Elektronische facturering in salegondelips - dummies

Sommige bedrijven - voornamelijk advocaten die met verzekeringsmaatschappijen werken - moeten elektronische facturen voor auditdiensten aan hun accountantskantoor overleggen. Door de add-on Sage Timeslips Electronic Billing te gebruiken, die verschillende elektronische factureringsformaten ondersteunt die door de meeste grote auditkantoren worden gebruikt, kunt u uw tijd volgen, een factuur in het juiste elektronische formaat voorbereiden en deze vervolgens exporteren naar de audit. firma.

Bezoek de Sage Timeslips-website om te lezen over de indelingen voor elektronische facturen die Timeslips kan ondersteunen.

Elektronische facturering instellen

Om de elektronische facturerings-add-on van Sage Timeslips te gebruiken, moet u deze instellen door de instructies te volgen die bij de invoegtoepassing zijn geleverd. Dan kunt u rekeningen in het juiste formaat produceren voor het accountantskantoor waarmee u werkt. Vergeet niet dat elk auditkantoor unieke instellingen en bestandsindelingen heeft.

Daarnaast moet u de klanten identificeren voor wie u elektronische bezorging gebruikt. Begin met het kiezen van Namen → Klantinfo. Dubbelklik in het venster Clientlijst dat verschijnt op een client voor wie elektronische bezorging van toepassing is. Klik vervolgens op het tabblad Arrangement 2 van het venster Clientinformatie en stel het veld Elektronische levering in bij het juiste accountantskantoor.

In de meeste gevallen moet u ook aangepaste velden toevoegen en deze toewijzen aan de klanten die het ontvangende bedrijf gebruiken.

De invoegtoepassing Electronic Billing bespaart u tijd en stelt u in staat vooraf gedefinieerde sets aangepaste velden toe te voegen die zijn gekoppeld aan specifieke auditkantoren.

Voor sommige auditkantoren moet u de Amerikaanse Taakverzetcode of het Uniform Task-Based Management System gebruiken om taken, uitgaven en referenties te identificeren. Als u uw Timeslips-database hebt gemaakt met behulp van de databasestijl Legal met ABA Litigation Codes, bestaan ​​deze codes al in uw database. Als u een andere sjabloon hebt gebruikt om uw Timeslips-database te maken, moet u de codes voor taken, uitgaven en verwijzingen invoeren in het veld Bijnaam 2 van de taak-, uitgaven- en referentiebijnaam en het veld Bijnaam 1 gebruiken om een ​​beschrijving in te voeren naam die u gemakkelijk zult herkennen als u slips maakt.

In de American Bar Association Task Litigation Code en het Uniform Task-Based Management System beginnen codes met de letters A, E, of L. Ken codes toe die beginnen met A aan taken, codes die beginnen met E voor uitgaven en codes die beginnen met L voor verwijzingen.

Het elektronische factureringsproces onderzoeken

Het proces voor het elektronisch facturen in Sage Timeslips is vergelijkbaar met het proces voor het genereren van andere facturen.U plaatst uw facturen nog steeds in de eerste bewijsfase en bekijkt ze vervolgens en brengt wijzigingen aan. Maar wanneer u klaar bent om de facturen te verzenden, exporteert u ze en stuurt u de bestanden ter controle naar een accountantskantoor.

Selecteer onder in het menu Facturen de juiste afleverings- of auditfirma voor elektronische facturen en klik vervolgens op Exporteren. Timeslips vraagt ​​u om een ​​map waarin u de geëxporteerde rekeningen kunt opslaan. Nadat de export is voltooid, kunt u de facturen naar het accountantskantoor verzenden.

In de meeste gevallen, wanneer de export is voltooid, verplaatst Sage Timeslips de facturen van de proeffase naar de controlefase. Voor sommige accountantskantoren keurt Timeslips de facturen goed.

Timeslips behandelt facturen in de controlefase, vergelijkbaar met de manier waarop het facturen verwerkt in de proeffase: Timeslips vergrendelt de facturen terwijl het accountantskantoor ze opnieuw beoordeelt. Wanneer het bedrijf contact met u opneemt met hun beoordeling, keurt u de rekeningen goed die geen wijzigingen vereisen, en u wist rekeningen die wijzigingen van de controlefase vereisen door het venster Rekeningstadia te gebruiken (kies Rekeningen → Goedgekeurde of Wis gecontroleerde rekeningen → Goedkeuren of Wissen Rekeningen) en de nodige veranderingen aanbrengen. Vervolgens drukt u de rekeningen opnieuw af en herhaalt u het proces.

Als Timeslips de door u aan het accountantskantoor verzonden rekeningen goedkeurt en het accountantskantoor wijzigingen vereist, kunt u geselecteerde rekeningen wissen op het tabblad Ongedaan maken van het venster Rekeningfasen, deze bewerken, opnieuw afdrukken en het afdrukken en de elektronische levering herhalen werkwijze.

Het is mogelijk dat een accountantskantoor uw factuur niet beoordeelt voordat u er klaar voor bent om er nog een in te dienen. Accepteer in dit geval de factuur die u al hebt ingediend en probeer deze ongedaan te maken als het accountantskantoor wijzigingen nodig heeft. Als u de factuur niet ongedaan kunt maken, moet u een debiteurenkrediettransactie invoeren voor de oorspronkelijke factuur, de gegevens die op die factuur zijn vermeld opnieuw invoeren en een nieuwe factuur genereren om naar het accountantskantoor te verzenden.

Elektronische facturen splitsen

Als u de functie Split Bills in Timeslips gebruikt, waarmee u regels kunt opstellen om de kosten van een factuur onder tijdwaarnemers toe te wijzen of te splitsen, houd er dan rekening mee dat verschillende accountantskantoren rekening houden met gesplitste facturering in verschillende manieren. Sommigen laten het toe, maar negeren het, anderen staan ​​het toe en gebruiken het, en weer anderen ondersteunen het niet.