Hoe u uw facturen registreert via de Enter-rekeningen Windows in QuickBooks 2017 - dummies

Wanneer een factuur binnenkomt, moet u deze als eerste opnemen in QuickBooks 2017. U kunt rekeningen opnemen via het venster Rekeningen invoeren of het crediteurenadministratie-register. Als u van plan bent rekeningen per uitgave en item te volgen, moet u het venster Rekeningen invoeren gebruiken.

Volg deze stappen om een factuur op te nemen via het venster Rekeningen invoeren:

Kies leveranciers → Rekeningen invoeren. Of klik op het pictogram Rekeningen invoeren in het gebied Leveranciers op de startpagina. U merkt ongetwijfeld dat de bovenste helft van dit venster veel op een cheque lijkt, en dat komt omdat veel van de informatie die u hier plaatst, terechtkomt op de cheque die u schrijft om uw rekening te betalen. (Als u het woord Credit boven aan het formulier ziet in plaats van Bill, selecteert u de optieoptie Bill in de linkerbovenhoek. U kunt ook dit scherm gebruiken om tegoed in te voeren memo's van leveranciers.)
Selecteer de naam van de leverancier die u betaalt. Als u deze factuur wilt betalen aan een leverancier die al in de leverancierslijst staat, klikt u op de pijl-omlaag aan het einde van de leveranciersregel en kiest u de leverancier. (Dan vult QuickBooks automatisch het venster Rekeningen invoeren in met zo veel informatie als het zich kan herinneren.) Als deze leverancier nieuw is, vraagt QuickBooks u om snel informatie toe te voegen of in te stellen over de leverancier: het adres, de kredietlimiet, betalingsvoorwaarden en spoedig. U verstrekt deze informatie in het venster Nieuwe leverancier.

Als u een of meer niet-ingevulde bestellingen hebt bij de leverancier die u selecteert, vraagt QuickBooks u of u een bestelling wilt ontvangen. Klik op Ja als u het doet of Nee als u dat niet doet. Als u tegen een bestelling wilt ontvangen, geeft QuickBooks het dialoogvenster Openstaande bestellingen weer. Het geeft de open inkooporders weer die u hebt opgenomen.

Wanneer u een of meer inkooporders selecteert om tegen te ontvangen, vult QuickBooks de artikelen en bedragen van deze bestellingen voor u in, die u indien nodig kunt wijzigen. Wanneer u klaar bent met het dialoogvenster Openstaande inkooporders, klikt u op OK om terug te gaan naar het venster Rekeningen invoeren.

Om een inkooporder te creëren, die een record is van artikelen die u bij leveranciers bestelt, kiest u Leveranciers → Bestellingen aanmaken. Wanneer QuickBooks het venster Bestellingen creëren weergeeft, beschrijf dan uw bestelling. U print en bewerkt inkooporders trouwens op dezelfde manier als u facturen en creditnota's afdrukt.
Selecteer de betalingsvoorwaarden die beschrijven wanneer de factuur moet worden betaald. Op de regel Voorwaarden opent u de vervolgkeuzelijst en kiest u de betalingsvoorwaarden (als de informatie er nog niet is vanaf wanneer u de leverancier instelt).
(Optioneel) Voer het referentienummer van de leverancier in. Als u het referentienummer van de leverancier voor de rekening invoert - dit is waarschijnlijk alleen het factuurnummer of uw rekeningnummer - wordt het referentienummer afgedrukt op de voucher die deel uitmaakt van de afgedrukte cheque.
(Optioneel) Voer een memo in om de factuur te beschrijven. U kunt een notitie invoeren in het tekstvak Memo. De notitie die u invoert, verschijnt in het A / P-register.
Verplaats de cursor naar de kolom Account op het tabblad Kosten en voer de naam van een kostenrekening in. De kans is groot dat u de naam wilt invoeren van een onkostenrekening die al in het rekeningschema staat. Als dat het geval is, klikt u op de pijl-omlaag om een lijst met al uw accounts te bekijken. U moet waarschijnlijk door de lijst bladeren om naar de onkostenrekeningen te gaan. (Een snelle manier om door de lijst te gaan, is door de accountnaam te typen: u gaat recht naar beneden in de lijst.) Klik op het account dat deze rekening vertegenwoordigt. (Hoogstwaarschijnlijk zijn het Benodigdheden of iets dergelijks.)

Als u een nieuwe onkostenrekeningcategorie voor deze factuur wilt maken, kiest u Nieuwe toevoegen boven aan de lijst. U ziet het dialoogvenster Nieuwe account. Vul de informatie in en klik op OK.

Wat als het geld dat u uitbetaalt vanwege deze rekening kan worden gesplitst tussen twee, drie of vier onkostenrekeningen? Klik eenvoudig onder het account dat u zojuist hebt ingevoerd. De pijl omlaag verschijnt. Klik erop om een ander onkostenaccount in te voeren en een ander, en een ander als dat nodig is.
Ga zo nodig naar de kolom Bedrag en wijzig de cijfers. Als u deze factuur over meerdere accounts splitst, moet u ervoor zorgen dat de cijfers in de kolom Bedrag worden opgeteld bij het totaal van de factuur.
(Optioneel) Voer woorden van uitleg of wijsheid in de kolom Memo in.
(Optioneel) Wijs de kosten toe aan een klant: opdracht. Als u van plan bent om deze kosten te vergoeden, of als u gewoon uw uitgaven per baan wilt bijhouden, voert u de klant in die u gaat vergoeden. Voer indien nodig een bedrag in voor elk account. U kunt de pijl-omlaag gebruiken om klanten te vinden en vervolgens erop klikken.
(Optioneel) Wijs de kosten toe aan een klas. U kunt ook uitgaven per klas volgen door gegevens in de kolom Klassen in te voeren. Let op de gebruikelijke pijl naar beneden en klik erop om een lijst met klassen te zien. (U ziet geen kolom Class tenzij u QuickBooks laat weten dat u klassen wilt gebruiken.)

Als u wilt dat QuickBooks kosten per klas bijhoudt, kunt u dit instellen. Als u QuickBooks wilt instellen om uitgaven te volgen, kiest u Bewerken → Voorkeuren. Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Voorkeuren weergeeft, klikt u op het pictogram Accounting, klikt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en selecteert u vervolgens het vakje Class Tracking gebruiken.

Klik desgewenst op de knop Opnieuw berekenen om de uitgaven te totaliseren.
Gebruik het tabblad Items om de verschillende items vast te leggen die de factuur vertegenwoordigt. Klik op het tabblad Items. Voer de items in die je hebt gekocht en de prijzen die je ervoor hebt betaald.
Als u na het gedeeltelijk voltooien van de factuur weet dat de factuur inderdaad een bestelling betaalt, klikt u op de knop Select PO, die op het hoofdlint van het venster Rekeningen invoeren verschijnt.

Kies in de vervolgkeuzelijst Verkoper de naam van de leverancier die u de factuur heeft gestuurd. Klik in de lijst met open inkooporders in de kolom aan de linkerkant om een vinkje te plaatsen naast de bestelling (of bestellingen) waarvoor u betaalt. Makkelijk genoeg? Klik op OK als u klaar bent; QuickBooks vult automatisch het tabblad Items voor u in.
Ga naar de kolom Item en voer een naam in voor het item. Let op de pijl naar beneden in deze kolom. Klik erop om de lijst met items te zien. Wordt het artikel waarvoor u betaalt in deze lijst weergegeven? Als dat het geval is, klikt u op dat item. Als dat niet het geval is, kiest u Nieuwe toevoegen boven in de lijst en vult u het venster Nieuw item in.
Vul de rest van de rijen met items op het tabblad Items in. U kunt hier alle items invoeren die u koopt. Zorg ervoor dat het tabblad Items nauwkeurig de items toont die u koopt, hun kosten en hun hoeveelheden. Als u wilt, klikt u op de knop Opnieuw berekenen om de items te totaliseren.
Bewaar de rekening. Klik op Opslaan en nieuw om uw record van de factuur op te slaan en voer vervolgens nog een factuur in. Of klik op Opslaan en sluiten om uw factuur te registreren, maar geen nieuwe factuur in te voeren.

Net als in het geval van klantgerelateerde vensters (zoals het venster Facturen maken), geeft QuickBooks historische informatie over een leverancier in de rechterzijbalk weer. U kunt schakelen tussen de leverancier en transacties, snel rapporten uitvoeren en snel een koppeling maken naar eerdere of openstaande rekeningen, facturen en andere opmerkingen over een klant waarmee u zaken doet.