Het doel van accounting voor het werken met QuickBooks 2012 - dummies

Het belangrijkste om te begrijpen over accounting om het meeste uit uw werk in QuickBooks 2012 te halen, is dat het financiële informatie biedt aan belanghebbenden. Elke boekhoudfunctie die hier wordt beschreven, wordt goed uitgevoerd door elk van de versies van QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier en QuickBooks Enterprise.

Belanghebbenden zijn de mensen die zaken doen met of samenwerken met een bedrijf; ze omvatten managers, werknemers, investeerders, banken, verkopers, overheidsinstanties en agentschappen die een bedrijf kunnen belasten. De informatiebehoeften van deze belanghebbenden bepalen wat een boekhoudsysteem moet doen.

Informatiebehoeften van managers, investeerders en ondernemers

De eerste categorie belanghebbenden omvat de managers, investeerders en ondernemers van het bedrijf. Deze groep heeft financiële informatie nodig om te bepalen of een bedrijf geld verdient. Deze groep wil ook alle informatie die inzicht geeft in de vraag of een bedrijf groeit of inkrimpt en hoe gezond of ziek het is.

Om aan zijn verplichtingen en plichten te voldoen, heeft deze groep vaak gedetailleerde informatie nodig. Een manager of ondernemer wil bijvoorbeeld weten welke klanten bijzonder winstgevend zijn of niet winstgevend. Een actieve belegger zou willen weten welke productlijnen groeien of inkrimpen.

Een gerelateerde set van informatie-eisen heeft betrekking op het bijhouden van activa en passiva. Een activum is iets dat het bedrijf bezit, zoals contanten, voorraad of apparatuur. Een verplichting is een schuld of verplichting die de onderneming verschuldigd is, zoals bankleningen en crediteuren.

Het is duidelijk dat iemand bij een bedrijf - misschien een manager, boekhouder of accountant - zeer gedetailleerde gegevens moet hebben over de hoeveelheid contanten die het bedrijf op zijn bankrekeningen heeft, de voorraad die het bedrijf in zijn magazijn heeft of over de schappen en de uitrusting die het bedrijf bezit en gebruikt bij zijn activiteiten.

Iemand die in een bedrijf werkt, een bedrijf beheert, of actief in een bedrijf investeert, heeft behoefte aan goede algemene informatie over de financiële zaken van het bedrijf en, in veel gevallen, zeer gedetailleerde informatie over belangrijke activa (zoals contanten) en verplichtingen (zoals bankleningen).

Informatiebehoeften van externe schuldeisers

Een tweede categorie van belanghebbenden omvat externe bedrijven die geld lenen aan een onderneming en kredietinformatiebureaus die informatie verstrekken aan deze kredietverstrekkers.Zo willen banken bijvoorbeeld weten wat de financiële en financiële toestand van een bedrijf is voordat ze geld lenen. Het boekhoudsysteem moet de financiële informatie produceren die een bank nodig heeft om een ​​leningaanvraag te overwegen.

Welke informatie willen kredietverstrekkers? Lenders willen weten dat een bedrijf winstgevend is en profiteert van een positieve cashflow. Door winsten en positieve kasstromen kan een bedrijf schulden gemakkelijk terugbetalen. Een bank of andere geldschieter wil ook activa zien die in het slechtste geval kunnen worden geliquideerd om een ​​lening te betalen - en ook andere schulden die een claim op het vermogen van het bedrijf kunnen vormen.

Leveranciers hebben meestal ook financiële informatie van een bedrijf nodig. Een verkoper leent vaak geld aan een bedrijf door handelskrediet te verlengen. Het is opmerkelijk dat leveranciers soms een speciale boekhouding nodig hebben.

Een van de categorieën leveranciers waar een bedrijf als Wiley Publishing, Inc. bijvoorbeeld mee te maken heeft, zijn auteurs. Om een ​​auteur de royalty te betalen waar hij of zij recht op heeft, legt Wiley behoorlijk wat werk uit aan het berekenen van royalty-eenhedenbedragen en rapporteert en verrekent deze bedragen aan auteurs.

Andere bedrijven hebben soms vergelijkbare vereisten voor financiële rapportage voor leveranciers. Franchisenemers (zoals de man of vrouw die de plaatselijke McDonald's bezit en uitbaat) betalen een franchisevergoeding op basis van inkomsten. Detailhandelaren kunnen speciale boekhouding en rapportage uitvoeren om kortingen en prikkels te krijgen van de fabrikanten van de producten die zij verkopen.

Informatiebehoeften van overheidsinstanties

Voorspelbare belanghebbenden die financiële informatie van een bedrijf nodig hebben, zijn de federale en staatsoverheidsinstanties met jurisdictie over het bedrijf. Elk bedrijf in de Verenigde Staten moet bijvoorbeeld rapporteren over zijn inkomsten, uitgaven en winsten, zodat het bedrijf de inkomstenbelasting die aan de federale overheid verschuldigd is, correct kan berekenen en vervolgens die belasting kan betalen.

Bedrijven met werknemers moeten ook aan de federale en deelstaatregering verslag uitbrengen over de lonen die aan die werknemers zijn betaald - en loonheffingen betalen op basis van statistieken, zoals het aantal werknemers, aan werknemers betaalde lonen en werkloosheidsuitkeringen die zijn opgeëist door werknemers uit het verleden.

Het verstrekken van dit soort financiële informatie aan overheidsinstanties is een belangrijke taak van het boekhoudsysteem van een bedrijf.

Informatiebehoeften bij het genereren van bedrijfsformulieren

Naast de financiële verslaggeving die in de voorgaande paragrafen is beschreven, vervullen boekhoudsystemen doorgaans een andere belangrijke taak voor bedrijven: het produceren van bedrijfsformulieren. Een boekhoudsysteem produceert bijvoorbeeld bijna altijd de cheques die nodig zijn om leveranciers te betalen.

Daarnaast bereidt een boekhoudsysteem de facturen en salariscontroles voor. Geavanceerdere boekhoudsystemen, zoals die door grote bedrijven worden gebruikt, bereiden vele andere zakelijke formulieren voor, waaronder inkooporders, maandelijkse klantafschriften, creditnota's voor klanten, verkoopbewijzen, enzovoort.