QuickBooks: 4 manieren om financiële gegevens netjes te houden - dummies

De betrouwbaarheid en bruikbaarheid van uw QuickBooks 2014-gegevens hangt in grote mate af van hoe netjes u uw financiële administratie bewaart. Om u of uw personeel hier beter in te helpen, overweeg dan om de volgende vier technieken te gebruiken.

Techniek # 1: sluit uw QuickBooks-bankrekeningen regelmatig aan

Wanneer u de tijd neemt om een ​​bankrekening te verzoenen, verbetert u niet alleen de nauwkeurigheid van uw bankrekeninggegevens (inclusief uw rekeningsaldi); maar u controleert ook indirect een aantal andere transacties, inclusief alle inkomsten die naar een bepaalde bankrekening stromen. En u controleert de uitgaven betaald uit een bepaald account.

Dus, bottom line: sluit uw bankrekeningen regelmatig aan.

Techniek # 2: update lening saldi

Als u geld van de bank hebt geleend, moet u dat rekeningsaldo nogmaals controleren. En u moet het rekeningsaldo bijwerken als het niet overeenkomt met de records aan het einde van het jaar.

Leningrekeningen worden doorgaans met de tijd 'fout' omdat de uitsplitsing van betalingen naar hun hoofd- en rentebestanddelen enigszins is uitgevallen. Deze fout begint in de loop van de tijd op te tellen.

U kunt leningbalanssaldi vaak corrigeren door een journaalboeking toe te voegen die het onjuiste rekeningsaldo corrigeert en vervolgens de vereiste debet- of credit-offset naar de leningrentekostencategorie gooit.

Techniek # 3: controleren op weesbetalingen

Mensen vinden het verrassend eenvoudig om klantbetalingen in te voeren, maar passen de betalingen vervolgens nooit toe op een factuur. Wanneer deze fout zich voordoet, laat het bedrijf de inkomsten uit de winst- en verliesrekening achterwege en onderschat het zijn inkomsten en winsten. Dus dit is een slechte fout.

U kunt een van deze wees-betalingen in uw QuickBooks-bestand vinden door een kasbalansbalans te maken. Als een kasbasisbalans een negatieve waarde voor debiteuren weergeeft, betekent dit dat u betalingen in QuickBooks hebt ingevoerd, maar de betaling nooit op een factuur hebt toegepast.

Om deze fout te herstellen (of deze fout meerdere keren op te lossen als u meerdere fouten hebt gemaakt), moet u door uw klantbetalingen bladeren of een rapport met transacties voor een klant maken om de fouten te vinden die u niet hebt toegepast.

Techniek # 4: uw balans bekijken

U weet waar accountingfouten vaak het meest opvallen? Op je balans.

Neem daarom de gewoonte om regelmatig een balans op te stellen. Kijk voor rare cijfers, bijvoorbeeld onbesloten fondsen die in totaal $ 40.000 (wat betekent dat QuickBooks denkt dat je ergens 40 van het geld op kantoor hebt liggen) of een kassaldo van $ 11.000 (wat betekent dat je je bankrekening al 11 jaar hebt overboekt) grand).

U kunt grappige balansnummers onderzoeken door te dubbelklikken op de oneven waarde in het rapportvenster en vervolgens door de transactiegegevens te kijken die samen een duidelijk onjuiste waarde opleveren.

Nog een laatste punt over deze foutcontroletechniek: vaak is de fout die een gekke balanswaarde produceert geen transactie die verkeerd is ingevoerd, maar een transactie die is weggelaten.