrijfsproces.