Hoe u een afsluitwachtwoord gebruikt in QuickBooks 2017 - dummies

< QuickBooks 2017 vereist niet dat u maanden achter elkaar kunt of kunt "sluiten", zoals oude handmatige boekhoudsystemen dat deden. (Wanneer u een oude boekingsperiode 'hebt' afgesloten, heeft u de inkomsten- en uitgavenrekeningen feitelijk op nul gezet en het nettobedrag overgedragen aan de aandelenrekeningen van de eigenaar.)

Met QuickBooks kunt u echter een sluitingsdatum en wachtwoord gebruiken. De sluitingsdatum zorgt ervoor dat iemand transacties eerder dan de opgegeven datum niet kan invoeren. Als u bijvoorbeeld een sluitwachtwoord instelt, moet iemand dat wachtwoord invoeren voordat een transactie wordt ingevoerd of een transactie wordt gewijzigd die dateert van vóór de sluitingsdatum. Als u geen sluitingswachtwoord instelt, wordt iemand gewaarschuwd die probeert een transactie te invoeren of te wijzigen die dateert van vóór de sluitingsdatum, maar die persoon kan het item nog steeds maken of wijzigen.

Als u een sluitingsdatum wilt instellen, kiest u Bewerken → Voorkeuren, klikt u op het pictogram Accounting, klikt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en klikt u vervolgens op de knop Datum / wachtwoord instellen zodat QuickBooks de ingestelde sluitingsdatum en het wachtwoord toont dialoog venster. U voert de sluitingsdatum in (waarschijnlijk het einde van het laatst voltooide jaar) in het tekstvak Afsluitingsdatum en voert vervolgens het wachtwoord in (tweemaal): in het tekstvak Afsluitingsdatumwachtwoord en in het tekstvak Wachtwoord bevestigen.

Schakel het selectievakje Schattingen, klantorders en inkooporders uitsluiten van afsluitdatumbeperkingen in, zodat u geen toegang tot deze transacties verliest als onderdeel van de afsluiting.

Het dialoogvenster Sluitingsdatum en wachtwoord instellen.

Stel geen sluitingsdatum en wachtwoord in voor een QuickBooks-bestand dat u naar uw accountant wilt sturen, zodat hij of zij uw belastingaangifte kan voorbereiden. Uw belastingaccountant moet waarschijnlijk uw QuickBooks-bestand wijzigen om dingen tussen uw records en uw belastingaangifte te synchroniseren. U wilt het voorgaande jaar alleen 'vergrendelen' nadat uw belastingaangifte is voltooid.